Ein Team diskutiert über auf einem Tisch liegende Ausdrucke von Diagrammen, Charts und Tabellen

KPIs stellen wichtige Daten zur Verfügung, um Ausgabenverhalten und Kosten im Blick und im Zaum zu halten. (Bild: David - stock.adobe.com)

Beschaffungsprozesse in Unternehmen sind maßgeblich für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Vom Vertragsmanagement über die Organisation der Ausgaben bis hin zur Verarbeitung von Bestellungen und der Freigabe von Rechnungen – die Beschaffung ist ein komplexes Feld mit einer Vielzahl verschiedener Aktivitäten. Um dabei den Überblick zu behalten, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und langfristig erfolgreich zu sein, sind Kennzahlen (KPIs) unabdingbar.

Dadurch lassen sich die erzielten Ergebnisse anhand von Branchen-Benchmarks und den Leistungen vergleichbarer Unternehmen bewerten, um so einen klaren Überblick über die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und Wachstumschancen zu erkennen. Coupa, ein Anbieter einer Plattform für Ausgaben- und Beschaffungsprozesse, erstellt auf Basis der Geschäftsdaten seiner über 3.000 Kunden jährlich den Coupa Benchmark Report. Dieser Bericht enthält ebensolche realen Vergleichswerte, die Entscheidungsträgern in Finanz- und Einkaufsabteilungen Orientierung bieten.

KPIs für das Ausgabenmanagement

Ein entscheidender Aspekt für eine effiziente Beschaffung ist das datengestützte Ausgabenmanagement. Über die entsprechenden Daten können Unternehmen aufschlussreiche Einblicke über das interne Kaufverhalten gewinnen und so mehr Kontrolle über ihre Ausgaben erhalten. Daten über die verschiedenen Arten von Ausgaben und deren interner Bearbeitungsstatus können hier besonders hilfreich sein, um Muster in finanzbezogenen Entscheidungen zu finden und zu verstehen. Um die Daten rund um das Ausgabenmanagement effektiv zu erheben und die damit verbundenen Prozesse zu optimieren, können Unternehmen unterschiedliche KPIs verwenden.

Frank Cappel, Coupa
(Bild: Coupa)

Der Autor: Frank Cappel

Frank Cappel ist als Vice President Solutions Consulting bei Coupa in der EMEA-Region tätig. In seiner Position verantwortet er die Presales-Aktivitäten in den Regionen Europa (West und Ost), dem Mittleren Osten und Afrika. Er ist Branchenexperte für das Management von Geschäftsausgaben und blickt auf Einkaufserfahrung bei der Deutschen Bank sowie mehrjährige Beratungserfahrung bei Accenture und IBM zurück.

Einer der aufschlussreichsten Indikatoren für das Beschaffungscontrolling ist der Anteil an strukturierten Ausgaben (Vergleichswert: 71 Prozent) an den Gesamtausgaben. Dieser Wert beschreibt, wie viele Ausgaben über firmeneigene oder direkt vom Lieferanten verwaltete Kataloge (PunchOut-Kataloge) laufen. Mit solchen Katalogen lassen sich Ausgaben besser kontrollieren, die Zahl der Lieferanten reduzieren und teure Ad-hoc-Käufe vermeiden. Außerdem können Unternehmen so auf Veränderungen bei der Beschaffung leichter reagieren und die Kosten bei neu eingeführten Waren und Dienstleistungen gleich von Beginn an kontrollieren. Ein höherer Wert ist daher erstrebenswert, da Unternehmen so unnötig überhöhte Ausgaben vermeiden können, was der Profitabilität insgesamt zugutekommt.

Ähnlich sieht es beim Anteil vertragsgebundener Ausgaben (Vergleichswert: 84 Prozent) aus. Dieser Wert misst den Prozentsatz der Ausgaben, die über vorverhandelte Verträge abgewickelt werden, um dabei von besseren Preisen und Konditionen zu profitieren. Durch einen höheren Anteil können Finanzteams die Betriebsausgaben senken. Außerdem lassen sich so Beziehungen zu den Lieferanten priorisieren, die Risikoschutzmaßnahmen implementiert haben, was finanzielle Risiken senkt und damit Ressourcen schützt. Um diesen Wert zu steigern, sind Contract Lifecycle Management-Systeme (CLM) sinnvoll. Denn diese erleichtern es, Verträge in den Einkaufsprozess zu integrieren und zu berücksichtigen.

