Papierboot im Gewitter auf See

Risikomanagement ist in Einkaufsabteilungen ein seltener Gast. (Bild: Robert Kneschke - stock.adobe.com)

| von Hans Boot

1999 fing ich meinen ersten Job als Six Sigma Black Belt Trainee bei General Electric an. Und schon in den ersten drei Jahren meiner beruflichen Karriere habe ich miterlebt, wie wichtig ein Risikomanagement ist:

1999: Y2K-Problem

2000: Platzen der Dotcom-Blase

2001: Anschlag auf das WTC

Leider musste ich aber auch feststellen, dass die meisten Firmen dies nicht als Grund ansahen, ein Risikomanagement einzuführen.

In 2007 kam es zu der Weltwirtschaftskrise und in 2010 dann auch zu der Eurokrise. In dieser Zeit kam es auch zu extremen Preisschwankungen beim Stahl, auf der die meisten Einkaufsabteilungen nicht vorbereitet waren. Dies führte vor allem im Anlagenbau dazu, dass die Kosten der Projekte stark stiegen und geplante Gewinne zu ungeplanten Verlusten wurden.

Nun könnte man annehmen, dass zumindest diese Erfahrung dazu geführt hat, dass die Unternehmen ein Risikomanagement im Einkauf implementiert haben. Falsch gedacht. Auch im Jahr 2011 hatten die meisten Einkaufsabteilungen immer noch kein strukturiertes Risikomanagement.

In den Jahren danach kam es dann immer wieder zu neuen Herausforderungen für den Einkauf. So gab es in 2017 und 2018 wieder starke Preiserhöhungen beim Stahl und hatten viele Einkäufer auch noch mit Insolvenzen Ihrer Lieferanten zu kämpfen. Zudem gab es noch den Brexit, den Zollstreit zwischen der USA und China und Donald Trump.

Und seit letztem Jahr spielt die Welt völlig verrückt. Zum einen müssen wir erleben, wie ein Virus der globalen Wirtschaft erheblichen Schaden zufügen kann und nun stehen auch noch Lieferengpässe und starke Preiserhöhungen bei einer Vielzahl von Warengruppen ganz oben auf der Agenda der Einkäufer.

Spätestens jetzt muss jedem Einkaufsleiter klar sein, wie wichtig ein Risikomanagement ist und das ein weiteres Ignorieren langfristig gesehen zu erheblichen Nachteilen führen kann. Aufgrund der vielen Gesprächen, die ich in den letzten Monaten mit Firmen geführt habe, bin ich mir dieses Mal auch ziemlich sicher, dass dieses Thema nicht wieder in der Schublade landen wird.

Aber wie sollte ein professionelles Risikomanagement aussehen?

Anbei möchte ich Ihnen fünf Tipps geben:

1. Keep it simple!

Es gibt wirklich erstklassige Risikomanagementsysteme, sollten Sie jedoch „Anfänger“ bei diesem Thema sein, so kann ich nur empfehlen, zuerst ein einfaches Tool einzuführen. Erstens geht die Einführung so schneller und zweitens sind die Mitarbeiter dann eher bereit, auch langfristig damit zu arbeiten.

2. Starten Sie mit einer Übersicht der potenziellen Risiken.

Damit Sie nicht immer auf neue Risiken reagieren müssen, empfehle ich Ihnen zuerst eine Liste aller möglichen Risiken zu erstellen. Dies hilft dem Einkäufer bei der Zuordnung der Risiken zu den Lieferanten und/oder Warengruppen. Sehen Sie es als Art Checkliste.

3. Bewerten Sie mögliche Risiken

Das Erkennen möglicher Risiken ist schon mal eine gute Grundlage, noch wichtiger ist es jedoch, diese auch zu bewerten – am besten nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Hier bitte nicht versuchen, exakte Werte zu ermitteln, wie 42,1 Prozent Eintrittswahrscheinlichkeit und 90.345 Euro Schadenshöhe, sondern nur in groben Klassen einstufen.

4. Definieren Sie mögliche Gegenmaßnahmen

Sobald Sie die wichtigsten Risiken kennen, müssen Sie für die bedrohlichsten Risiken pragmatische Gegenmaßnahmen definieren und diese dann auch umsetzen. Befürchten Sie zum Beispiel eine Lieferanteninsolvenz wäre der Aufbau eines neuen Lieferanten eine mögliche Maßnahme.

5. Risikomanagement ist keine einmalige Sache!

Sobald Sie mit der Umsetzung der Gegenmaßnahmen fertig sind, endet das Risikomanagement nicht. Da immer wieder neue Risiken auftauchen können oder ein schon bekanntes Risiko plötzlich bei einem weiteren Lieferanten eine Rolle spielt, bedarf es eine regelmäßige Überprüfung. Somit ist das Risikomanagement kein Projekt, sondern eine langfristige Tätigkeit im Einkauf.

 Und nun hoffe ich, dass Sie, liebe Leser und Leserinnen, spätestens jetzt das Thema Risikomanagement auf dem Radar haben und mit der Einführung starten. Mir ist bewusst, dass der Einkauf gerade stressige Zeiten erlebt, aber Sie werden auch zukünftig immer wieder Gründe – oder besser Ausreden – finden, das Thema nicht anzugehen. Und wenn dann die nächste Krise kommt, werden Sie sich tierisch darüber aufregen…

Der Autor: Hans Boot

Hans Boot ist Partner bei der Durch Denken Vorne Consult GmbH, eine auf Einkauf und SCM spezialisierte Unternehmensberatung. Zuvor war er über zwölf Jahre als Führungskraft im Einkauf unterschiedlicher Unternehmen tätig.

Seine Kolumne erscheint exklusiv auf Technik-Einkauf.de.

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