Vereinfachtes Bestellen

Ein neues Cloud-Portal auf Basis einer soliden ERP-Infrastruktur und der Business Technology Plattform (BTP) macht den Bestellvorgang für Einkäufer leichter. (Bild: T.CON)

Dass sie für ihre Bestellungen relevante Informationen auf Abruf online ansehen können, erwarten inzwischen die meisten Kunden von den Unternehmen, mit denen sie Geschäfte machen. Das gilt auch für die Einkäufer der Unternehmen, die vom Spezialpapierfabrikanten Koehler Paper in Oberkirch beispielsweise Thermo-, Dekor- und Verpackungspapiere oder Papier für Spielkartenkartons beziehen.

Bei Koehler gehörte es schon immer zum Unternehmensalltag, dass Kunden den Stand der Bestellungen erfragen oder Änderungen kommunizieren. In der Vergangenheit geschah dies aber in erster Linie über Anrufe oder Mails, die zum Teil unkoordiniert und unübersichtlich bei den 25 Servicemitarbeitenden aufschlugen. Auf Standardanfragen einzugehen oder Rückfragen zu beantworten, kostete sie oft viel Zeit – im Schnitt etwa eine Stunde pro Tag und Mitarbeiterin und Mitarbeiter.

Um die Informationsprozesse für die Kunden effizienter zu gestalten und ihnen einen komfortablen, einfachen Zugang zu Bestellinformationen über das Internet zu ermöglichen, entwickelte das Unternehmen das Koehler Customer Portal. Als Teil des Online-Auftritts ermöglicht das Portal den Abruf von Informationen wie dem Bestellstatus oder der Lieferzeiten in Echtzeit. Möglich ist auch das Auslösen von Prozessen als digitaler Self-Service. Die Individualentwicklung nahm die T.CON GmbH & Co. KG auf der Business Technology Plattform vor, dem Plattform-as-a-Service-Angebot der SAP SE. Früher als SAP Cloud Plattform betitelt, basiert es auf einem offenen Standard der Cloud Foundry Foundation und ermöglicht die Entwicklung, Integration und den Betrieb von Cloud-Anwendungen sowie die individuelle Erweiterung der Cloud- und On-Premises-Landschaften von Kundenunternehmen.

Moderne Eigenentwicklungen auf Basis etablierter Systeme

Die Business Technology Plattform ist die optimale Basis dafür, um Eigenentwicklungen für Unternehmen umzusetzen. Sie ermöglicht den schnellen Aufbau von Lösungen, die flexibel an Kundenbedürfnisse anpassbar sind und zugleich nahtlos und sicher mit dem ERP – bei Koehler ein SAP ECC 6.0 – Daten austauschen. Dabei helfen bereits integrierte Lösungsbausteine, die das unternehmensweite Zusammenspiel von Daten erleichtern oder auch überhaupt erst ermöglichen. Die bereits vorgefertigten Services und Integrationen vereinfachen das Datenbank- und Datenmanagement sowie die Anwendungsentwicklung.

Diese Architektur verringert die Komplexität, die Zahl der Schnittstellen und damit die Sicherheitsrisiken beim Aufsetzen neuer Dienste, bei denen sensible Kundeninformationen über das Internet abgerufen werden können. Zugleich muss Koehler keine Ressourcen für Release Upgrades, Patches, System Updates oder die Absicherung der Lösung gegen unbefugte Zugriffe einplanen. Neben dem gesicherten Zugriff über den Cloud Connector ermöglicht der Einsatz der BTP auch eine Benutzer- und Rechteverwaltung sowie den Launchpad Service, damit Nutzer die Daten auch in einfach nutzbarer Form abrufen können.

Somit ist dieser Ansatz gut dazu geeignet, auch historisch gewachsene, im Kern statische Unternehmenssysteme, wie das bei Koehler, um innovative Bausteine zu erweitern. Der Einsatz dieser Cloud-Plattform bot dem Unternehmen die Möglichkeit, mit modernen Programmierkonzepten und modernen Technologien ein Cloud-Portal für die Kunden anzubieten, obwohl die Backend Systeme auf älterem Stand waren.

