Frau hakt To-Do-Liste ab

Macht man sich vorab eine Checkliste für die Parameter, die einem bei einer Einkaufssoftware wichtig sind, ist es einfacher die passende Lösung zu finden. (Bild: iStock-aydinir)

30. Okt. 2019 | 16:07 Uhr

Auch im Einkauf existiert eine große Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit: Während zum einen die technologischen Möglichkeiten bestehen, Marktanfragen bei Lieferanten automatisiert inklusive Vergabe durchzuführen oder mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz neue Anbieter zu identifizieren, bestellen Einkäufer selbst in großen Unternehmen oftmals noch per Mail und Fax.

Drei Schritte zur Standortbestimmung: Prozesse, Strukturen, Menschen

„Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass sie nicht alle Prozesse auf einmal vollständig digitalisieren müssen,“ rät Philipp Mall, Principal und Leiter des Competence Centers Procurement Management bei INVERTO. Er empfiehlt stattdessen, den Einkauf auf einzelne Handlungsfelder wie „Spend Analytics“ oder „Tail Spend Management“ herunterzubrechen und hier zunächst Prozesse und bereits vorhandene technische Lösungen zu analysieren, bevor in neue Tools investiert wird. „Bildlich gesprochen lässt sich gelungene Digitalisierung mit dem perfekten Laufschuh vergleichen“, sagt Mall. „Je nachdem, ob ich Sprint oder Marathon laufe, brauche ich einen anderen Schuh. Und er muss passen. Selbst das teuerste Modell kann drücken, wenn ich nicht die richtige Größe oder Form wähle.“

Um einen Digitalisierungsprozess zu starten oder weiterzuentwickeln, sollten sich Einkaufsmanager folgende Fragen stellen: Welche Prozesse gibt es im Einkauf? Sind sie sinnvoll aufeinander abgestimmt und effizient? Welche Tools unterstützen diese Prozesse? Werden sie von den Mitarbeitern genutzt? Wenn ja – in welchem Umfang? Wenn nein – warum nicht? „Die Mitarbeiter müssen bei der Digitalisierung eingebunden und auf neuen Tools geschult werden, damit sie den Nutzen verstehen und die Projekte mittragen“, so Mall.

Medienbrüche unbedingt vermeiden!

Philip Mall, Inverto
Philip Mall: "Nicht alle Prozessse auf einmal digitalisieren." (Bild: Inverto)

Neben den Prozessen ist die allgemeine Struktur des Einkaufs wichtig. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten sind die Einkäufer möglicherweise regional verteilt, brauchen aber gleichermaßen Zugriff auf die gesamte IT-Infrastruktur. „Insellösungen funktionieren nicht gut. Medienbrüche kosten erstens Zeit und sind zweitens fehleranfällig, weil Daten von A nach B übertragen werden müssen“, mahnt Mall. Insbesondere Schnittstellen zu den ERP-Systemen oder anderen bereits im Einsatz befindlichen Tools müssen vorhanden sein und reibungslos funktionieren, damit die Daten automatisch fließen können, empfiehlt der Experte für Einkaufstransformation.

Sind Prozesse und strukturelle Rahmenbedingungen klar, ist der nächste Schritt in der Standortbestimmung eine genaue Analyse dessen, was beschafft wird. Was sind die wichtigsten Warengruppen und wodurch genau schafft der Einkauf hier Wert? Welche strategischen Ziele verfolgt das Unternehmen? Will man etwa innovative Produkte entwickeln, Kosten senken oder die Nachhaltigkeit in der Supply Chain stärken? Diese Fragen kann der Einkauf nicht allein beantworten, doch die Antworten haben Auswirkungen darauf, was und wo beschafft wird. Deswegen spielen sie auch eine bedeutende Rolle bei der Entscheidung, wie Digitalisierung vorangetrieben wird.

Digitalisierungsziele ableiten, eine Roadmap festlegen

Aus Prozessen, Strukturen und Wertbeiträgen lässt sich ableiten, welche nächsten Schritte sinnvoll und wünschenswert sind. „Am besten definiert man eine Roadmap, in der man die Reihenfolge, den Zeitrahmen und das Budget festlegt. Das Pilotprojekt macht man idealerweise in einem Bereich, wo Investment und Wertbeitrag die beste Relation bieten“, erläutert Mall das weitere Vorgehen. Noch stärker als bei anderen Produkten sollten bei Software neben dem Kaufpreis zeitliche Ressourcen für Implementierung und Training der Mitarbeiter einkalkuliert werden, rät der Digitalisierungsexperte.

Wichtig ist der Fokus auf den Wertbeitrag, erklärt Mall: „Es ist wenig sinnvoll eine Lösung für eAuctions einzuführen, wenn die Rahmenbedingungen für Auktionen in den relevanten Warengruppen noch nicht geschaffen sind, wie etwa eine ausreichend große Zahl qualifizierter Lieferanten.“ Nur im Zusammenspiel mit einer fundierten Vorbereitung unter Anwendung spieltheoretischer Erkenntnisse entfaltet eine eAuction ihre volle Wirksamkeit.

Sind die Prioritäten festgelegt, ist es an der Zeit, sich einen Überblick über die am Markt angebotenen Lösungen zu verschaffen. „Tatsächlich gibt es mittlerweile für jeden Prozess im Einkauf Software. Entscheidend bei der Auswahl ist, dass das Tool meinen Bedarf abdecken kann und sich in meine Umgebung integrieren lässt“, weiß Mall. Das Competence Center der auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Unternehmensberatung beobachtet kontinuierlich den Markt und analysiert die Fähigkeiten von Neu- und Weiterentwicklungen.

Bei der Auswahl hilft das klassische Vorgehen in der Dienstleistersuche und -beauftragung: Der konkrete Bedarf wird in einem Lastenheft festgeschrieben, zu dem die relevanten Anbieter eingeladen werden, ein Angebot abzugeben. Auf dieser Basis erfolgt dann die Auswahl der passenden Software.

Philipp Mall ist überzeugt: „Die Digitalisierung bietet für Unternehmen aller Größen und Branche hervorragende Möglichkeiten. Wer die komplexe Aufgabe in einzelne Schritte zerlegt und diese pragmatisch, in eigenem Tempo und klar definierter Reihenfolge angeht, kann die Digitalisierung erfolgreich managen.“

Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung im Einkauf: digital solution navigator

Über INVERTO

INVERTO ist als internationale Unternehmensberatung einer der führenden Spezialisten für strategischen Einkauf und Supply Chain Management in Europa.

Die im Jahr 2000 gegründete Beratungsgesellschaft ist seit 2017 Tochter der Boston Consulting Group.