ExprAn: Tool für schnelle Ausschreibungen per E-Mail (Bild: ExprAn)
Ein kleiner digitaler Helfer namens ExprAn (= ExpressAnfragen) erspart Einkäufern heute wöchentlich viele Stunden Arbeit. Das Besondere: ExprAn benötigt nur einen Internetanschluss und einen Emailzugang. Komplizierte und aufwendige Implementierungsprojekte sind daher nicht erst nötig.
Tüftler Helmut Rau, strategischer Einkäufer beim Werkzeugmaschinenhersteller EMAG, war genervt von zeitraubenden Anfragen. Er hatte keine Lust mehr Bauteile Mail für Mail manuell anzufragen. Im Internet fand er nur Anbieter, die Ausschreibungen zwar vereinfachen, aber die an komplizierte, aufwendige und teure Komplettlösungen gebunden waren. Also entwickelte er eine Software, für die sich Lieferanten nicht registrieren müssen und die Einkäufer gleich am Tag der Installation einsetzen können.
Mit einem Klick bei allen anfragen
ExprAn-Pilotanwenderin Karla-Maria Köber arbeitet für EMAG im Einkauf und in der Arbeitsvorbereitung. Sie beschafft Dreh- und Frästeile sowie 3D-Druck-Bauteile. Früher schickte sie jedem Lieferanten eine Mail, versah diese mit dem nötigen Anhang (der Zeichnung) und wertete die Rückläufe manuell aus. Heute verschickt sie ihre Anfragen mit ExprAn und ist damit in wenigen Minuten fertig. „Ich spare viel Zeit und wir kaufen deutlich günstiger ein“, lautet ihr Fazit. Im Schnitt 25 Prozent niedriger liegen die Preise. 15 Anfragen verschickt allein Karla-Maria Köber täglich in einer halben Stunde statt wie bisher in zwei Stunden.
ExprAn schnell und einfach einrichten
Um ExprAn einzurichten legen die Einkäufer einmalig die für Anfragen entsprechenden Lieferantenpools in der Eingabemaske an. Danach laden sie zum passenden Lieferantenpool die Kontaktdaten der Lieferanten per Excel-Liste in das ExprAn-System. Firmennamen, Ansprechpartner und E-Mail-Adressen reichen aus.
Ausschreibung Schritt 1 – Anfrage ausführen
Zum Start einer Ausschreibung öffnet der Einkäufer eine neue Anfrage und wählt einfach seinen passenden Lieferantenpool für die Ausschreibung aus. Anschließend gibt man in der Anfragemaske den Bedarf an, hängt die Spezifikation bzw. Zeichnung an, macht Angaben zu Staffelung und Lieferfrist.
Nachdem der Einkäufer auf Senden klickt, werden die Lieferanten einzeln und persönlich angemailt. Die Lieferanten müssen sich daher auch nirgendwo einloggen, da sie die Anfragen direkt per E-Mail erhalten.
Ausschreibung Schritt 2 – Der automatische Preisspiegel
Nachdem der Lieferant die Anfrage-Mail des Einkaufs erhalten hat, gibt er sein Angebot ab. Dazu tippt er die erforderlichen Daten wie Preise und Rabatte direkt in speziell markierte Textfelder der Antwortmail ein.
Die eingegangenen Antwortmails der Lieferanten werden von ExprAn automatisch ausgelesen. Das System generiert dann selbständig einen Preisspiegel, sodass der Einkäufer in ExprAn direkt einen Überblick über alle Angebote und Konditionen bekommt. Er erkennt so, wer die besten Konditionen anbietet und erteilt schließlich seinen Zuschlag.
Die Lieferanten bekommen nach Abschluss der Ausschreibung ebenfalls ein Preisranking. Dieses zeigt keine Preise an und ist anonymisiert. Der Lieferant sieht nur, welchen Rang er mit seinem Angebot belegt und ist vor diesem Hintergrund dazu angehalten mit spitzem Bleistift zu kalkulieren. Lieferanten mit ungünstigen Platzierungen im Preisspiegel werden daher bei späteren Ausschreibungen erfahrungsgemäß deutlich bessere Angebote machen.
Wer hat freie Kapazitäten?
„Wir checken mit den Anfragen zum einen, wer überhaupt freie Kapazitäten hat und wir kommunizieren mit unserem Lieferantenstamm sehr viel häufiger und intensiver“, beschreibt Einkäuferin Karla-Maria Köber die Veränderung. Die Entscheidung, wer bei einer Anfrage mitmacht und wer nicht, überlässt das System den Lieferanten. Angeschrieben werden – außer man schließt bestimmte Lieferanten explizit aus – erst einmal alle, die im Pool sind. „Wichtig ist Konsequenz“, betont Karla-Maria Köber, „dann machen die Lieferanten auch gerne mit.“
Kurze Einarbeitungszeit
Auch Ralf Lendt ist mit dem System sehr zufrieden. Lendt ist Einkaufsleiter bei der Gebrüder Wanner GmbH, einem Hersteller von Seil- und Anschlagmitteln. Er fragt mit Hilfe von ExprAn Zeichnungsteile für Sonderhebezeuge an. Die Nachfrage nach Sonderkonstruktionen ist in den letzten Jahren bei Wanner erheblich gestiegen. Die Bedarfe kommen aus dem Vertrieb in den Einkauf, der die Zeichnungsteile bei den Lieferanten anfragt.
20 bis 30 Prozent Zeit sparen Ralf Lendt und seine Kollegen mit ExprAn ein. Selbst die wechselnden Auszubildenden können das Tool nach kurzer Einarbeitung bedienen. Die Kollegen können sich seither auch besser vertreten. Da ein vordefinierter Pool angefragt wird, kann eine Urlaubsvertretung nichts falsch machen.