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14.12.2016

Lieferantenmanagement: Immer das Beste fordern

Systematisches Lieferantenmanagement ist zentrale Grundlage eines erfolgreichen Einkaufs. Wir sprachen mit René Grams, Manager Processes and Tools im Corporate Procurement bei Bilfinger SE, wie der Industriedienstleister dies meistert.

Herr Grams, Bilfinger ist ein global agierendes Unternehmen. Wie ist der Einkauf aufgestellt?

Bilfinger wird in der Außenansicht als global agierendes Unternehmen wahrgenommen, besteht aber aus mehr als 400 eigenständigen Einheiten, die fast alle einen mittelständischen Charakter haben und auch weltweit verteilt sind. Daher ist der Einkauf dezentral organisiert. In jeder Bilfinger-Einheit gibt es mindestens einen Einkäufer, der vor Ort arbeitet, die operativen Bedarfe sammelt und die Schnittstelle zum Lieferantenmarkt darstellt. Das heißt aber auch, dass es unterschiedliche Anforderungen an die Lieferanten gibt.

Wie sehen die Lieferumfänge aus, die Sie einkaufen?

Bilfinger bietet als Industriedienstleister seinen Kunden aus der Prozessindustrie maßgeschneiderte Engineering- und Serviceleistungen. Deshalb gehören zu unseren Lieferanten kleine Handwerksbetriebe genauso wie global agierende Firmen, die beispielsweise mehrjährige Verträge über Wartungsarbeiten auf Ölplattformen übernehmen. Scherzhaft sagen wir: Bilfinger kauft alles ein, von Schnittgemüse bis zur Gasturbine, und so breit gefächert sind auch die Lieferanten. Wir haben zurzeit mehr als 80.000 aktive Lieferanten pro Jahr. Deshalb haben wir 2011 begonnen, einen einheitlichen Prozess für das Lieferantenmanagement zu konzeptionieren.

Wie sieht das jetzt aus?

bild René Grams

René Grams, Manager Processes and Tools, Corporate Procurement Bilfinger SE. (Bild: Bilfinger)

Wir haben in den letzten Jahren ein konzernweites einheitliches Lieferantenmanagement-System aufgesetzt, so dass die Informationen, die bisher hauptsächlich dezentral vorlagen, in einer Datenbank gesammelt werden. Zukünftig können alle Bilfinger-Einheiten auf die gleichen Lieferanten- und Dienstleister-Informationen zugreifen.

Und das bei so unterschiedlichen Anforderungen?

Die Anforderungen sind in den lokalen Einheiten natürlich sehr unterschiedlich, sowohl was das abverlangte Leistungsspektrum der Lieferanten anbelangt als auch die Warengruppen. Unser Lieferantenmanagement-System wird als zentrale Datenbank genutzt, aber auch dezentral gepflegt. Alle Einkäufer haben Zugriff auf die hinterlegten Datensätze, können ihre Lieferantenbewertungen dort abgeben und aktualisieren. Mit dem zentralen Portal haben wir sozusagen ein „Single Point of Truth“ für Lieferantendaten – seien es Adressen, Ansprechpartner, Warengruppenzuordnungen, Antworten aus elektronischen Fragebögen, Zertifikate, Bescheinigungen oder Nachweise, die an einer Stelle vorrätig sind und auf die alle zugreifen können. Das unterstützt auch die dezentralen Einkaufsentscheidungen bei der Auswahl der richtigen Lieferanten.

Haben Sie ein System eingekauft oder selbst entwickelt?

Wir haben uns eines Produktes bedient, das von einem Softwarehersteller auf dem Markt angeboten wird. Im Allgemeinen unterstützt das Standard-Produkt bereits sehr gut unseren strategischen Lieferantenmanagement­-Prozess und ist daher bei uns bereits seit 2013 im Einsatz. Darüber hinaus haben wir seitdem noch weitere Anpassungen und Erweiterungen in die Standard-Applikation implementiert.

Wo werden denn die strategischen Einkaufs-Entscheidungen getroffen?

Es ist eine Mischung aus Zentralität und Dezentralität. Es gibt Top-Lieferanten, für die konzernweite Rahmenverträge vereinbart und deren Daten auch zentral gepflegt werden. Diese werden meist auch divisionsübergreifend als Lieferanten oder Dienstleister genutzt. Die restlichen Lieferanten werden hauptsächlich von den dezentralen Einheiten gemanagt.

Welche Anforderungen stellen Sie an Ihre Lieferanten?

Bei der Auswahl unserer Zulieferer fokussieren wir uns auf Kriterien wie Qualität, Termintreue, Risiko, Nachhaltigkeit, Compliance und Wirtschaftlichkeit. Aber auch Zertifizierungen sind für uns ein wichtiges Kriterium, um uns zu überzeugen. Mit Zertifikaten, Qualifikationen und Zulassungen signalisieren Zulieferer, dass sie mit ihrer Expertise unseren Anforderungen entsprechen. Gesetzliche Vorgaben, wie beispielsweise bei Arbeitnehmerüberlassungen, müssen erfüllt werden, genauso wie unsere Ansprüche im Umweltschutz oder auch im Qualitätsmanagement. Deshalb fragen wir je nach Leistungsart des Unternehmens solche Zertifikate ab.

