Dienstleistungeinkauf besser strukturieren

Der Einkauf von Dienstleistung umfasst vielseitige Leistungen, die meist nicht einfach abbildbar sind.

Beim Dienstleistungseinkauf wird der Einkauf oftmals außen vor gelassen. Dienstleistungseinkauf ist oftmals von Maverick Buying geprägt. Die Bedarfsträger kaufen ihre Leistungen oftmals ohne Beteiligung des Einkaufs, weil die Alternativen an Lieferanten ohnehin nicht in ausreichendem Maße vorhanden seien, weil der Einkauf nicht in den fachlichen Details steckt, weil die Leistungen individuell seien und insofern nur schwer verhandelbar.

von Wilfried Kipp-Weike

Auch für kurzfristig notwendige Instandhaltungsleistungen können Rahmenvereinbarungen mit Handwerksbetrieben geschlossen werden, in denen Stundensätze, Zuschlagsregelungen für Nacht- oder Feiertagseinsätze, Regelungen zu An- und Abfahrt, Zahlungsbedingungen, Nachweispflichten, Reaktionszeiten bei dringenden Reparaturen, usw. vereinbart werden. Bestandteil des Rahmenvertrages können auch definierte Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter des Dienstleisters sein. Hierfür kann durch den Einkauf eine Ausschreibung für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise ein oder zwei Jahre erfolgen, und die Bedarfsträger können dann im Notfall auf den Vertragspartner zugreifen. Bei geplanten Instandhaltungsarbeiten werden Ausschreibungen in Zusammenarbeit von Bedarfsträgern und Einkauf durchgeführt. Aufgabe des Bedarfsträgers ist die Festlegung der technischen Anforderungen und des Leistungsumfangs, Aufgabe des Einkaufs die Auswahl   des Lieferanten, die Verhandlung von Standardpreisen und gemeinsam mit dem Bedarfsträger die Bewertung und Zertifizierung des Lieferanten. Gegebenenfalls muss für die Festlegung des rechtlichen Rahmens juristischer Sachverstand eingeholt werden.

Ein weiteres Problem des Dienstleistungseinkaufs ist oftmals der nicht detailliert ausgeführte Beschreibungsgrad bei der Auftragsvergabe. Bei nicht exakter Leistungsbeschreibung zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe besteht oftmals das Problem, dass der Lieferant später Nachforderungen stellt und diese dann nicht abgewehrt werden können. Bei der Vergabe von   Bauleistungen oder IT-Leistungen ist dieser Punkt besonders ausgeprägt, weil keine exakte Leistungsbeschreibung vorliegt. Die Erstellung eines Lasten-/Pflichtenheftes ist hier unerlässlich. Sinnvoll ist, in einer Arbeitsgruppe aus Bedarfsträger, Technik und Einkauf die Leistung möglichst exakt zu definieren, eventuell auch unter   Hinzuziehung externen Sachverstandes, wenn kein ausreichender Sachverstand im eigenen Haus vorhanden ist. Geschieht dies nicht, greifen Lieferanten gern zum "Metzgerprinzip": "Darf’s ein bisschen mehr sein. Wo wir doch schon einmal dabei sind, könnten wir doch auch noch dies und jenes gleich mit erledigen …". Einige Lieferanten setzen dieses Prinzip ganz bewusst ein, um so einen höheren Auftragswert realisieren zu können.. Das mag in Einzelfällen sogar sinnvoll sein, beispielsweise die Reparatur einer Maschine mit einer eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt anstehenden turnusgemäßen Wartung zu verknüpfen oder bei Austausch von Fenstern gleich die Dämmung der Jalousienkästen einzubeziehen.   Dem unkontrollierten Nachfordern muss Einhalt geboten werden. Dies setzt eine klare Leistungsbeschreibung voraus.

Um dies zu erreichen, wird eine Projektgruppe zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses gebildet. Neben dem Einkauf werden die betroffenen Fachabteilungen eingebunden. Im ersten Schritt wird die Dienstleistung definiert. Welcher Umfang ist erforderlich, handelt es sich um eine regelmäßig zu erbringende oder eine fallweise nach Bedarf zu erbringende Dienstleistung? Wie ist der Umfang? Gibt es besondere Anforderungen an den Dienstleister oder seine Mitarbeiter (besondere Schweißnachweise im Kraftwerksbereich, Entsorgung von Gefahrgut, Einsatz in Sicherheitsbereichen, Reinigungsdienste in Laboren, usw.). Es wird ein detaillierter Leistungskatalog definiert. Anschließend kann der Einkauf die Anbieter herausfiltern, die die Dienstleistung anbieten und entsprechende Anfragen stellen.

