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12 KPIs, wie der Einkauf mit Spend Management effizienter wird

Erstellt am 6. Mai 2019

12 KPIs, wie der Einkauf mit Spend Management effizienter wird

Coupa zeigt in seinem Business Spend Management Benchmark-Report 2019 an jeweils drei KPIs in vier Bereichen, wie Einkauf mit einem Business Spend Managemet effizient und nachhaltig gelingen kann.

Mit BSM und unternehmensweiter Ausgabentransparenz bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, um Verluste aus nicht genutzten Rahmenverträgen zu stoppen, die Lieferbasis durch Reduzierung der Lieferantenanzahl zu optimieren, eine angemessene Bewertung der Lieferanten zur Risikominderung sicherzustellen und bessere Verträge und Zahlungsbedingungen auszuhandeln, um einen echten Mehrwert zu generieren.

Drei KPIs für eine Beschaffungs-Transformation

Diese KPIs können zur Bewertung des Reifegrades der Beschaffungs-Organisation verwendet werden. Ein Unternehmen beginnt seinen Reifegrad zu steigern, wenn es von transaktionalem Multi-Sourcing zum Aufbau von Prozessen kollaborativer Vertragsabschlüsse mit Lieferanten übergeht.

1. Prozentsatz der strukturierten Ausgaben: Gibt die Höhe der Ausgaben an, die über Kataloge und Punchouts abgedeckt sind. Umfangreich strukturierte Ausgaben stellen sicher, dass das Unternehmen die Vertragsbedingungen in großem Umfang durchsetzen, Produktkategorien, -gruppen und -familien angemessen darstellen und die Einkaufsprozesse im Unternehmen rationalisieren kann.

2. Prozentsatz der vertraglich abgedeckten Ausgaben: Quantifiziert den Prozentsatz der Ausgaben für Verträge. Vertraglich abgedeckte Ausgaben führen üblicherweise zu Einsparungen, während Ausgaben ohne Vertrag die Einsparquote verringern. Der vertraglich abgedeckte Einkauf reduziert auch das Risiko, indem er die Ausgaben an geprüfte Lieferanten und Bedingungen weiterleitet.

3. Prozentsatz der Nicht-Tail-End-Lieferanten: Prozentsatz der Lieferanten, die 80 Prozent der Ausgaben abdecken. Die Konsolidierung der Ausgaben schafft Verhandlungsspielräume und reduziert die Kosten für die Zusammenarbeit mit und die Verwaltung von Lieferanten.

Drei KPIs für eine Einkauf-Transformation

Diese KPIs können zur Bewertung des Reifegrades der Einkaufs-Organisation verwendet werden. Eine ausgereifte Organisation hat nicht nur Bestellanforderungs- und Genehmigungssysteme eingerichtet, sondern integriert die Beschaffung in Verträge, setzt spezialisierte Teams ein, die mit Geschäftseinheiten zusammenarbeiten, und bedient sich systematischer Überwachung von Lieferantenleistung und -risiko.

1. Prozentsatz der vorab genehmigten Ausgaben: Zeigt den Einfluss der Beschaffung auf die Veränderung der Unternehmensausgaben sowie die Akzeptanz von Richtlinien durch die Mitarbeiter an. Ein höherer Prozentsatz in dieser Kennzahl gibt dem Bereich Beschaffung und dem Finanzwesen Einblick in mehr Ausgaben, stellt sicher, dass mehr Ausgaben an vorab überprüfte Lieferanten gehen, und realisiert ausgehandelte Einsparungen.

2. Prozentsatz der elektronischen Verarbeitung von Bestellungen: Misst den Erfolg von eProcurement-Initiativen, die darauf abzielen, die Bearbeitungszeit von Bestellungen sowie die Frustration von Mitarbeitern und Lieferanten zu reduzieren. Eine hohe Rate an digitalen Bestellungen bedeutet oft, dass die Beschaffungsteams Zeit haben, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.

3. Durchlaufzeit von Bestellanforderung bis Bestellung: Quantifiziert das Intervall zwischen der Erteilung einer Bestellanforderung und dem Erhalt einer Bestellung. Wenn die Durchlaufzeit von Bestellanforderung bis Bestellung verkürzt wird, verbessern Mitarbeiter und Lieferanten die Produktivität und, was noch wichtiger ist, die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien.