Ein weiterer wichtiger Indikator ist der Anteil der vorab genehmigten Ausgaben (Vergleichswert: 96 Prozent). Dieser Wert gibt den Gesamtbetrag der Rechnungen an, die mit genehmigten Bestellungen (POs) verknüpft sind. Je höher dieser Anteil ist, desto schneller können Finanzteams Transaktionen mit POs abgleichen und auf ihre Richtigkeit überprüfen. Vorab genehmigte Ausgaben hängen zudem häufig mit vorverhandelten Verträgen zusammen, die bessere Konditionen bieten als Ad-hoc-Käufe und damit die Höhe der Ausgaben letztendlich senken. Hilfreich bei dieser Thematik sind Plattformen, die den Beschaffungsprozess – „Procurement-To-Pay“ (P2P) – ganzheitlich abbilden.

KPIs für die Prozesseffizienz

Neben den Ausgaben selbst, bieten auch die mit ihnen verbundenen Prozesse Spielraum, Effizienzen zu steigern und Ausgaben zu reduzieren. Hierbei ist die Beschaffungszykluszeit (Vergleichswert: 3,8 Arbeitsstunden) einer der zentralen Anhaltspunkte. Dieser Wert misst die durchschnittliche Zeit, die es braucht, um Bestellungen zu bearbeiten – von der anfänglichen Bedarfsanforderung bis zur endgültigen genehmigten Bestellung (PO). Kürzere Zykluszeiten sind besonders bei unsicheren Lieferketten von Vorteil, da sie Verzögerungen bei der Beschaffung kritischer Artikel und Dienstleistungen entgegenwirken und die Abläufe insgesamt beschleunigen. Außerdem verbessern kürzere Zykluszeiten die Anwendererfahrung bei den Mitarbeitenden, was diese dazu anregt, die richtigen Prozesse und Systeme zu nutzen. Zur Optimierung können intelligente Eingabesysteme beitragen, die den Anwender im Beschaffungsprozess unterstützen und diesen effizienter gestalten.

Darüber hinaus ist der Anteil der elektronisch verarbeiteten Bestellungen (Vergleichswert: 99 Prozent) bedeutsam – also der Prozentsatz der Bestellungen, die ein Unternehmen elektronisch genehmigt und von den Lieferanten auch so empfangen wird. Manuelle Bestellprozesse bremsen in vielen Unternehmen die Effizienz. Sind jedoch die Übermittlungs- und Bestätigungsabläufe digitalisiert, reduziert das die notwendigen händischen Arbeitsschritte erheblich und beschleunigt den gesamten Bestellprozess. Zudem werden so transparente Statusupdates zu Bestellungen möglich, die es Unternehmen erlaubt, etwa bei Verzögerungen schneller zu reagieren. Auch hier sind P2P-Plattformen sinnvoll, um die Digitalisierung voranzutreiben. Zudem können „No-PO, No-Pay“-Richtlinien Anreize schaffen, Bestellungen elektronisch abzuwickeln.

Daran anschließend ist die sogenannte „First-Time Match Rate“ wichtig zu beachten (Vergleichswert: 80 Prozent). Dabei handelt es sich um den Prozentsatz der Rechnungen, die direkt auch ohne manuelle Nachbearbeitung mit den Bestellungen (POs) und Wareneingangsbelegen übereinstimmen. Eine hohe Übereinstimmungsrate deutet wiederum auf eine hohe Effizienz: Rechnungen mit Übereinstimmung müssen von den Mitarbeitenden nicht mehr händisch überprüft werden, was ihnen Zeit und Aufwand erspart. Außerdem ist ein hoher Wert ein Indikator dafür, dass die eingesetzten Compliance-Richtlinien das Risiko unautorisierter und fehlerhafter Zahlungen effektiv reduzieren. Erhebliche Verbesserungen bei der First-Time Match Rate bringt die Digitalisierung der Bestellungs- und Rechnungsverarbeitung. Zusätzlich helfen Plattformen, die Bestellungs- und Rechnungsdaten an einem Ort zusammenbringen, dabei Abgleichungen effizient durchzuführen.

