(Bild: Joachim Wendler/AdobeStock)
Was bringt Unternehmen, Verwaltungen oder andere Einrichtungen dazu, auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung, E-Invoice) umzusatteln? Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit das Projekt erfolgreich ist?
Das sind nur einige Fragen, mit denen sich der eco-Verband in Kooperation mit dem Information Management Institut (IMI) an der Hochschule Aschaffenburg befasst hat. Die Ergebnisse dazu haben sie kürzlich in der aktualisierten Studie “Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing” vorgestellt.
Nicht nur hohe Einsparungen möglich
Das Einbinden von elektronischen Rechnungen und der damit verbundene Wegfall von Papierrechnungen birgt nicht nur ein hohes Einsparpotenzial. Ziel ist es, in Europa ein einheitliches Abrechnungssystem zu etablieren, das die universelle Akzeptanz und Bearbeitung zwischen verschiedenen Instanzen ermöglicht.
Bis Unternehmen und Organisationen aber an dieser Stelle stehen, müssen noch viele Hürden überwunden werden. Gerade Verwaltungen stehen diesem Vorgang skeptisch gegenüber, so hinken diese beim Thema E-Rechnung hinterher.
Drei wichtige Voraussetzungen für die E-Rechnung
Damit sich dieses Blatt zukünftig wendet, haben die Wissenschaftler des IMI in der Studie drei Kernfaktoren herauskristallisiert:
- Praxistauglichkeit
- Qualitätsstandards
- Nutzer-Qualifikation
Für ein funktionierendes System müssen die Rechnungsformate, die eingesetzten Anwendungssysteme sowie die Übermittlung und Archivierung zu den jeweiligen Unternehmen passen. Nur mit dieser Praxistauglichkeit können Aufwände reduziert und die Akzeptanz auf Verwaltungsebene gesteigert werden.
“Bei allem Fokus auf den technischen Fortschritt von elektronischen Rechnungssystemen darf der Blick auf die einfache Handhabung im Arbeitsalltag und die Kompatibilität mit wichtiger Unternehmenssoftware nicht verloren gehen. Nur so kann der Aufwand reduziert werden. Darauf legt unser Unternehmen sehr großen Wert bei der Programmierung unserer Produkte”, erklärt Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer von GHX Deutschland.
Einheitliche Standards
Damit die E-Rechnung weitreichend akzeptiert und bearbeitet werden kann, entstehen derzeit offizielle europäische Standards und Formate. Doch wie korrekt und präzise arbeiten die Systeme? Derzeit mangelt es noch an Transparenz.
So ist für viele Anwender nicht ersichtlich, ob Anbieter die neuen Standards zuverlässig in das jeweilige System integriert haben. Um diese Schwachstelle zu beheben, ist es laut Studie wichtig, allgemeingültige Qualitätsstandards zur Qualifizierung der Produkte zu etablieren und zukünftig gutachterliche Gütesiegel zu vergeben, die durch eine neutrale, fachlich geeignete Instanz überreicht werden.
Schulung der Mitarbeiter ist Pflicht
“Bei der Diskussion um die Einführung der E-Rechnung vergessen viele Menschen eine wichtige Komponente: Die Mitarbeiterkompetenz. Wir merken immer wieder, dass vielen Angestellten die Expertise bei der Anwendung der Systeme fehlt, so dass die verbundenen Vorteile der elektronischen Rechnung für das eigene Unternehmen nicht vollständig ausgeschöpft werden können”, erläutert Dr. Christoph Luz. Deswegen darf eine Schulung zum Umgang mit den elektronischen Rechnungssystemen bei der Umstellung nicht fehlen.