Onboarding für Lieferanten: So gelingt E-Invoicing

Der Onboarding-Prozess für Lieferanten ist der kritischste Schritt in einem E-Invoicing-Projekt. Beim Lieferanten-Onboarding geht es darum, die Informationen und Unterlagen zu sammeln, die benötigt werden, um neue Lieferanten zu bewerten, zu genehmigen und ihrem System hinzuzufügen sowie Waren und Dienstleistungen von den selben Lieferanten zu kaufen und Zahlungen an sie zu leisten.

Wenn Sie das schaffen, sind Sie auf dem Weg in eine vollständig digitale Zukunft, in der die Kreditorenbuchhaltung eine strategische Rolle für das Unternehmen spielt. Wenn Sie scheitern, werden Sie für immer mit Papier- und PDF-Rechnungen arbeiten müssen.

Leider zeigen die Statistiken, dass es den meisten Unternehmen nicht gelingt, ihre Lieferanten dazu zu bringen, ihre Anwendung zu nutzen. Nach Angaben von Ardent Partners nutzen weniger als ein Viertel der Lieferanten die elektronische Rechnungsstellung.

Das ist nicht gut genug, besonders in der Post-Covid-Welt. Sie müssen Ihre Lieferanten einbinden und mit ihnen digital arbeiten.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum so wenige Lieferanten elektronische Rechnungen nutzen und warum die Wahl der richtigen Lösung für die digitale Rechnung der Schlüssel zum Erreichen Ihrer Ziele beim Onboarding von Lieferanten ist.

Warum führen Lieferanten die elektronische Rechnungsstellung nicht ein? Schauen wir uns ein (hypothetisches) Beispiel an: Stellen Sie sich vor, ich würde Sie bitten, jeden Morgen um 7 Uhr ins Fitnessstudio zu gehen. Würden Sie es tun?

Wahrscheinlich nicht. Auch wenn Sie wissen, dass es zweifellos gut für Sie wäre, wer bin ich schon, dass ich Sie bitte, diese Änderung an Ihrer Morgenroutine vorzunehmen. Menschen sind einfach nicht so gestrickt, dass sie bereitwillig Veränderungen akzeptieren, wenn man sie darum bittet.

Alan Deutschman beweist dies in seinem Buch "Change or Die". Er stellt fest, dass wir zwar alle unser Verhalten ändern können, aber nur wenige von uns es tun. Tatsächlich wird nur einer von neun Menschen seinen Lebensstil ändern, selbst wenn ihnen gesagt wird, dass sie damit ihr Leben verlängern, ihre Gesundheit wiederherstellen und sogar Diabetes, Bluthochdruck und Herzkrankheiten rückgängig machen könnten.

Veränderung bereitet Kosten und Mühe

Es gibt ähnliche Gründe, warum Lieferanten die elektronische Rechnungsstellung nicht einführen. Obwohl sie wissen, dass E-Invoicing ihnen wahrscheinlich Vorteile bringt, ist es mit Kosten verbunden. Sie müssen ein neues Programm erlernen, einen neuen Prozess aufbauen und ein weiteres System integrieren.

All das kostet Zeit, Geld, Fachwissen und Mühe. Und viele Lieferanten sind einfach nicht bereit, den Preis der Veränderung zu zahlen.

Wenn Sie also Ihr E-Invoicing-Projekt zum Erfolg führen wollen, folgender Rat: Wählen Sie eine Anwendung, die einen Mehrwert für Ihre Lieferanten schafft. Eine Lösung, die sie tatsächlich nutzen wollen, auch wenn das bedeutet, dass sie ein paar Änderungen vornehmen müssen.

Es ist wirklich so einfach. Das erreichen Sie, indem Sie eine Möglichkeit wählen, die...