Aufbau mit Blick aus der Kundenperspektive

Die Entwicklung der Cloud-Lösung folgte einem iterativen Vorgehen auf Basis der Design-Thinking-Methodik. In einer Reihe von Workshops erarbeiteten die IT-Berater gemeinsam mit Kundenvertretern die Funktionalitäten des Kundenportals. Dabei wurde ein großes Augenmerk auf das Thema User Experience gelegt. In den Workshops erstellte das Team schrittweise einen Click-Dummy, mit dem die Funktionen, aber auch bereits das Look and Feel des neuen Portals dargestellt wurden. Die Workshop-Teilnehmer sammelten mit einem klaren Blick auf die Benutzer-Personas die geplanten Funktionen für das Portal. Sie skizzierten die daran beteiligten Prozesse, strukturierten alle Ideen mit Notizen an den Wänden und zeichneten Mock-ups.

Auf dieser Basis wurden dann die Click-Dummys erstellt. Hier war erkennbar, ob die geplanten Menüpunkte in ihrer Anordnung wirklich übersichtlich wirken und welche Inhalte nach der Aktivierung der jeweiligen Menüpunkte angezeigt werden. Jeder Beteiligte konnte nachvollziehen, wie sich später ein Koehler-Kunde im Portal bewegen wird und welche Informationen er angezeigt bekommt.

Die Click-Dummys basierten auf Wireframes, die durch einfache Programmierschritte miteinander verknüpft werden. Durch den Einsatz der Click-Dummys stellte das Projektteam bereits vor dem Zeitpunkt, zu dem Entwickleraufwände anfallen, sicher, dass die Lösung die Erwartungen der Koehler-Fachbereichsbeteiligten erfüllen wird.

Die richtigen Bausteine und Lizenzen

Neben der Aufstellung der richtigen Architektur und den passenden Services, ging es auch um die Auswahl geeigneter Lösungsbausteine. Zum Beispiel des Lizenzmodells für den Betrieb des Cloud-Portals. Koehler nutzt bei dem Portal ein so genanntes „Consumption-based Model“ im Rahmen des Cloud Platform Enterprise Agreement (CPEA) bei der Lizenzierung, also ein Lizenzmodell, bei dem Verbrauch und Nutzung abgerechnet werden. Dadurch erhält das Unternehmen größtmögliche Flexibilität bei der Entwicklung und Evaluierung neuer Lösungen.

Die Benutzerverwaltung funktioniert auf Grundlage des bei Koehler genutzten Azure AD. Wer sich als Kunde einloggt, erhält Zugriff auf sein individuelles Fiori-Launchpad. Bei der Anwahl der eigenen Aufträge können die Kunden Lieferungsinformationen ansehen, Rechnungen einsehen und herunterladen und Stammdaten wie ihre Rechnungsdaten kontrollieren. Auch ein Blick in den Fertigungskalender und das Konsignationslager steht dem Anwender zur Verfügung.

Kundenportal als Blaupause für weitere Dienste

Mit dem Customer Portal ist Koehler Paper und T.CON eine Blaupause gelungen, die für viele weitere neue Dienste ein Vorbild sein kann. Das Papierunternehmen verfügt nun über einen flexiblen, neuen Systembaustein, der die bewährte On-Premises-Systemlandschaft um eine innovative Funktion ergänzt. Weitere Use Cases wie Apps für Reklamationen und den manuellen Abruf aus dem Konsignationslager lassen sich auf dieser Grundlage schnell umsetzen – wenn nötig auch nur, um schnell zu testen, wie sie sich am Markt bewähren.

Für Veränderungen aller Art, die im dynamischen Papiergeschäft inzwischen zum Alltag gehören, ist Koehler Paper damit gut gerüstet. Das Unternehmen reagiert jetzt mithilfe einer stabilen SAP-Grundlage und kann schnell neue digitale Prozesse oder Services aufbauen, wenn es nötig ist.

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