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Superheld

01.10.2018

Die wahren Helden arbeiten im Hintergrund

Elon Musk füllt Säle wie Justin Bieber, Startups und etablierte Unternehmen ergänzen ihre Namen durch Hype-Begriffe, nur um für Investoren attraktiver zu erscheinen oder ihre Aktienkurse in die Höhe zu treiben. Was dabei oft vergessen wird: Damit auch die Zahlen stimmen, arbeitet die Kreditorenbuchhaltung hart – doch den Ruhm für ihr Engagement ernten meist andere.

Eigentlich zu Unrecht, denn die Buchhaltungsprofis arbeiten agiler denn je und verdienen damit einen Teil des Rampenlichts. Die folgenden Statistiken von verschiedenen renommierten Instituten und Dienstleistern beweisen, dass die Profis der Lieferantenbuchhaltung eigentlich keine Boy-Band, sondern die Helden im Hintergrund sind, die die Business-Maschine finanziell am Laufen halten.

18,5 Billionen US-Dollar Rechnungsvolumen

Bereits 2014 wurden von US-Unternehmen B2B-Zahlungen in Höhe von 18,5 Billionen erfolgreich abgewickelt. Der digitale Handel zwischen internationalen Unternehmen wird sich weiter verstärken. Das Beratungsunternehmen Deloitte geht davon aus, dass das Rechnungsvolumen bis 2020 die Marke von 23 Billionen Dollar ­überschreiten wird. Capgemini und der Finanzdienstleister BNP Paribas prognostizieren in ihrem World Payments Report, dass bis 2020 weltweit 122 Milliarden digitale Transaktionen abgewickelt werden. Viele Rechnungen werden bereits elektronisch gestellt, doch die Verantwortung für eine pünktliche Bezahlung von Lieferanten und Partnern liegt immer bei der Kreditorenbuchhaltung.

2,74 US-Dollar pro Rechnung

Die Kosten pro Rechnung gehört zu den wichtigsten Kennzahlen, um die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung zu messen. Dort beschäftigte Mitarbeiter nutzen Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), um die Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen, Fehlerquoten zu verringern und Abweichungen von Standardprozessen auf ein sinnvolles Minimum zu reduzieren. Nach Berechnungen des amerikanischen Institute of Finance & Management (IOFM) erreichen Unternehmen bereits mit moderater Automatisierung Kosten je Rechnung in Höhe von 4,76 US-Dollar. Durch eine vollständige Automatisierung sollen sich diese sogar auf bis zu 1,77 US-Dollar senken lassen. Analysen der Supply Chain Experten von Ardent Partners haben ergeben, dass bei Top-Unternehmen die Kosten für die Bearbeitung einer eingehenden Rechnung im vergangenen Jahr bei guten 2,74 US-Dollar pro Rechnung lagen. Das Potenzial ist also riesig und schon heute leisten die Mitarbeiter von Kreditorenbuchhaltungen einen wichtigen Beitrag zur Wertschöpfung des gesamten Unternehmens – und zwar deutlich über die Inanspruchnahme von Skonto hinaus. 

Bis zu 25.000 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent

Ein in Vollzeitbeschäftigter der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet laut Analysen der Hacket Group durchschnittlich rund 14.986 eingehende Rechnungen pro Jahr – in Top-Unternehmen mit hohem Automatisierungsgrad sind es sogar 25.733. Neuere Berechnungen des erwähnten IOFM ergeben 8.600 beziehungsweise 22.756 Rechnungen pro Vollzeitäquivalent (FTE). Der Rechnungsdurchsatz großer Unternehmen ist also enorm.

3,5 Tage Bearbeitungszeit

Nach Analysen der Supply Chain Experten von Ardent Partners verarbeiten Top-Unternehmen eine eingegangene Rechnung innerhalb von 3.5 Tagen. Der Standard ohne Automatisierung schwankt laut Hackett Group und Ardent Partners und zwischen 10 und 12 Tagen. Die Einsparpotentiale durch Automatisierung und verbesserte Prozesse sind also enorm.

Über 90 Prozent der Rechnungen pünktlich

Pünktliche Zahlungen haben großen Einfluss auf die Qualität einer jeden Geschäftsbeziehung. Neben dem schlichten Rechnungsvolumen gehören die Prüfprozesse, zu den größten Herausforderungen. Insbesondere große Unternehmen gleichen Bestellungen und Lieferungen bereits automatisch mit eingehenden Rechnungen ab. Laut Ardent Partners sind bei Top-Unternehmen 71 Prozent der Rechnungen direkt mit der zugehörigen Bestellung verknüpft. Der Marktdurchschnitt liegt hier bei lediglich 21,8 Prozent. Ist der Procure-to-Prozess digitalisiert, können 91 Prozent der Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Fazit: Helden im Hintergrund verdienen Unterstützung

Die Statistiken beweisen, dass Mitarbeiter von innovativen Kreditorenbuchhaltungen täglich hart daran arbeiten, ihr Unternehmen weiter voran zu bringen, den Cache-Flow zu verbessern und die Ergebnismarge (Ebit) zu steigern. Sie sind die Helden im Hintergrund und haben gemeinsam mit dem Einkauf einen hohen Anteil am Geschäftserfolg eines Unternehmens. Wenn sie nicht in einem Top-Unternehmen arbeiten und von Automatisierung von Routineaufgaben profitieren können, ist ihre Leistung umso größer: Sie müssen Rechnungen händisch prüfen, Verträge verwalten, Wareneingänge prüfen und Zahlungsfreigaben einholen. Unternehmen sollten ihnen so bald wie möglich unter die Arme greifen und sie von ständig wiederkehrende Routineaufgaben entlasten.

Doch ganz gleich wie weit ihr Unternehmen den Procure-to-Pay-Prozess bereits digitalisiert hat: Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sind der Schlüssel für eine gute und effektive Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern – und werden es auch bleiben. Technik kann sie dabei unterstützen, doch sind es Automatisierung und die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses kann ihnen bei der Erfüllung täglicher Routineaufgaben eine große Hilfe sein, sodass sie sich auf strategischere Themen fokussieren können. Beispielsweise können sie Lieferanten mit digitalen Finanzlösungen wie Dynamic Discounting oder Supply-Chain-Financing (SCF) unterstützen – und damit die gemeinsame Geschäftsbeziehung auf ein neues Level heben.

Autor: Andreas Thonig, Country Manager DACH bei Tradeshift

(Bild: alphaspirit-Fotolia.de)

Autor: Kathrin Irmer

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