So nutzen Sie Auktionen im Einkauf

Verhandlungen erfolgreich zu planen und durchzuführen, bleibt trotz Digitalisierung und wachsender Transparenz der Anbietermärkte alles andere als trivial. Unter den Verhandlungsmethoden sind Auktionen nicht bei allen beliebt. Zwar schließen viele Einkäufer Bieterwettbewerbe nicht grundsätzlich aus, doch gelten sie vielen Entscheidungsträgern als zu grobes Instrument, um den spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens gerecht zu werden und bestmögliche Konditionen zu erzielen. Dass das ein vorschnelles Urteil ist, zeigen zahlreiche Fallbeispiele erfolgreicher Auktionen.

Sind ausgeschriebene Vergabepakete für Lieferanten wenig attraktiv oder gibt es keinen relevanten Wettbewerb im Lieferantenpool, sind Auktionen nicht das Mittel der Wahl. Sobald aber die Reputation des ausschreibenden Unternehmens und die Leistungsanforderungen und -volumina bei Anbietern Begehrlichkeiten wecken, werden klug geführte Auktionen zu Game-Changern und der Wettbewerbsdruck maximiert.

Dass es bei Auktionen nur um anonymes Verhandeln über computergestützte Auktionsplattformen geht, ist ein vor allem im Mittelstand noch immer verbreitetes Vorurteil. Infolge dessen scheuen viele den Aufwand der Auswahl und Konfiguration eines solchen Systems. Dabei übersehen sie aber, dass auch im Rahmen von persönlichen Verhandlungen auktioniert werden kann. Parallelverhandlungen können Auktionselemente enthalten und damit zu optimierten Ergebnissen beitragen – vergleichbar online-gestützter e-Auctions.

Weiterhin ist es möglich, durch Bonus-Malus-Systeme nicht-preisliche Vergabeparameter (Qualität, Logistik, etc.) zu berücksichtigen. Somit können Auktionen den Wettbewerbsdruck steigern – ohne eine Entscheidung ausschließlich preisbasiert zu treffen.

Jeder Einkäufer kennt das, wenn er seinen Lieferantenpool zur Angebotsabgabe aufruft: Profi trifft auf Profi – man kennt sich. Natürlich nimmt sich jede Seite vor, rein sachorientiert zu bleiben und losgelöst von der jahrelang bestehenden Geschäftsbeziehung „hart“ zu verhandeln. Das Problem ist häufig: De facto bleiben die Spielregeln oft ebenso konstant, wie die Spielzüge erwartbar. Das, was einerseits Vertrauen schafft, kann andererseits zu „blinden Flecken“ in der Verhandlungspsychologie führen. Zwar gesteht sich das niemand gerne ein, aber indem wir nur ungern die Komfortzonen unserer über Jahre ritualisierten – oft auch informellen – Prozesse verlassen, gehen wir gar nicht mal so sehr dem anderen, sondern vor allem uns selbst auf den Leim.

Selbst gestandene Einkäufer überschätzen manchmal die Rationalität ihrer eigenen Entscheidungen. Persönliche Präferenzen, individuelle Sympathien und andere sogenannte „Biasing Factors“ verzerren unterbewusst den objektiven Blick bei der Entscheidungsfindung. Erfahrung hilft hier nicht nur nicht – sie macht oft sogar anfälliger. Aus diesem Grund sind Auktionen gerade auch für erfahrene Verhandler ein probates Mittel, um subjektive Verzerrungen zu vermeiden und sich selbst in eine neutrale Position zu bringen. Die Auktion erzeugt nämlich ein verbindliches Regelsystem, auf das sich beide Seiten einlassen müssen. Indem er sich selbst auf dieses Spiel verpflichtet, gewinnt der Einkäufer erneut rationale Distanz zum Lieferanten. Die Entscheidung erfolgt aufgrund vorher definierter Regeln – transparent, „compliant“ und nachvollziehbar.

Insofern sind Auktionen in bestimmten Markt- und Verhandlungskonstellationen das Einkaufswerkzeug der Wahl. Richtig genutzt, führen sie zu hervorragenden Verhandlungsergebnissen und steigern zugleich die professionelle Reputation des Einkaufs bei internen Partnern wie bei Lieferanten. Ob individuelle Verhandlungen Face-to-Face oder skalierbare Flächenausschreibungen über Online-Tools – Auktionen gehören in den Methodenkoffer des professionellen Einkaufs, um regelmäßig neuen Druck im Lieferantenwettbewerb zu generieren.