1. ... E-Invoicing für Lieferanten kostenlos macht

Nur wenige Lieferanten werden bereitwillig für die Nutzung Ihrer E-Invoicing-Lösung bezahlen. Tatsächlich ist es ein Wahnsinn, dass einige E-Invoicing-Anbieter von Lieferanten immer noch Gebühren für die Nutzung ihrer Plattform verlangen. Aber wie auch immer, das bleibt ihnen überlassen. Wir sagen nur: Erwarten Sie keine große Akzeptanz, wenn die Nutzung der von Ihnen gewählten Plattform für Ihre Lieferanten kostenpflichtig ist. Wählen Sie eine Plattform, die für sie kostenlos ist.

2. ... die Prozessänderung für Lieferanten minimiert

Wenn Sie mit Geschäftspartnern aus dem Mittelstand zu tun haben, müssen Sie bedenken, dass diese nicht über die Ressourcen verfügen, die einem Unternehmen wie dem Ihren zur Verfügung stehen. Änderungen sind für sie kostspielig, und sie sind möglicherweise nicht in der Lage, direkt in die E-Rechnung einzusteigen. Warum also nicht stattdessen eine Brücke für sie schaffen? Geben Sie ihnen die Möglichkeit, PDF-Rechnungen zu versenden, indem Sie sich für eine Anwendung entscheiden, die ein solches Dokument automatisch in elektronische Rechnungen umwandelt und sie später in die vollständige elektronische Rechnungsstellung einbindet. Auf diese Weise können Sie Ihre Onboarding-Raten erhöhen und die meisten Vorteile von E-Invoicing mit minimalen Auswirkungen auf die Prozesse Ihrer Lieferanten nutzen.

3. ... einen universellen Wert für Lieferanten schafft

Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung ein klares und überzeugendes Nutzenversprechen bietet. Die Lieferanten müssen darauf vertrauen können, dass die Lösung tatsächlich einen Mehrwert für sie bietet, damit sich die Kosten für den Wechsel lohnen. Wählen Sie also eine Lösung, die ihnen den Einstieg leicht macht und ihnen Einblicke in ihre Rechnungen und Zahlungen bietet, die sie anderswo nicht bekommen können. Und wählen Sie eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, die Vorteile einer frühzeitigen Zahlung ohne Vorbehalte oder Komplikationen zu nutzen.

4. ... den Onboarding-Prozess für Lieferanten kuratiert

Es ist bequem, von Lieferanten zu sprechen, als ob sie alle gleich wären. Aber das ist nicht wahr. Jeder Lieferant, den Sie haben, ist anders. Sie haben ihre eigenen Motivationen, Herausforderungen und Umstände. Also müssen Sie sie auch so behandeln. Senden Sie keine pauschalen E-Mails, in denen Sie die Lieferanten auffordern, Ihr E-Invoicing-System zu nutzen, sondern sprechen Sie sie individuell an. Rufen Sie sie an oder schicken Sie ihnen eine E-Mail mit Informationen und Ratschlägen, wie und warum sie mit der E-Rechnung beginnen sollten, die speziell auf sie und ihre Umstände zugeschnitten sind.

5. ... einen Mehrwert für interne Prozessbeteiligte der Lieferkette bietet

Einzelne Unternehmensbereiche wie die Kreditorenbuchhaltung müssen die Last des Onboardings nicht allein tragen. Ihr Lieferant kann Ihnen zu 100 Prozent helfen und seine Ressourcen und Fachkenntnisse zur Verfügung stellen, damit Sie Ihr Ziel erreichen. Und der Einkauf kann das auch, sie hat ein großes Gewicht bei Ihren Lieferanten. Bringen Sie sie also dazu, die Türen zu Lieferanten zu öffnen, die mit harten Bandagen kämpfen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie das tun, ist größer, wenn sie auch einen Nutzen aus der Lösung ziehen können.

Viele Unternehmen scheitern bereits in dem Moment, in dem sie ihre E-Invoicing-Lösung auswählen. Dabei ist es bei Weitem nicht so, dass die Software technisch nicht in Ordnung wäre! Sie mag alles tun, was ein Einkäufer sich wünschen kann.

Aber nichts davon ist von Bedeutung, wenn sie nicht auch für ihre Lieferanten einen Mehrwert schafft. Denken Sie daran: Das wertvollste Geschäftsnetzwerk für Einkäufer ist auch das wertvollste für Lieferanten.