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27.02.2018

Lieferanten gemeinsam bewerten

Die Erfahrungen der Community für die Risikobewertungen der Lieferanten zu nutzen, das ist ein Ansatz, den die Spend-Management-Plattform Coupa jetzt aufgegriffen hat. Wir sprachen mit Karsten Rose, Sales Director Central Europe, Coupa Deutschland GmbH, über die neuen Funktionalitäten.

Herr Rose, Coupa ist als Cloud-basierte Spend-Management-Plattform immer im Wandel. Welche Weiterentwicklungen gab es?
Rose:
Bei Coupa erhält die Plattform jährlich drei Innovation-Releases. Mit jedem Release stehen auf der gesamten Plattform neue Funktionalitäten und neue Lösungsmodule zur Verfügung. Im letzten Jahr sind verschiedene neue Module dazu gekommen, beispielsweise Coupa Open Buy mit Amazon Business, dann das Thema Risk Aware und das Thema Sourcing-Optimierung.

Was steckt hinter Risk Aware?
Rose: Risk Aware ist im Prinzip ein Ansatz, mit dem die Coupa Community die Risiken von Lieferanten schneller und aussagekräftiger bewerten kann. Denn unsere Kunden tauschen sich auf unserer Transaktionsplattform regelmäßig über die Zufriedenheit mit Lieferanten aus. Aber wir gehen noch einen Schritt weiter: Wir nutzen das Zusammenspiel von intelligenter Technologie und der Coupa Community, um das Risiko des Lieferanten in Echtzeit bewerten zu können. Die Bewertungen einzelner Unternehmen werden an die gesamte Community weitergegeben – natürlich anonymisiert und freiwillig. Erfolgt dann z.B. eine Bestellanforderung für diesen Lieferanten, wird aufgrund dieser Informationen mittels einer Ampelkennzeichnung der Risikostatus des Lieferanten in Echtzeit angezeigt. Das heißt, bereits beim Erstellen der Bestellanforderung sieht man, ob Risiken bei diesem Lieferanten vorliegen, wie diese sich aufteilen und kann dadurch rechtzeitig reagieren. Wir nutzen also die Community-Erfahrung und geben diese in Echtzeit weiter.

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“Der Erfolg der Digitalisierungsprojekte muss messbar sein, denn sonst werden sie nicht wahrgenommen.” Karsten Rose, Sales Manager, Coupa

Und was steckt hinter der Sourcing-Optimierung?
Rose: Mit dieser neuen Lösung sind wir jetzt in der Lage, hochkomplexe Optimierungsszenarien mit technologischer Unterstützung zu adressieren. Durch die Akquisition von Trade Extensions, einer schwedischen Firma, die sich auf die Analyse von mathematischen Optimierungsalgorithmen in der Beschaffung und Logistik spezialisiert hat, können wir einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Hierzu ein Beispiel: Bei komplexen Beschaffungsprojekten mit hunderten von Vergabe-Losen spielen nicht nur der Preis, sondern auch viele andere Faktoren wie Kapazitäten, Verfügbarkeiten, Regionalität, etc. bei der Vergabeentscheidung eine Rolle. Trade Extension, bzw. Coupa Sourcing Optimization (CSO) erlaubt dem Anwender, mit großen Datenmengen „zu spielen“, zahlreiche „Was-wäre-wenn-Szenarien“ zu entwickeln und diese zu analysieren, um so die Lösungen zu finden, die ihren strategischen Zielvorgaben am besten entsprechen. Damit können Vergabeentscheidungen auch wieder in Echtzeit überprüft und optimiert werden.

Die Technologie macht also Vorschläge wie es besser laufen könnte…?
Rose: Ja, das macht sie. Sie müssen sich das wie ein Excel-Datenblatt vorstellen. Mit der Technologie können beispielsweise komplexe Logistik-Ausschreibungen durchgeführt werden. Stellen Sie sich vor, Sie haben hunderte von Carriern, tausende von LKW-Ladungen, die von A nach B gebracht werden, vollbeladen oder halbbeladen. Mit unserem Tool können vorab die verschiedenen Varianten getestet, Strategien ausprobiert werden, auch mit den praxisnahen Umsetzungen. Das öffnet uns ganz viele neue Türen: International bekannte Unternehmensberatungen nutzen beispielsweise das Tool in der Kundenberatung.

Also wird die Nutzung von Künstlicher Intelligenz immer wichtiger?
Rose: Ja. Mit Artificial Intelligence unterstützter Technologie können aus unstrukturierten Daten Ausgabenmuster automatisiert abgeleitet werden. Heterogene Datentöpfe werden bereinigt, vereinheitlicht und ermöglichen eine AI-gestützte Klassifizierung und Standardisierung der Lieferantendaten mit hoher Trefferquote. Hat ein Kunde beispielweise die Herausforderung 15 verschiedene ERP-Systeme für ein Sourcing-to-Pay-Projekt zusammenzuführen, muss er sich erst einmal eine grundlegende Übersicht verschaffen, was er wo und bei welchen Lieferanten ausgegeben hat. Dank der Akquisition des englischen Unternehmens Spend 360 können wir jetzt AI-gestützt sehr schnell eine Ausgabenanalyse,- und Lieferanten-Bereinigung durchführen, bevor das eigentliche Projekt gestartet wird. Wir können damit auch das vorgelagerte Projektvorhaben strategisch optimieren und umsetzen. Sie sehen, wir gehen jetzt mehr und mehr in die Breite.