Drei KPIs für eine Transformation der Rechnungsabwicklung

Diese KPIs können zur Bewertung des Reifegrades der Kreditorenbuchhaltungsorganisation und deren Rechnungsverwaltungsprozessen verwendet werden.

1. Prozentsatz der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Gibt den Prozentsatz der Rechnungen an, die digital von den Lieferanten erfasst wurden. Je höher der Prozentsatz der elektronischen Rechnungsstellung, desto weniger Zeit verbringen Kreditorenbuchhaltungs-Teams mit der wertschwachen, manuellen Transaktionsverarbeitung. Die elektronische Erfassung von Rechnungen von Lieferanten ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden, die bei der manuellen oder optischen Datenerfassung auftreten, und die Mehrwertsteuer-Compliance zu automatisieren.

2. Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe: Gibt die durchschnittliche Zeit in Stunden von der Rechnungsstellung bis zur Genehmigung an. Eine schnelle Rechnungsfreigabe stellt nicht nur sicher, dass es keine unnötigen Verzögerungen bei Projekten aufgrund von Zahlungsverzögerungen gibt, sondern ermöglicht auch Skontoabzüge und sorgt für weniger Statusabfragen. Außerdem entfällt die Belastung durch Verzugsstrafen und damit verbundene Untersuchungen.

3. Erstmalige Übereinstimmungsrate: Gibt den Prozentsatz der Rechnungen an, die mit Bestellungen übereinstimmen. Eine hohe erstmalige Übereinstimmungsrate reduziert die manuellen Verwaltungskosten, um Rechnungsposition und -menge abzugleichen, Toleranzen anzuwenden, auf das entsprechende Konto zu kodieren und die entsprechenden Genehmiger zu ermitteln. Darüber hinaus tragen hoch automatisierte Prozesse dazu bei, die Zahlung von betrügerischen Rechnungen zu vermeiden.

Drei KPIs für eine Transformation der Ausgaben

Diese KPIs können zur Bewertung des Reifegrades der Ausgaben-Prozesse verwendet werden.

1. Genehmigungszeit für Ausgaben: Gibt die durchschnittliche Zeit in Stunden von der Ausgabenabrechnung bis zur Genehmigung an. Kürzere Genehmigungszeiten beugen Mitarbeiterfrustration über verspätete Rückerstattungen vor und ermutigen die Mitarbeiter, Ausgabenabrechnungen rechtzeitig einzureichen, um eine bessere Transparenz der Ausgaben zu gewährleisten.

2. Prozentsatz von richtlinienkonformen Ausgabenpositionen: Gibt den Prozentsatz von Zeilen-Positionen an, die mit der Unternehmensrichtlinie zu Reisekosten und Ausgaben übereinstimmen. Ein hoher Prozentsatz an richtlinienkonformen Ausgabenpositionen bedeutet, dass die Mitarbeiter diese Richtlinien verstehen und oft auch, dass das System zum Einreichen von Ausgaben automatisierte Prozesse zur Überprüfung der Konformität aufweist.

3. Prozentsatz der manuellen Kostenprüfung: Gibt den Prozentsatz der Ausgabenabrechnungen an, die von Menschen überprüft werden. Unternehmen sind bestrebt, manuelle Prüfungen zu reduzieren und gleichzeitig Betrug und Fehler zu erkennen, oft durch die Priorisierung der Überprüfung von hochriskanten Abrechnungen. Wenige Überprüfungen reduzieren in der Regel die Genehmigungsund Erstattungszeit für die Mitarbeiter.

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[1] Kennzahlen im Einkauf: So schneidet der Einkauf 2018 ab: https://www.technik-einkauf.de/news/kennzahlen-im-einkauf-so-schneidet-der-einkauf-2018-ab/

[2] Die 10 wichtigsten Kennzahlen im Einkauf: https://www.technik-einkauf.de/ratgeber/die-wichtigsten-kennzahlen-im-einkauf/

[3] Wie werde ich Einkäufer?: https://www.technik-einkauf.de/ratgeber/wie-werde-ich-einkaeufer/

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