Berechnung von Schäden im Unternehmen

Wer kennt nicht den Fall, dass etwas schief gelaufen ist und dann die Diskussion anfängt, was das kostet und wer was zu verantworten hat. Zum Beispiel können Maschinen in der Instandhaltung innerhalb der Gewährleistung ausfallen, ein Lieferant hat eine schlechte Charge Teile geliefert oder der Kunde reduziert ungeplant seine Abrufmengen und in der Folge greifen Vertrieb sowie Logistik zum Hörer zwecks Klärung.

Geschuldet der subjektiven Sichtweise eines jeden Fachbereichs sowie des unterschiedlichen Wissensstands der Mitarbeiter, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit die Positionen und die Berechnungsweise des Schadens differieren. Die Gesamtheit des Schadensbildes lässt sich jedoch nur in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachbereichen erarbeiten.

Zudem gestaltet sich die Nachweisbarkeit von ermittelten Schäden als äußerst schwierig. Erreicht ein Werkzeug beispielsweise nicht die benötigte Standmenge, kann es in der Folge zu Nacharbeiten, defekten oder zerstörten Werkzeugen, Produktionsausfällen und Mehrarbeit an den Wochenenden etc. kommen. Um damit entstandenen Schadens-Ansprüche gegenüber dem Lieferanten der Werkzeuge geltend machen zu können, muss ein kausaler Zusammenhang über die gesamten Fachbereiche gebildet als auch nachgewiesen werden. Denn: Keiner zahlt freiwillig Geld, wenn die entsprechenden Nachweise des Verschuldens fehlen!

Tritt eine Situation auf, die einen Schadensfall mit sich zieht, dann ist die Erwartungshaltung der Geschäftsführung verständlicherweise den Vorgang schnellstmöglich zu regulieren. Dies versetzt den verantwortlichen Fachbereich zusätzlich in eine außerordentliche Drucksituation. Die Vorgänge zur Berechnung und Nachweisbarkeit erfolgen üblicherweise parallel zum normalen Tagesgeschäft. Schnell wird klar, dass es einer standardisierten Vorgehensweise bedarf um Transparenz sowie Kausalität in den Vorgängen zu erzeugen. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeiter emotional zu entlasten und die administrativen Aufwände so gering wie möglich zu halten, um die erlittenen Schäden erfolgreich zu regulieren.

Um einen gruppenweiten Standard zur Berechnung und Dokumentation von Schäden zu erheben haben Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen der Schlote Gruppe gemeinsam die aufgetretenen Fälle der vergangenen Jahre zusammengetragen. Diese wurden nach Zusammensetzung des Schadensbildes analysiert und positionsweise in Kategorien nach Schadensart eingeteilt.

Im nächsten Schritt wurde ein Berechnungsw erarbeitet, der alle möglichen auftretenden Kostenanteile identifiziert. Am Beispiel der Nacharbeit wurden Anteile wie Zeitaufwand von Mitarbeitern, Verbrauchsmaterial, Verschleißmaterial, zusätzliche zu tätigende Investitionen, Sonderfahrten etc. zusammengetragen und in einem mathematischen Rechenweg fixiert.

Liefert ein Lieferant eine schlechte Charge Werkzeuge, dann treten in der Folge ungeplante Mehraufwände für zusätzliches Werkzeug, beschädigtes Fertigungsmaterial, Nacharbeit, Mehraufwand Personal für Sortierarbeiten und Produktionsausfall auf.

Die Berechnung der einzelnen Anteile erfolgt nun anhand der jeweiligen festgelegten Rechenweise. So ist bei den Zusatzschichten wichtig, ob diese durch internes oder externes Personal abgeleistet wurden. Neben der Information, wann welcher Mitarbeiter wie viele Stunden und mit welchem Zuschlagssatz geleistet hat, muss zusätzlich noch der Nachweis erfolgen, dass es sich nicht um sogenannte „Eh-da“-Kosten handelt. Kann die Anzahl geplanter Mitarbeiter die zusätzlich anfallenden Arbeiten innerhalb der regulären Arbeitszeit erledigen, so ist dem Unternehmen eigentlich kein Schaden entstanden. Erst wenn die zusätzlichen Aufwände das Unternehmen zwingen zusätzliche Schichten und/oder Mitarbeiter einzusetzen ist ein tatsächlicher ungeplanter Aufwand entstanden der gegenüber dem Verursacher angezeigt werden kann.

Bezogen auf das Beispiel wurden zwei Mitarbeiter dafür abgestellt, um die mit den fehlerhaften Werkzeugen produzierten Teile zu kontrollieren. Da die Produktion stark ausgelastet ist und keine freien personellen Kapazitäten zur Verfügung stehen, erfolgen die Sortierarbeiten am Wochenende außerhalb der normalen Geschäftszeiten. Beide Mitarbeiter leisten am Samstag 8 Stunden und am Sonntag ist die Sortierung nach weiteren 5 Stunden abgeschlossen. Mitarbeiter 1 erzeugt Arbeitgeberkosten von 35 Euro pro Stunde und Mitarbeiter 2 32,5 Euro pro Stunde. Insgesamt sind für die Mitarbeiter also 13 Stunden * (35 + 32,5) Euro pro Stunde, also 877,5 Euro zusätzlich angefallen.

Kennt man den Weg zur Berechnung, dann ergibt sich daraus auch automatisch welche Informationen zum Nachweis der Schadenshöhe benötigt werden. Gegebenenfalls kann der eigene Versicherer durch eine unabhängige Sichtweise hier unterstützen, da dieser auch von einem standardisierten Vorgehen profitieren würde. In unserem Beispiel ließe sich der Nachweis relativ leicht durch einen Schichtplan erbringen lassen.

Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zur standardisierten Vorgehensweise zu erhöhen, wurden die Berechnungen in ein Programm implementiert. Der Mitarbeiter kann mittels einer grafischen Oberfläche selektieren, welche Schadensposition hinzugefügt werden soll. Die benötigten Rechenparameter werden automatisch über die Oberfläche abgefragt. Auch die Ursache der Position wird eingetragen. Damit wird die Kausalität der Position gewährleistet und der Vorgang bleibt dauerhaft nachvollziehbar.

Erste Erfahrungen mit dieser standardisierten Vorgehensweise haben bei der Schlote Gruppe bereits eine deutlich positive Verbesserung gezeigt. Nicht nur die eigenen Mitarbeiter fühlen sich deutlich sicherer im Umgang mit diesen Themen, auch die Beziehungen zu Externen Stakeholdern haben sich stark verbessert. Wurde in der Vergangenheit bei schwierigen Themen noch wild über die Schadenshöhe und die Nachvollziehbarkeit diskutiert, so geht es wenn überhaupt noch nur noch um das Klarstellen des Verschuldens. Die neue Vorgehensweise machte die Schadensregulierung schneller und über alle Fachbereiche hinweg transparenter. Insgesamt konnte die gesamte Organisation bereits stark entlastet werden und die Quote der durchgesetzten Forderungen ist spürbar angestiegen.