Frau sitzt im Auto, ein Mann steht mit Tablet daneben und zeigt ihr etwas auf dem Display

Mit dem Fahrtenbuch von Vimcar werden alle Fahrten rechtssicher dokumentiert. Die aufwändige Pflege des handchritftlichen Fahrtenbuchs gehört damit der Vergangenheit an. (Bild: Vimcar)

Häufig werden die hohen Anschaffungskosten als Argument gegen eine Umstellung auf alternative Antriebe ins Feld geführt. „Fuhrparks sind aktuell nicht bereit, Fahrzeuge mit langfristiger Perspektive zu bestellen, wenn nicht klar wird, wie teuer sie dem Unternehmen kommen, so Stefan Behringer von Dataforce, dem führenden Marktforschungsunternehmen im Bereich gewerbliche Mobilität. Solche Bedenken lassen sich ausräumen.

Bereits heute können laut dem EU-weiten Electric Vehicle Suitability Assessment (2020 bis 2021) 60 Prozent der europäischen Pkws und leichten Nutzfahrzeuge durch vollelektrische Alternativen ersetzt werden, ohne dass den Betreibern wirtschaftliche Nachteile entstehen. Es sind über einen Zeitraum von sieben Jahren durchschnittliche Einsparungen von 9.508,47 Euro pro Fahrzeug möglich, eventuelle staat­liche Zuschüsse beim Erstkauf nicht mitgerechnet. Die CO2-Reduktion betrüge fünf Tonnen pro Fahrzeug. Mithilfe des cloudbasierten Telematik-Programms MyGeotab können Fuhrparks nun auch eine individuelle Elektrifizierungsanalyse durchführen.

Berücksichtigt werden unter anderem die täglich gefahrenen Kilometer, die genutzten Fahrtwege sowie Angaben über Parkorte und Standzeiten. Mit dem Ergebnis werden geeignete E-Modelle, deren Leistung und Verfügbarkeit auf dem lokalen Markt sowie die Anschaffungs- und voraussichtlichen Gesamtbetriebskosten angezeigt. CO2-Reduktion und Kostenoptimierung sind zwar die zwei Seiten der gleichen Medaille. Aber selten haben sie in der Management-Praxis das gleiche Gewicht.

Bei größeren Unternehmen steht die Transformation mit strategischen Entscheidungen für die Umrüstung und Beschaffung im Fokus. Kleinere Firmen müssen erst einmal die Fehler der Vergangenheit beseitigen, um überhaupt veränderungsfähig zu werden. Da geht es, bildlich gesprochen, um den Spatzen in der Hand und nicht um die Taube auf dem Dach. Denn laut aktueller Erhebungen ist Excel immer noch die am häufigsten genutzte Software. Modernes Management geht aber anders.

Cloud auch für kleinere Flotten geeignet

Eine Software müsse den Bestellprozess automatisieren und beispielsweise den Bestellprozess als Workflow darstellen. „Von der Freigabe, nach der ein Fahrer sein neues Auto bestellen darf, über die Einladung des Fahrers in diesen Prozess, über diverse Genehmigungen bis hin zur Bestellung sollte der Prozess automatisiert ablaufen können“, so Thomas Fürth, Geschäftsführer der T.Fuhrpark-Consulting in Korschenbroich, die vor allem kleine und mittelgroße Flotten betreut.

Erfreulicherweise gebe es von Jahr zu Jahr immer mehr Softwareanbieter, die speziell kleinen Flotten fokussierte Tools, etwa Führerscheinkontrollen, Auftragsverteilung, CO2-Dashboards und TCO-Rechnungen anböten, weiß Stefan Behringer: „Dies ist auch nötig, da selbst bei einem Fuhrpark mit nur zehn Fahrzeugen bei einem ineffizienten Management viele Fehlentscheidungen getroffen werden. Der Trend geht klar dahin, dass die kleinen Flotten sich immer weiter professionalisieren.“

Zusammenfassung der Lebensdauerkosten des Ersatzfahrzeugs

Zusammenfassung der Lebensdauerkosten des Ersatzfahrzeugs
(Bild: Geotab)

Modulares System

Digitalisierung ist aber noch kein Wert an sich. Ein Programm kann hoch innovativ sein und die Prozesse beschleunigen. Selbst in kleineren Fuhrparks entsteht eine große Datenmenge, die gesammelt, verarbeitet und analysiert werden muss, um einen kosteneffizienten Einsatz der Fahrzeuge zu gewährleisten. Erst durch Vernetzung entsteht ein wirklicher Effizienzgewinn. Im Vordergrund stehen die Analyse der Daten und, daraus abgeleitet, im Mittelpunkt die Optimierungen.