KPIs für das Risikomanagement und Compliance

Die Resilienz und Compliance der Beschaffungsprozesse sind für den langfristigen Erfolg von Unternehmen maßgeblich. Ein effektives Mittel, um hier Informationen zu gewinnen, sind digital verwaltete Risikofragebögen. Deren Abschlussrate durch die Lieferanten, auch „Risk Management Evaluation Completion Rate“ genannt, zeigt, wie gut ein Unternehmen die Risiken innerhalb seiner Lieferbeziehungen erfasst hat (Vergleichswert: 80 Prozent).

Durch die zunehmend verschärfte ESG-Gesetzgebung sind Unternehmen dazu angehalten, die Handlungen ihrer Lieferanten und deren Subunternehmer verantwortungsbewusst zu prüfen – sei es in Bezug auf die Informationssicherheit oder die ethische Beschaffung. Unternehmen, die sich nicht daran halten, riskieren Kosten und Imageschäden. Mit digitalen Risikofragebögen können sie die vorhandenen Risiken und notwendigen Maßnahmen schnell und einfach überblicken. Dadurch können ihre Mitarbeitenden eine größere Anzahl von Lieferanten bewerten und diese häufiger sowie konsistenter überprüfen. Um diese Metrik zu verbessern, sollten Lieferanten regelmäßig Risikofragebögen als Teil der Geschäftsbedingungen ausfüllen. Benutzerfreundliche Plattformen helfen den entsprechenden Teams dabei, Lieferanten zu identifizieren, die im Prozess möglicherweise Schwierigkeiten haben, sowie die Fragebögen zeitnah zu aktualisieren, wenn sich die Vorschriften ändern.

Die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Lieferanten bei der Risikoerfassung sind hierbei ebenfalls wichtig (Vergleichswert: 30 Arbeitsstunden). Diese entscheiden darüber, wie schnell neue Lieferanten ihr Onboarding abschließen und wie lange es dauert, bis Informationslücken geschlossen werden können – und damit wie lange ein Unternehmen zusätzlichen Risiken ausgesetzt ist.

Für die Risikominimierung ist außerdem der Anteil der Lieferanten, die digitale Zahlungen verwenden, aufschlussreich (Vergleichswert: 94 Prozent). Hierbei geht es um die Lieferanten, die Zahlungen digital erhalten, also etwa nicht über externe Bank-zu-Bank-Überweisungen oder andere Wege. Digitale Zahlungen rationalisieren den AP-Prozess, da alle Zahlungen aus demselben System erfolgen und zeitaufwendige Statusaktualisierungen und manuelle Nachverfolgungen somit entfallen. Zusätzlich bieten digitale Zahlungen mehr Transparenz und Kontrolle über ausgehende Gelder. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, schnell zu reagieren und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen, wenn beispielsweise Bankkonten geändert werden oder eine Region unter Sanktionen gestellt wird. Um digitale Zahlungen zu fördern, sind Maßnahmen wie Frühzahler-Rabatte, flexible Zahlungsbedingungen und eine breite Palette von Zahlungsoptionen sinnvoll. Außerdem können Unternehmen darauf achten, Lieferanten zu identifizieren und auszuwählen, die bereits digitale Zahlungen akzeptieren oder dies planen.

Mit den richtigen Kennzahlen zum Erfolg

Um den Überblick über die Beschaffungsprozesse zu behalten und langfristig erfolgreich zu sein, sind Kennzahlen unverzichtbar. Durch die Nutzung von KPIs für das Ausgabenmanagement, die Prozesseffizienz sowie das Risikomanagement und Compliance können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und Risiken minimieren. So lassen sich die Gewinnmargen erhöhen, die Profitabilität stärken und ein reibungsloser Geschäftsbetrieb fördern.

Immer informiert mit den Newsletter von TECHNIK+EINKAUF

Hat Ihnen gefallen, was Sie gerade gelesen haben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter. Zwei Mal pro Woche halten wir Sie auf dem Laufenden über Neuigkeiten, Trends und Wissen rund um den technischen Einkauf - kostenlos!

Newsletter hier bestellen!

Sie möchten gerne weiterlesen?