(Bild: Exordium GmbH)
Obwohl sie eine Besonderheit im Einkaufsprozess darstellen, spielt der Einkauf von Dienstleistungen dennoch eine entscheidende Rolle, um Beschaffungsprozesse zu optimieren, eine Transparenz zu schaffen sowie Zeit und Kosten zu reduzieren.
Die Beschaffung von Dienstleistungen ist vielfältig und fängt bei der internen Dienstleistungsbeschaffung beim OnBoarding eines Mitarbeiters, Consultingleitungen jeglicher Art, IT-Programmierungen über Garten- und Landschaftsarbeiten, Facilitymanagement, Gebäudewartung bis hin zur Maschineninstandhaltung, um die Produktion am Laufen zu halten.
Dienstleistungen sind physisch nicht greifbar, da das Produkt erst im Zuge der Leistungserbringung entsteht und dessen Qualität von vielen Parametern abhängig ist. Dienstleistungen sind immaterielle Güter.
Dienstleistungsbeschaffung über E-Procurementsysteme
Um Verbesserungspotenziale in der Beschaffung von Dienstleistungen realisieren zu können, müssen neu geschaffene technische Möglichkeiten genutzt werden, um aussagekräftige Informationen und Auswertungen zu erhalten, die eine hinreichende Transparenz gewährleisten. Ziel sollte es sein, einen durchgängigen Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung zu implementieren.
SynerTrade, ein globaler Marktführer für digitale Beschaffungslösungen, bildet diese Herausforderung komplett über seine Cloud-basierte E-Procurement-Lösung Accelerate ab und beschleunigt somit den gesamten Einkaufsprozess. Eberhard Aust, CEO des Münchener Softwareanbieters: „Zur Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses gehen immer mehr Unternehmen die Digitalisierung der Dienstleistungsbeschaffung an. Um die Einsparpotentiale zu heben, muss das digitale Zusammenspiel zwischen Dienstleister und Kunden passen und über eine elektronische Plattform abgewickelt werden.“
Durchgängiger elektronischer Ablauf
Die Idee hinter einem Procurement-System ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstelle des herkömmlichen, aufwändigen, papierbasierten Beschaffungsprozesses tritt ein durchgängiger elektronischer Ablauf. Jeder Anforderer kann über seinen Webbrowser in einer Plattform die benötigte Dienstleistung mit den dafür notwendigen qualitativen und vertraglichen Anforderungen, Zertifikaten auswählen und eine elektronische Bestellung auslösen.
Auch die Rechnungslegung kann elektronisch erfolgen, so dass diese automatisch verarbeitet und mit Bestellung und Wareneingangsbuchung abgeglichen werden kann. Im Anschluss erfolgt eine qualitative Bewertung des Dienstleisters durch die Projektbeteiligten, um sicher zu gehen, dass der Dienstleiter auch in Zukunft den Qualitätsanforderungen des Unternehmens gerecht werden kann.
Eberhard Aust sieht im volldigitalisierten Prozess ein immenses Einsparpotenzial: „Vergleicht man diesen automatischen mit dem herkömmlichen Prozess, so fällt eine Reihe von Prozessschritten weg. Andere Aktivitäten werden deutlich schneller und günstiger. Im Einzelfall können sich die Prozesskosteneinsparungen zumindest theoretisch auf bis zu 70% belaufen.“
Prozessvarianten zur Abwicklung von Dienstleistungen
Im Allgemeinen startet der Prozess beim Bedarfsträger. Es schließt sich ein Freigabeprozess an, der in einer Limit-Bestellung oder einem Abruf aus einem Rahmenvertrag mündet. Um den Bedarf zu erfassen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Freitextbestellung: keine klar spezifizierte Dienstleistung in einem Katalog, Material oder Leistungsverzeichnis vorhanden, dynamische dienstleistungsspezifische Formulare ermöglichen die medienbruchfreie Anforderung von Dienstleistungen
- Rahmenvertrag: enthält sämtliche kaufmännische Details der Vereinbarung inkl. Mengen für einen Jahres- oder Projektbedarf, woraus später Abrufe generiert sowie die Ausnutzung des Volumens überwacht werden können; sämtliche relevante Fristen werden überwacht
- Anfrageprozess: bestehende Verträge können jederzeit erneut bei Lieferanten angefragt und vergeben werden; schnellere und transparentere Anfragenabwicklung durch Standardtemplates. Weiterhin sind Verfügbarkeitsabfragen der Dienstleister enthalten, wodurch es weniger Redundanzen und kürzere Prozesslaufzeiten gibt.
Dadurch entsteht ein integrierter medienbruchfreier Prozess, Dienstleistungseinkäufe werden optimiert, Zeit sowie Prozesskosten nachhaltig reduziert.