Einkaufsführer: C-Teile-Management

Einkaufsführer: C-Teile-Management

Was Sie bei der Beschaffung von C-Teilen beachten müssen.

Ist in Ihrem Unternehmen der Indirekte Einkauf noch ein Stiefkind der Geschäftsleitung? Dabei kann er eine wichtige Rolle für die strategische Beratung und die Ausrichtung des Unternehmens spielen. Dafür müssen die Prozesse in der Beschaffung von C-Teilen jedoch transparent werden.

Doch wie machen Sie sich auf den Weg, Ihren Einkauf zu optimieren? Ein Lösungsansatz ist die Nutzung einer digitalen Beschaffungsplattform. Aber keine Angst vor der Digitalisierung, die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Umsetzung.
Zunächst heißt es, Ihren Beschaffungsprozess unter die Lupe zu nehmen Hierzu stellen Sie sich zwei Fragen: Wer löst einen Bedarf aus? Und: Wie kommt dieser Bedarf beim Lieferanten an?

Trichter

Sind die Bedarfe gebündelt, lassen sich bessere Konditionen durch höhere Volumina erzielen.

Bei der Bestandsaufnahme werden Sie vermutlich feststellen, dass noch sehr viele Bedarfszettel oder Banfen ausgefüllt werden. Es liegt ein typischer manueller Beschaffungsprozess mit aufwendigen Anfragen bei verschiedenen Lieferanten vor. Diese Anfragen münden meist in einer manuellen Bestellung bei einem dieser Lieferanten. Das sieht zunächst nach sehr viel Zeit und sehr viel Aufwand aus – und das für C-Teile!

Im nächsten Schritt machen Sie eine Auswertung mit folgendem Fokus:

  • Wie viele Lieferanten haben Sie im Bereich der C-Teile?
  • Wie viele Artikel kaufen Sie in welcher Häufigkeit bei diesen Lieferanten?
  • Wo möchten Sie in 5 bis 10 Jahren stehen?

Suchen Sie sich pro Produktbereich einen oder zwei strategische Partner und versuchen Sie, Ihre Bedarfe mit diesen Partnern zu bündeln. Dabei ordnen Sie Produkte, die Sie nur selten bei einzelnen Lieferanten bestellen, einem strategischen Partner zu, um durch eine Volumenbündelung gegebenenfalls eine bessere Verhandlungsposition zu erreichen. Doch wie binden Sie die Vielzahl an Lieferanten in Ihren Einkaufsprozess ein, sodass Sie den bestmöglichen Überblick und den geringstmöglichen Aufwand haben?

Sicherlich werden Sie bei Ihren Lieferanten auf die Aussage treffen: „Wir haben doch einen Webshop, darüber können Sie auch online bestellen.“ Diese Aussage ist aus Lieferantensicht auch korrekt und bequem. Doch aus Sicht der Besteller wird es komplizierter, denn Sie müssen viele einzelne Webshops anbinden. Damit haben Sie schnell das Thema Schnittstellen auf dem Tisch.

Möchten Sie also ein Monitoring haben, und den Einkaufsprozess auch im ERP sauber abbilden, gibt es letztendlich so viele Schnittstellen wie Lieferanten und das bedeutet einen großen Aufwand. Denn: In jedem Shop ist der Ausbau und die Abwicklung des Einkaufsprozesses unterschiedlich, die Shopsysteme und -funktionen der Lieferanten sind jeweils auf deren Produktspektrum abgestimmt. Eine Mehrfachpflege ist vorprogrammiert. Doch das ist ja nicht, was Sie wollen, denn eigentlich wollten Sie Ihre Prozesse verschlanken.

Ein Shopsystem, weniger Fehler

Die Lösung: Ihre eigene Beschaffungsplattform. Diese werden von einigen Anbietern zur Verfügung gestellt. Ihr Vorteil: Sie als Einkäufer müssen sich nur in eine Oberfläche und ein Shopsystem einarbeiten. Mit dieser pflegen und steuern Sie alle Lieferanten zentral. Somit verringern Sie das Risiko von manueller Arbeit und Fehlern. Auch die IT muss nur eine Schnittstelle ins ERP im Auge behalten und hat somit einen geringeren Aufwand und geringeres Fehlerrisiko.

Gemeinsam mit Ihrer IT stellen Sie sicher, dass die Schnittstelle zwischen der Plattform und Ihrer Warenwirtschaft angebunden ist – um den Rest kümmert sich der Anbieter der Beschaffungsplattform. In der täglichen Nutzung profitieren Sie bei einer unabhängigen Plattform vom einmaligen Pflegeaufwand für User, Kostenstellen, Genehmigungsworkflows. Ausgehend von Ihren strategischen Partnern, die Sie im ersten Schritt definiert haben, sollen Sie diese auffordern, Ihre Artikel mit Ihren verhandelten Preisen Ihrer Plattform zur Verfügung zu stellen.