Ist das der Weg den Plattformen gehen müssen?
Rose: Ja, sich immer breiter aufzustellen ist sehr wichtig! Das gilt sowohl für den Ausbau der Funktionalität als auch für die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen. Coupa ist ja eine offene Plattform: Offen heißt, offen für andere technische Integrationsanbieter. Und so haben wir über die Kooperation mit der Software AG vor kurzem einen weiteren Standard Connector zur Verfügung gestellt bekommen, der die Integration von SAP- und Oracle-ERP-Systemen mit Coupa erheblich vereinfacht und damit beschleunigt. Das heißt, wir bauen unser technologisches Framework weiter aus. Coupa wird dann ein Hub, an den sich die einzelnen Anbieter mit Standards anbinden können. Ich kann mir auch vorstellen, dass künftig auch Informationsbroker die Standardschnittstellen nutzen.

Eines Ihre neuen Angebote ist die Zusammenarbeit mit Amazon Business. Was steckt dahinter?
Rose:
Unser Ziel ist es, unseren Kunden noch bequemere Prozesse anzubieten. Auf Basis von Coupa Open Buy mit Amazon Business können sie alle Produkte, die sie benötigen, schnell recherchieren, finden und kaufen. Und zwar auch diejenigen, die nicht auf der eigentlichen Einkaufsplattform des Unternehmens angezeigt werden, sondern eben auch diejenigen, die via Amazon Business erhältlich und zum Einkauf freigegeben sind. Coupa Open Buy zeigt die jeweiligen Budgets und den noch verfügbaren Anteil automatisch an und gewährleistet damit, dass die Bestellungen im vorgegebenen Rahmen bleiben. Die Unternehmen profitieren von sinkenden Kosten und einer deutlich besseren Compliance in Bezug auf die Ausgaben, die Anwender von einer bequemen Handhabung.

Sie unterstützen also die Einkaufsabteilungen dabei, Maverick Buying zu verhindern?
Rose: In zahlreichen Unternehmen ist es üblich, dass die Mitarbeiter die notwendigen Bestellungen auf Basis vordefinierter Kataloge vornehmen. In vielen Fällen sind diese Kataloge entweder unpassend für individuelle Anforderungen oder schlicht nicht mehr aktuell. Dies führt in der Praxis oftmals dazu, dass Bestellungen außerhalb der vorgesehenen Prozesse vorgenommen werden. Das Ergebnis ist ein Ausgaben-Management, bei dem die Compliance-Vorgaben nicht eingehalten werden und günstigere Konditionen ungenutzt bleiben. Mit Coupa Open Buy haben die Anwender einen direkten Zugriff auf die unzähligen Produktwelten von Amazon Business, die weit über das Bestandsangebot der kundeneigenen Kataloge hinausgehen. Damit erhöht sich für die Anwender die direkte „Trefferquote“ in Bezug auf gesuchte Produkte und die entsprechenden Transaktionen bleiben für die Unternehmen transparent und innerhalb der vorgegebenen Prozesse. Auch Einmalkäufe können auf dieser Basis ideal und ohne aufwändige Vorbereitungen wie etwa ein eigenes Supplier-Onboarding vorgenommen werden.

Man könnte doch Amazon auch ohne Coupa nutzen…
Rose:
Es ist für den Bestellanforderer einfacher, wenn die Workflows in Coupa hinterlegt sind: Genehmigungsfreigaben, Wertgrenzen und das Berechtigungsmanagement– das können sie alles steuern. Der flexible Aufbau von Coupa Open Buy erlaubt es den Anwendern, die Lösung für sich ganz individuell zu konfigurieren. Beispielsweise können die Produktalternativen, die Amazon Business bietet, bei jeder Suchanfrage automatisch mit in Coupa angezeigt werden oder nur, falls die bestehenden Kataloge kein Suchergebnis liefern.

Wie wird sich der Einkauf in den nächsten Jahren Dank der Digitalisierung verändern?
Rose
: Das möchte ich gern mit den Buchstaben beschreiben, aus denen Coupa besteht und die sind auch ganz bewusst so gewählt worden, um die Zukunft zu adressieren: C wie Comprehensive. Ich bin der Meinung, dass nur solche Lösungen überleben werden, die den Einkaufs-Prozess ganzheitlich adressieren. O wie Open: es werden nur solche Systeme am Markt verbleiben, die offen sind. Offen auch für Daten-Integration. U wie Unified: Mit einer einheitlichen Benutzerfläche und einer einheitlichen Benutzerlogik. Das wird auch in der Zukunft immer wichtiger sein. Dann P wie Prescriptive: Beschreibend. Ich denke, dass die Community eine sehr große Rolle im Einkauf spielen wird, beispielsweise bei der Supply Chain Risikobewertung. Das letzte Accelerate – Beschleunigung: Die Digitalisierung des Einkaufs muss zeitnah mehrwertstiftend sein. Das Business ändert sich ständig, und es ist ein riesiger Vorteil, wenn man sich ändernden Marktbedingungen schnell anpassen kann.

Ist es das, was hinter der Digitalisierung steckt?
Rose:
Jeder Einkaufsleiter sollte sich vorab fragen: Wie können wir den Erfolg der Digitalisierung dieses Projektes messen? Denn wenn sie es nicht messen können, sehen sie auch den Erfolg nicht. Wenn das Ergebnis ist, dass Rechnungen ohne Bestellbezug abgenommen haben oder statt drei Wochen für die Bestellgenehmigung nur noch 24 Stunden benötigt werden, weil mobile Endgeräte wie iPad oder Smartphones genutzt werden – dann entsteht messbarer Mehrwert für die Kunden.

Autor: Kathrin Irmer

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