Die eingehenden Angebote werden wiederum in der Projektgruppe gemeinsam ausgewertet und hinsichtlich des Umfangs und Wertes der angebotenen Positionen verglichen. Sicherlich enthalten die Angebote hinsichtlich der Preise eine Bandbreite, es wird sich aber schon das Preisniveau herauskristallisieren. Verdächtig ist allerdings, wenn ein Anbieter weit unter allen anderen liegt. Da muss der Einkauf ganz genau hinschauen, dass ein Reinigungsdienstleister nicht mit unangemeldeten Arbeitskräften und Dumpinglöhnen arbeitet. Im zweiten Schritt werden die Angebote bewertet und eine Auswahl der in Frage kommenden Dienstleister wird getroffen. Bevor nun Einladungen zu Verhandlungen ausgesprochen werden, empfiehlt sich eine Prüfung der Bonität der Dienstleister beispielsweise über eine Auskunftei und wenn Sicherheitsinteressen zu beachten sind, eine Überprüfung der Zuverlässigkeit des Personals.

Es wäre nicht das erste Mal, dass Reinigungskräfte gezielt eingeschleust werden, um Betriebsgeheimnisse abzuschöpfen. Hier bieten sich einerseits Referenzen an, die auch abgefragt werden oder in sensiblen Bereichen kann durchaus auch die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses verlangt werden. Für technische Qualifizierung oder gesetzliche Auflagen werden die entsprechenden Nachweise angefordert.   Im nächsten Schritt werden von Einkauf und Bedarfsträger gemeinsam Verhandlungen geführt. Sinnvoll ist, eigene Verträge zu entwickeln und diese mit dem Lieferanten zu vereinbaren.   Haftungsklauseln werden auf das mögliche Gefahrenpotenzial abgestimmt und das Bestehen oder der Abschluss einer entsprechenden Versicherung wird Vertragsbestandteil.

Das Recht des Dienstleisters im Bedarfsfall Subunternehmen einzusetzen, muss vertraglich geklärt werden. Auch vom Dienstleister beauftragte Subunternehmer müssen über die notwendigen Zertifizierungen verfügen und den sonstigen Anforderungen genügen.

Bezüglich der Preise empfiehlt sich, für einen Zeitraum von beispielsweise einem Jahr Festpreise zu vereinbaren und vom Lieferanten geforderte Preisgleitklausel n für Tariflohnerhöhungen etc. abzu-wehren. Die Sicherheit eines langfristigen Rahmenvertrages ist hier ein starkes Argument. Es muss auch vertraglich geklärt werden, welche unternehmenseigenen Dienstleistungen und Sachmittel vom Dienstleister verwendet werden dürfen.

Ein wichtiger Punkt ist die Vereinbarung von Zahlungen. Bei größeren Aufträgen ist es durchaus üblich, Abschlagszahlungen zu leisten. Daraus ergibt sich noch keine Rechtspflicht. Allerdings muss geprüft werden, ob die in Rechnung gestellten Arbeiten erbracht und die berechneten Materialien tatsächlich geliefert wurden. Dies bedeutet noch keine Abnahme der Leistung. Bevor die Schlusszahlung erfolgt, muss eine Abnahme erfolgen. Diese ist beim Werkvertrag eine wichtige Hürde, weil sich mit erfolgter Abnahme die Beweislast bezüglich Mängeln am Werk ergibt. Bis zum Zeitpunkt der Abnahme muss der Dienstleister beweisen, dass sein Werk frei von Mängeln ist, danach sind Sie beweispflichtig. Bestimmen Sie, wer die Abnahme vornehmen darf, wann die Abnahme erfolgen soll und erstellen Sie ein Abnahmeprotokoll, das von beiden Parteien unterzeichnet wird.

12.08.2010 - Technik+Einkauf

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