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Die Globalisierung der Wirtschaft schreitet voran. Das bedingt mehr Geschäftsreisen und damit auch mehr Kosten für den Einkauf von Reisedienstleistungen. Doch beachtet man ein paar Tipps und Tricks, laufen die Ausgaben nicht aus dem Ruder.

| von Dörte Neitzel

Zu den größten Posten bei Ausgaben in Unternehmen gehören die Reisekosten, die meist den zweit- oder drittgrößten Kostenfaktor nach den Personalkosten einnehmen. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick, um Einspar- und Optimierungspotenziale zu erkennen und umzusetzen. Innerhalb eines Unternehmens kann es aber durch immer neue Tarife bei Flug- und Zugverbindungen schwierig für die Verantwortlichen werden, den Überblick zu behalten. Der Geschäftsreiseanbieter Carlson Wagonlit Travel (CWT) hat deshalb nützliche Tipps ausgearbeitet, um Reiseverantwortliche zu unterstützen.

Alles über einen Anbieter buchen

Auf den ersten Blick mag es keine Rolle spielen, über welchen Anbieter die einzelnen Bausteine einer Reise gebucht werden. Nach der Reise wird dann aber deutlich, dass die Analyse der Buchungsdaten eine zentrale Rolle spielt. Denn nur wenn man weiß, wie hoch die Hotel- oder Flugkosten pro Jahr sind, werden Einsparpotenziale ersichtlich und Anpassungen möglich. Unternehmen sollten daher alle Reiseleistungen über einen Geschäftsreiseanbieter buchen. Lückenlose Buchungsdaten ermöglichen dann detaillierte Auswertungen, die beim Verhandeln eigener Raten und Bündeln von Volumina helfen.

Flugeinkauf: Neue Tarife

Durch sich ständig ändernde Tarifbestimmungen ist es schwierig geworden, auf Anhieb den passenden Tarif für eine Flugreise zu finden. Zwar kann ein Tarif auf den ersten Blick günstig erscheinen – durch Umbuchungen oder Zusatzleistungen, wie aufgegebene Gepäckstücke oder Sitzplatzreservierungen, können die Kosten allerdings schnell nach oben klettern. Deshalb sollten Einkäufer mit den Fluggesellschaften verhandeln, dass Zusatzleistungen auf das vereinbarte Volumen angerechnet werden oder in den Firmenraten bereits enthalten sind. Ansonsten könnte durch niedrigere Basisraten das tatsächlich gebuchte Volumen sinken.

Gleichzeitig ist es ratsam, in der Reiserichtlinie des Unternehmens festzulegen, welche Leistungen Reisende buchen dürfen. Die Aussage, dass stets der günstigste Tarif zu wählen ist, kann mit den neuen Tarifsystemen zu ungeplanten Mehrkosten führen. Ebenso sollte das Feedback der Reisenden bei der Analyse von Reisedaten mit einbezogen werden.

Hoteleinkauf: Strategische Planung

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor bei Geschäftsreisen sind die Kosten für Hotelübernachtungen, die fast die Hälfte der gesamten Reisekosten ausmachen können. Oftmals haben Unternehmen viele verschiedene Vereinbarungen mit mehreren Hotelketten; dadurch kann schnell der Überblick verloren gehen. Ein elektronisches Tool für das Management von Ausschreibungen und Vereinbarungen verschafft hierbei Übersicht.

Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter ihre Übernachtungen über einen gemeinsamen Buchungskanal (beispielsweise über ein Tool eines Geschäftsreisebüros) buchen, in dem bereits alle ausgehandelten Hotelraten verfügbar sind. Dadurch lassen sich systematisch Buchungsdaten auswerten, um eine Übersicht zu erhalten, welche Kosten pro Übernachtung für welches Hotel angefallen ist. Auch der Einsatz von Firmenkreditkarten für die Reisekostenabrechnung unterstützt in der Analyse, um herauszufinden, wo noch Einsparpotenziale zu finden sind und ob die Reisenden die vereinbarten Raten gebucht haben oder ungeplante Kosten angefallen sind.

Ebenso ist es wie im Flugeinkauf auch beim Hoteleinkauf wichtig, das Feedback der Reisenden einzuholen. Denn sie kennen die Hotelgegebenheiten vor Ort am besten und können wertvolle Hinweise für die nächsten Verhandlungen geben.

Trends 2016

Ganz weit oben auf der Liste der wichtigsten Geschäftsreisetrends in diesem Jahr steht laut der Studie ‚Trends 2016‘ von CWT der Reisende selbst. Sowohl ausführliche Informationen zum Reiseziel, Hilfe in Notfällen oder persönlicher Service – es wird vermehrt das Wohlbefinden des Reisenden in den Fokus gerückt.

In Hinblick auf die aktuelle Sicherheitslage weltweit spielt aber natürlich auch die Sicherheit der Reisenden eine wichtige Rolle in diesem Jahr. Mithilfe von lückenlosen Buchungsdaten können Unternehmen den Aufenthaltsort ihrer Reisenden immer zur Hand haben und im Bedarfsfall reagieren.

Darüber hinaus bleiben nach wie vor technische Neuerungen ein wichtiger Einflussfaktor auf die Reiseprogramme. Egal ob es dabei um Apps oder Analysetools geht, sowohl Reisende als auch Unternehmen können auf immer neuere Technologien zugreifen, die unterwegs und im Büro für Erleichterungen im Geschäftsreisemanagement sorgen.

 Autor: Lothar Berning, Carlson Wagonlit Travel

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