Neue Features vereinfachen den Einkauf

Herr Eckert, Sie haben einige neue Technologie Features vorgestellt. Was steckt dahinter?
Eckert: Grundsätzlich wollen wir den Einkauf für Organisationen jeder Größe vereinfachen, dazu gehört die kontinuierliche Optimierung unseres Angebotsportfolios und die Etablierung von neuen Technologien. Egal ob Einzelunternehmen, Start-ups, Konzerne oder gemeinnützige Organisationen – wir möchten allen die Arbeit erleichtern und die Effizienz erhöhen. Mit Erfolg: Mittlerweile sind 37 der DAX40-Unternehmen Kunden von Amazon Business. Dazu kommen Unternehmen aus allen Branchen und Unternehmensgrößen, vom kleinen Tech-Start-up über mittelständische Industrieunternehmen bis hin zur Uniklinik. Besonders gefragte Kategorien sind dabei Bürobedarf, IT-Zubehör, Werkzeuge, persönliche Schutzausrüstung oder aber auch medizinischer Bedarf, je nach Branche. Unser Ziel ist es, für all diese Kundengruppen den Einkaufsprozess zu erleichtern, indem wir Beschaffungsprozesse automatisieren und digitalisieren. Wir helfen dabei, den Verwaltungsaufwand im Einkauf zu minimieren und unterstützen unsere Kunden dabei, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Damit wollen wir einen elementaren Mehrwert für sie schaffen.

Ist die Komplexität der Systeme immer noch ein Problem?
Eckert: Wir haben kürzlich unseren Procurement-Report veröffentlicht, der zeigt, dass Beschaffungsteams in Deutschland Schwierigkeiten haben, effizient zu arbeiten: Für 49 Prozent der Befragten sind die Komplexität der Systeme und vielschichtige Prozesse im Einkauf eine Herausforderung. 90 Prozent der Führungskräfte im Einkauf haben das Gefühl, dass sie ihre Beschaffungsfunktionen optimieren müssen. Sie geben darüber hinaus an, dass ihre Teams zu viel Zeit mit einfachen Aufgaben in der Abwicklung von Bestellungen verbringen, anstatt ihre Einkaufsprozesse zu optimieren. Laut der Befragten könnten bessere Beschaffungstools bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen.

Welche neuen Funktionalitäten bieten Sie?
Eckert: Wir haben neue Funktionen eingeführt, mit denen unsere Kunden ihre Abläufe vereinfachen können. Das App Center bietet alle wichtigen Einkaufsfunktionen - von Kontoverwaltung, Rabatten und Ausgabenverwaltung bis hin zum integrierten Shop und Inventarmanagement sowie Business-Analysen. Es hilft Führungskräften, Zeit und Geld zu sparen, indem es eine zentrale Plattform bietet und die Notwendigkeit der Entwicklung einer individuellen Lösung für Unternehmen reduziert oder gänzlich ausschließt. Eine zweite Veränderung ist die Benutzerverwaltung innerhalb der Organisation. Mit dem System for Cross-Domain Identity Management (SCIM) kann eine Organisation mehrere einzelne Legal Entities steuern. Wenn Mitarbeiter zwischen diesen einzelnen Einheiten hin und her wechseln, dann ermöglicht das Identity Management den einfachen Zugriff zu Amazon Business. Auch im Budgetmanagement haben wir weitere Verbesserungen eingeführt, beispielsweise in der Überprüfung von Teambudgets, Kontrollfunktionen und Nutzungsberichten. Und dann gibt es eine ganz wesentliche Neuerung, das Guided Buying. Dies vereinfacht den Umgang mit Ausgaben und Compliance-Regelungen.

Wie funktioniert das?
Eckert: Guided Buying ist ein Tool, mit dem Einkaufsrichtlinien in der Organisation einfach umgesetzt werden können. Die Verwalter der Accounts können damit beispielsweise festlegen, welche Produktkategorien freigeschaltet sind, ob bestimmte Marken oder Lieferanten erlaubt oder auch ausgeschlossen sein sollen oder ob individuelle Compliance-Regeln eingehalten werden sollen. Das ist auch für den nachhaltigen Einkauf und für die Zertifizierung von nachhaltigen Produkten relevant. Solche Vorgaben oder auch vordefinierte Kataloge können über Guided Buying im Einkaufssystem hinterlegt werden. Der Nutzer sieht im Prinzip das Angebot, was durch die Einkaufsrichtlinien dann präferiert ist. Wir arbeiten dabei kontinuierlich an skalierbaren Lösungen, unabhängig von der Größe oder der Branche unserer Kunden. Das geht also von Kleinstaufgaben bis hin zu strategischen Beschaffungsherausforderungen.

Wie wichtig sind intelligente Funktionen in den Plattformen?
Eckert: Wenn die Beschaffung vereinfacht werden soll, dann gelingt das vor allem mithilfe der Automatisierung von einzelnen Schritten. Wir arbeiten sehr eng mit unseren Kunden zusammen und nehmen ihr Feedback auf, überprüfen immer wieder, welche Funktionalitäten wir verbessern können. Das sind häufig einzelne Bestandteile, die aber grundsätzlich die Bestellprozesse erleichtern. In der Rechnungsstellung ist es etwa wichtig, dass wir verschiedene Payment-Möglichkeiten bieten, dass wir eine Konsolidierung der Rechnungen ermöglichen oder E-Invoicing anbieten. Das alles sind      wichtige Elemente, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Wir nennen das Smart Buying, also den intelligenten Einkauf mittels Digitalisierung. Wir freuen uns, mittlerweile über 6 Millionen Geschäftskunden auf diesem Weg unterstützen zu können.

