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09.02.2018

Geschäftsreisende würden gerne Gesamtkosten kennen

Eine aktuelle Umfrage zeigt, dass nahezu alle Geschäftsreisenden große Erwartungen an die digitale Ausstattung ihres Unternehmens haben. Sie würden gern die Gesamtkosten Ihrer Reise vor Antritt einsehen können.

Die digitale Entwicklung in der Reisebranche bringt ständig neue Online-Services und Anwendungen auf den Markt, die die Gewohnheiten der Konsumenten stark verändern. Die neuen Technologien bieten eine einfache und schnelle Bedienung, eine große Auswahl an Reiseangeboten und individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Diese Möglichkeiten werden jedoch in vielen Unternehmen noch nicht genutzt, obwohl die Organisation von Geschäftsreisen komplex und zeitaufwändig ist.

KDS, ein weltweiter Anbieter von Online-Managementlösungen für das Buchen von Geschäftsreisen, hat die Unterschiede zwischen professionellen und privaten Reisen näher untersucht. Das Unternehmen befragte dazu mehr als 400 Geschäftsreisende in Deutschland. Die nun vorliegenden, ausführlichen Umfrageergebnisse zeigen die Gewohnheiten, Erwartungen und die zur Verfügung stehenden Buchungsmethoden der Geschäftsreisenden. Sie zeigen, dass die digitale Transformation in vielen Unternehmen noch nicht weit fortgeschritten ist.

Geschäftsreisende sind erfahrene Anwender digitaler Technologien

Buchungsportale, Routenplaner, Soziale Netzwerke und Online-Shopping: 74,6 Prozent der Geschäftsreisenden geben an, dass sie mit diesen Services vertraut sind und bezeichnen sich selbst als „fortgeschrittene Anwender“. Auch bei den älteren Teilnehmern (56-65 Jahre) liegt dieser Anteil bereits bei 72 Prozent.

Ein weiterer Hinweis auf die digitale Affinität ist die Bedeutung des Internetzugangs am Urlaubsort: 32,2 Prozent würden einen Urlaubsort ohne Internet nicht akzeptieren und für 48,4 Prozent ist Internet im Urlaub „sehr wichtig”. In ihrer Freizeit sind Geschäftsreisende aktive Nutzer von Reise-Apps. Bei mehr als der Hälfte der Befragten finden sich mindestens drei Reise-Apps auf dem Smartphone, bei jedem Zehnten sogar sechs oder mehr.

Geschäftsreisen: Traditionelle Buchungsmethoden überwiegen

Lediglich 28,7 Prozent der Geschäftsreisenden nutzen ein vom Unternehmen bereitgestelltes Buchungstool. 24,9 Prozent recherchieren und buchen alle Reiseelemente selbst auf ihren bevorzugten Webseiten. Beachtliche 23,2 Prozent buchen immer noch offline über das Reisebüro ihres Unternehmens. Ebenso viele überlassen diese Aufgabe einem Assistenten oder Reiseveranstalter in ihrem Unternehmen.

Geschäftsreisende verbringen viel Zeit mit der Buchung
Traditionelle Buchungsmethoden erfordern viel Zeit: Knapp die Hälfte der Befragten benötigt zwischen 20 und 40 Minuten, um eine Reise zu planen und zu buchen. 55 Prozent der Selbstbucher brauchen immerhin 20 bis 40 Minuten. Weniger als 20 Minuten benötigen in dieser Gruppe nur 32 Prozent. Ganz anders ist die Situation bei den Nutzern eines Buchungstools. Fast 63 Prozent aus dieser Gruppe benötigen weniger als 20 Minuten für das Planen und Buchen ihrer Geschäftsreise. Ein modernes Buchungstool erledigt diese Aufgabe in wenigen Minuten.

Welche Produktivitätssteigerungen die Digitalisierung entfalten könnte, zeigt sich vor allem auch beim erstaunlich hohen Zeitaufwand für die Buchung immer wiederkehrender Reisen. Hier würde man eigentlich einen deutlich geringeren Aufwand erwarten. Liegt der Anteil der wiederholten Reisen bei unter 30 Prozent, benötigen 43,9 Prozent der Befragten 20 bis 40 Minuten. Wiederholt sich jede zweite oder dritte Reise, sind es sogar 58 Prozent der Befragten, und bei 50 bis 80 Prozent Anteil immer noch 52,2 Prozent. Offenbar wird der Rechercheaufwand für Hotel und Transport nicht geringer, je öfter eine Reise gemacht wird. Es könnte aber auch daran liegen, dass bei größerer Häufigkeit der Eindruck noch verstärkt wird, besonders viel Zeit zu brauchen.