Eine neue Cloudplattform von Carano Software Solutions namens ‚Fleethouse‘ ermöglicht beispielsweise einen einfachen Einstieg in das digitale Flottenmanagement und durchleuchtet darüber hinaus, welche Optimierungspotenziale es bei der Elektrifizierung gibt. Künftig sollen Nutzer neben der Verwaltung des Fuhrparks auch Fahrzeuge unkompliziert beschaffen und auf Services von marktführenden Partnern zugreifen können. Vimcar, ein weiteres Beispiel, bietet eine einfache und auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnittene Software zur Fuhrparkverwaltung: von einzelnen Tools wie einem mit wenigen Mausklicks zu führenden finanzamtkonformen digitalen Fahrtenbuch bis hin zu einem integrierten Management verschiedener Funktionen. Leaseplan hat sein Programm erweitert. Leasingverträge können nun auch im indirekten Vertrieb über Autohäuser digital abgeschlossen werden. Das in Zusammenarbeit mit der Softwareschmiede finstreet entwickelte Programm reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Dies ist ein Vorteil vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die diesen Beschaffungsweg bevorzugt nutzen.

Ein weiteres Beispiel für integriertes Management ist die Office-Lösung ‚ZA-ARC‘ von Zauner. Sie umfasst verschiedene Module für das Werkstattmanagement, die Fahrzeug- und Tankdaten-Organisation, die Lager- und Materialwirtschaft, die Kostenanalyse und die Flottensteuerung via Telematik. Zentrale Komponente ist die Tachodaten-Archivierungssoftware, deren nächste jetzt angekündigte Systemgeneration ZAARC.next den User frei entscheiden lässt, welche Funktionsumfang und begleitenden Support er in Anspruch nehmen möchte.

Die weitere Entwicklung ist vorgezeichnet. Langfristig dominieren IoT-Lösungen, die ihren Nutzern als zentrale Plattform ähnlich einem Dashboard zur Verfügung stehen, die sämtliche Flottenfunktionen abbildet, modular aufgebaut ist und laufend erweitert werden kann. Beispielsweise stelle die staatliche Förderung von PHEV- und EV-Fahrzeugen neue Anforderungen an die Nutzugskontrolle und Dokumentation, so Experte Behringer. Für solche Tools sollte zentrale Fuhrparkmanagement-Software über passende Schnittstellen verfügen.

Digitale Herausforderungen –  was Software leisten kann und sollte

Dynamische Prozesse statt Zettelwirtschaft: Excel gehört in die digitale Mottenkiste. IT-gestütztes Fuhrparkmanagement ist einfacher, schneller und fehlerfreier. Bei vielen Prozessen kann der Per­sonalaufwand fast auf null reduziert.

TCO-orientiertes Management: Finanzierung plus Verbräuche plus Verschleiße: Unter dem Strich wird ­ersichtlich, was Fahrzeuge tatsächlich kosten. Die lückenlose Erfassung der Total Cost on Ownership und regelmäßige Analysen helfen, Kostentreiber zu identifizieren, zu eliminieren und Touren optimal zu planen.

Nachhaltiger Ressourceneinsatz: Die Mobilitätswende erfordert neue Denk- und Arbeitswesen. CO2-Ausstoß, verfügbare Ladeinfrastrukturen, Heimstrom-Abrechnungen für Dienst­wagen – für all dies sollte leistungsfähige Software zur Verfügung stehen.

Nutzungsbasiertes Management: Nicht das Fahrzeug steht im Vordergrund, sondern der Mobilitätsbedarf. ­Womöglich können sich Mitarbeiter Fahrzeuge teilen und sind auf bestimmten Strecken öffentliche Verkehrsmittel effizienter.

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