Jetzt ist der Einsatz von KI ein ganz großer Hype. Wo setzen Sie KI ein?
Eckert: Derzeit setzen wir KI vor allem im Hintergrund ein, um neue komplexe Systeme zu verwalten. Für unsere Kunden zählt primär das Ergebnis und eine hohe Effizienz, sie sollen sich nicht damit beschäftigen müssen, was wir im backend tun. KI ist nichts Neues für uns, schon lange vor dem öffentlichen Interesse an KI haben wir Machine Learning und Künstliche Intelligenz eingesetzt.      Die Kunden erfahren dies beispielsweise bei Produktempfehlungen. Wir nutzen die Technologien außerdem, um die Relevanz der Suchergebnisse zu verbessern. Oder um den Kunden kostengünstige Alternativen anzubieten. Um den Spend besser steuern zu können, braucht der Einkauf erst einmal Transparenz. Die Beschaffungsabteilungen müssen wissen, was wurde eigentlich beschafft, bei welchen Lieferanten wurde Geld ausgegeben. Dafür haben wir mit Amazon Business Spend Visibility ein Tool, mit dem die Einkaufsabteilungen Muster einfach erkennen, Budgets optimieren und Compliance-Probleme identifizieren können. Welche Produkte werden beschafft oder sind notwendig. Wo gibt es einen Konflikt zwischen den Einkaufsrichtlinien und dem Bedarf. Dabei helfen diese Analyse-Tools.

Was steckt dahinter, wenn vom „intelligenten Einkauf“ gesprochen wird? Ist es nur die KI?
Eckert: Wir sehen bereits seit einigen Jahren, dass KI der Schlüssel ist, mit dem viele Bedürfnisse und Interessen umgesetzt und zusammengeführt werden können. Was wir jetzt an Datenmengen bearbeiten und auswerten können, konnten wir früher nicht. Funktionalitäten wie das Spar-Abo für Privatnutzer könnten auch im B2B wiederkehrende Bestellungen automatisiert übernehmen und dabei zusätzliche Rabatte ermöglichen. Wir arbeiten in jedem Fall weiter an Verbesserungen wie dieser, das ist Teil unserer DNA.

Kann man mit intelligenten Analysetools auch die Nachhaltigkeitskriterien steuern?
Eckert: Auch das geht. Ein Beispiel ist das Siegel „Climate Pledge Friendly“, die zugehörige Klimainitiative haben wir mitgegründet. Hiermit werden Artikel gekennzeichnet, die entsprechende Nachhaltigkeitsstandards erfüllen. Weltweit sind das heute bereits mehr als 550.000 Produkte. Mithilfe dieser Artikel kann eine Einkaufsrichtlinie zum Thema Nachhaltigkeit direkt umgesetzt werden. Das Gleiche gilt auch für Buy Local. Viele Organisationen setzen sich das Ziel, mehr von lokalen Lieferanten zu beziehen. Genau da brauche ich auch wieder eine Prozessvereinfachung, die es möglich macht, Lieferanten aus der Region zu identifizieren.

Wie steht es dabei mit dem Lieferkettenschutzgesetz?
Eckert: Idealerweise sollte der Benutzer sich damit gar nicht mehr auseinandersetzen müssen. Das heißt, wir sorgen für die Einhaltung der Vorgaben aus dem Lieferkettenschutzgesetz auch in der Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten. Dann muss sich der Einkauf hierüber keine Gedanken mehr machen.

Wie kann man den indirekten Einkauf noch verbessern?
Eckert: Ich glaube, dass einer der wichtigsten Punkte die Prozesskostenverbesserung ist. Also, dass man den gesamten Einkaufsprozess in der Wertschöpfung betrachtet und durch Automatisierung und Digitalisierung die Prozesskosten senkt. Es ist nicht nur eine reine Sparinvestition, die Produkt A Jahr über Jahr versucht günstiger zu beschaffen, sondern der ganze Prozess dahinter muss betrachtet werden. Der zweite Punkt ist Resilienz, also die Widerstandsfähigkeit der Beschaffungskette. Und da ist die Integration eines Marktplatzes eine große Verbesserung, weil durch die Vielzahl der Anbieter, die dort in einem Wettbewerb stehen, eine Konsolidierung der Lieferanten vorgenommen werden kann und natürlich bessere Preise erzielt werden. Dank unseres Ein-Kreditoren-Modells, das die Rechnungen verschiedener Lieferanten über Amazon zu einer zusammenfasst, wird die Verwaltung im Einkaufssystem erheblich erleichtert. Das ist eine deutliche Vereinfachung und hilft, die Kosten in der Administration zu reduzieren.

Das heißt, die Wertschöpfung im Einkauf verlagert sich über das gesamte Prozessmanagement?
Eckert: Die große Kernherausforderung in den Einkaufsabteilungen ist die gesamtheitliche Betrachtung der Beschaffungskosten. Wer das sicherstellt, kann den strategischen Mehrwert des Einkaufs im Unternehmen um ein Vielfaches steigern.