Roxana Bressy, CEO von KDS: „Mit einer modernen Travel-Management-Lösung lassen sich alle Reisedaten speichern. Wird die Reise wiederholt, müssten diese Daten nur noch aufgerufen werden. Das geht in Sekunden. Die Daten können bei Bedarf auch einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Gelten für ihn andere Vorgaben aus der Reiserichtlinie, nimmt das Programm sogar automatisch diese Anpassungen vor.“

Komplexe Organisation und viele Regularien

Geschäftsreisende empfinden einige Aufgaben als besonders herausfordernd: die Reiserichtlinie des eigenen Unternehmens zu finden (31,6 Prozent), die Reisespesen abzurechnen (31,2 Prozent), ein Hotel in der Nähe des Treffpunkts zu finden, das auch der Reiserichtlinie entspricht (30 Prozent), und die beste Route zu planen (knapp 28 Prozent). Wer eine Geschäftsreise organisiert, muss verschiedene Regeln und Einschränkungen beachten und die Reise optimieren. Er muss Informationen recherchieren, Routen ausarbeiten und das richtige Hotel wählen. Außerdem gilt es sicherzustellen, dass die Kosten durch die Reiserichtlinie gedeckt sind. Deshalb würden 89 Prozent der Geschäftsreisenden gerne schon vor Reiseantritt die Gesamtkosten ihrer Reise kennen. Mit den digitalen Möglichkeiten von heute sollte das kein besonderes Problem sein. Sie werden von den Unternehmen offenbar noch zu selten genutzt.

Geschäftsreisende erwarten Services in allen Phasen einer Reise

Erstaunlich viele Teilnehmer, die ihre Reise buchen lassen, wünschen sich Verbesserungen, die nur technisch gelöst werden können: Nahezu 95 Prozent aller Befragten hätten gerne alle Reiseinformationen unterwegs parat. Nahezu 97 Prozent würden gerne Hinweise bei Verspätungen erhalten. Ganz oben auf der Wunschliste stehen außerdem die Berücksichtigung ihrer Vorlieben anhand ihres früheren Buchungsverhaltens und die Möglichkeit, ihre Reise an einem beliebigen Ort und zu einem beliebigen Zeitpunkt ändern zu können. Auch das Scannen ihrer Ausgabenquittungen unterwegs mit ihrem Smartphone würde die meisten Reisenden entlasten.
84 Prozent der Geschäftsreisenden halten die personalisierten und automatisierten Services der digitalen Welt wie semantische Suche, gespeicherte Befehle auf E-Commerce-Seiten, Speicherung von Adressen zur Berechnung von Reiserouten für praktisch und zeitsparend. Die ablehnende Haltung, die noch vor ein paar Jahren der Nutzung personenbezogener Daten entgegengebracht wurde, scheint nicht mehr relevant zu sein, denn nur noch 6 Prozent der Befragten betrachten personalisierte Services als aufdringlich.

Ungeliebte Reiserichtlinie

Wie alle Regeln, die mit Zwängen verbunden sind, ist die Reiserichtlinie keine Lektüre, die Begeisterung auslöst – ganz zu schweigen von dem knappen Drittel der Teilnehmer, die überhaupt nicht wissen, welche Richtlinie ihr Unternehmen hat. Nur 37,9 Prozent geben an, alle Regeln zu kennen. Immerhin ist sich die weit überwiegende Mehrheit (81,5 Prozent) bewusst, dass die Nichteinhaltung der Regeln, wie das Buchen außerhalb der vorgegebenen Kanäle, zu Sicherheitsproblemen führen kann, weil das eigene Unternehmen dann nicht weiß, wo man sich gerade aufhält.

Wie zufrieden sind die Reisenden

Insgesamt sind die Reisenden ziemlich zufrieden mit den Tools und Services, die ihnen für die Organisation einer Geschäftsreise zur Verfügung gestellt werden. Sieht man sich genauer an, welcher Zusammenhang zwischen der bevorzugten Buchungsmethode und der Zufriedenheit besteht, dann fällt auf, dass diejenigen, die jedes Reiseelement selbst recherchieren und buchen, am wenigsten zufrieden sind (27 Prozent). Bei den Nutzern von Buchungstools ist dagegen keiner unzufrieden.

Die Disruption im Geschäftsreisemarkt ist allgegenwärtig. Die Unternehmen müssen ihre Lösungen und Prozesse überdenken, um den Anforderungen ihrer reisenden Mitarbeiter gerecht zu werden. Denn die erwarten von den digitalen Lösungen für Geschäftsreisen die Einfachheit und Leistungsfähigkeit, die sie von ihren Privatreisen längst gewohnt sind. KDS unterstützt die jetzt anstehenden Veränderungen in den Unternehmen mit einer Cloud-basierten, sehr benutzerfreundlichen End-to-End-Lösung für das schnelle und einfache Buchen von Geschäftsreisen. Dass unsere Lösung nachweislich die Produktivität und Flexibilität der Mitarbeiter steigert und die Reisekosten signifikant senkt, erleichtert die Entscheidung für Veränderungen“, erläutert Roxana Bressy.

(Bild: i-Picture-Fotolia.de)

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