Integration in die Warenwirtschaft

Um die Beschaffungsplattform an Ihre bestehende Warenwirtschaft anzubinden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wo soll die tatsächliche Bestellauslösung stattfinden?
  • Haben alle Bedarfsträger Zugriff auf das ERP/WWS-System?
  • Welche Prozesse sollen im Bestellsystem und welche innerhalb der WWS stattfinden?

Durch die Antworten auf diese Fragen können Sie erkennen, wie tief die Integration in die Warenwirtschaft sein muss. So kann einerseits die Übernahme einer Bestellkopie zur Anlage einer Bestellung ohne Belegauslösung ausreichend sein oder aber die Beschaffungsplattform dient als elektronischer Katalog und der komplette Beschaffungsprozess muss innerhalb des WWS stattfinden.

So gehen Sie das konkrete Projekt an

Sobald Sie Ihre Lieferanten definiert und organisiert haben, gilt es, die Einkaufsrichtlinien abzubilden. Bilden Sie Ihre Unterschriftenregelung digital ab: Ist sie einstufig, mehrstufig, wer darf mit welchen Beschränkungen bestellen? Darüber hinaus steuern Sie, welche Nutzer Zugriff auf welche Kataloge und Warengruppenbereiche haben. Den Zugriff auf Warengruppen regeln Sie beispielsweise über die Sperrung von Artikelgruppen auf eCl@ss-Ebenen. So ist sichergestellt, dass Sie Ihren Einkauf im Blick und unter Kontrolle haben.

In einem weiteren Schritt pflegen Sie Stammdaten wie Kostenstellen, Zuordnung von Sachkonten und richten Kontierungen ein. Die Kontierung kann entweder während des Bestellprozesses zugeordnet werden oder bereits fest vorgegeben über Warengruppen nach eCl@ss.

Sobald Sie die Grundeinstellungen vorgenommen haben, wählen Sie eine Pilotabteilung und ausgewählte Lieferanten zum Testen. In dieser Phase überprüfen Sie die Abläufe und passen die Prozesse gegebenenfalls in enger Zusammenarbeit mit der Pilotabteilung und den Testlieferanten an. Damit schaffen Sie Akzeptanz auf beiden Seiten. Sobald dieses Pilotprojekt abgeschlossen ist, beginnen Sie mit der Anbindung weiterer Lieferanten und dem Rollout auf das gesamte Unternehmen.

Autoren: Stefanie Lebuhn und Christian Obeser (simple system) und Kathrin Irmer


Checkliste für den Einkauf von C-Teilen

 

Haken Wer löst einen Bedarf aus und wie kommt dieser Bedarf beim Lieferanten an?
Haken Wohin möchte ich meinen indirekten Einkauf entwickeln?
Haken Wer sind meine strategischen Lieferanten je Warengruppe?
Haken Soll die Beschaffungsplattform an die Warenwirtschaft angebunden werden?
Haken Welche Prozesse sollen auf der Beschaffungsplattform abgebildet werden?
Haken Welche Prozesse sollen im ERP/ Warenwirtschaftssystem abgebildet werden?
Haken Mit welcher Pilotabteilung beginne ich mein Projekt?
Haken Wer sind meine Pilotpartner auf Lieferantenseite?

Drei Fragen an Stefan Bubenzer, Vulkan Kupplungs- und Getriebebau

Welche Vorteile sehen Sie in der Nutzung einer Beschaffungsplattform für C-Teile?

Mit der Nutzung einer Beschaffungsplattform für C-Teile können vor allem die Prozesse optimiert werden. Wir können jetzt das Einkaufscontrolling von nichtgenummertem Material und den Genehmigungsworkflow auf Knopfdruck realisieren.

Wie ist die Plattform bei Ihnen angeschlossen?

Wir eröffnen mit jeder in Simple System durchgeführten Bestellung anhand einer strukturierten Email eine Bestellung in unserem SAP ERP-System.

Konnten Sie dadurch Ihre Einkaufsrichtlinien besser durchsetzen?

Durch die Einführung von Simple System können wir zukünftig durch die Entlastung des Einkaufs die zusätzlich zur Verfügung stehende Arbeitszeit im Sinne unserer Einkaufsrichtlinien für das Einkaufscontrolling verwenden und unterstützen so die Einhaltung unserer Compliance Richtlinien.


Einkaufsführer in Zusammenarbeit mit simple system:

simple system wurde im Jahr 2000 gegründet, um den Beschaffungsaufwand von C-Teilen zu reduzieren. Hierfür werden Sortimente führender Lieferanten auf einer Plattform gebündelt. Die Sortiments- und Lieferkompetenz Ihrer Lieferanten, eine Anbindung an die Warenwirtschaft und die fachliche Beratung durch Ihren simple system Ansprechpartner vereinfachen zusätzlich den Beschaffungsprozess.

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