Das heißt, Sie haben auch ein ausgebautes Compliance System?

Bei Bilfinger gibt es eine eigene Compliance-Abteilung, die Verstöße untersucht und entsprechend auch nachhält. Grundlage dafür ist ein Verhaltenskodex, der von der Compliance-Abteilung erstellt wurde und sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Lieferanten gilt. Unsere Geschäftspartner müssen den Verhaltenskodex akzeptieren und sich danach verhalten. Dies wird auch überprüft. Daneben sind wir auch in Richtung Qualität, Arbeitssicherheit, Gesundheit, Umweltschutz und Nachhaltigkeit sehr aktiv und setzen entsprechende Vorgaben aus dem Bereich HSEQ (Health, Safety, Environment and Quality) um. Im Rahmen unseres Lieferantenmanagements verteilen wir elektronische Fragebögen, die unsere Lieferanten beantworten müssen, die hinterlegt werden und bei der Lieferantenauswahl entsprechend Berücksichtigung finden.

Wie ist Ihr Lieferantenmanagement-System aufgebaut?

Unsere Plattform ist von zwei Seiten erreichbar. Auf der einen Seite kann der Geschäftspartner zugreifen: Potenzielle Lieferanten können sich selbst registrieren, können ihre Dienstleistung oder ihre Waren Bilfinger anbieten und durchlaufen daraufhin einen entsprechenden Genehmigungsprozess. Darüber hinaus können Bestandskunden auf ihre hinterlegten Daten zugreifen und diese autonom aktualisieren und pflegen. Laufen beispielsweise Zertifikate ab, informiert unser System den Lieferanten automatisiert und fordert ihn auf, diese zu erneuern. Das hat für die Lieferanten den Vorteil, dass sie an einer zentralen Stelle ihre aktuellen Daten vorliegen haben und nicht mehr bei mehreren Bilfinger-Einheiten ihre geänderten Daten melden müssen. Die andere Seite ist der interne Bereich, auf den die Einkäufer und andere Bilfinger-Bereiche zugreifen. Wenn der Einkäufer ein Projekt auf den Tisch hat, kann er entweder über Warengruppen oder die Lieferregion einen Lieferantenauswahlprozess anstoßen.

Wie werden die Lieferanten bewertet?

Wenn eine Firma geliefert oder die Leistung erbracht hat, dann wird ein konzernweit einheitlicher Bewertungsprozess initiiert, bei dem nach standardisierten Kriterien die Lieferantenbewertung stattfindet. Das Ergebnis der Bewertung ist dann natürlich wieder eine wichtige Information für die nächste Lieferantenauswahl. Wir teilen unsere Lieferanten abhängig vom Einkaufsvolumen und ihrer strategischen Bedeutung in A-B-C-Lieferanten ein. In 2015 hatte Bilfinger mehr als 2.500 A-Lieferanten.

Wie viele Nutzer sind momentan am System angeschlossen?

Bilfinger hat circa 400 Einkäufer, die fast alle mit der Anwendung arbeiten. Darüber hinaus haben ungefähr dieselbe Anzahl an Mitarbeitern aus weiteren Fachbereichen Zugriff. Ungefähr 15.000 Lieferanten sind momentan in der Datenbank gespeichert, wovon ungefähr 3.000 Lieferanten einen eigenen Zugriff auf ihre Daten haben. Das langfristige Ziel ist es, 100 Prozent der Lieferantenbasis in dieser Anwendung zu verwalten und möglichst viele von der eigenen Datenaktualisierung zu überzeugen.

Gab es Probleme dabei, die Lieferanten dazu zu bewegen, dass sie ihre Daten im Lieferantenportal aktiv selber pflegen?

Es gibt viele Lieferanten, für die ist es schon Gang und Gebe, dass sie sich auf solchen Kundenplattformen bewegen. In der Automobilindustrie wurde das bereits vor einigen Jahren eingeführt. Andererseits beauftragen wir im Industrieumfeld aber auch oft kleine Handwerksbetriebe, die das aktuell von der Manpower nicht bewerkstelligen können. Ich glaube jedoch, dass langfristig der Weg dahin geht, mit solchen Portalen zu arbeiten.

Sind an das Lieferantenportal auch elektronische Bestellabwicklungen angegliedert?

Wir unterscheiden da: Das Lieferantenportal ist für den strategischen Lieferantenmanagement-Prozess und nicht für den operativen Beschaffungsprozess gedacht. Bilfinger hat parallel dazu eine eProcurement-Plattform, auf der elektronische Bestellungen, Ausschreibungen und ähnliches stattfinden. Wir planen, diese beiden Systeme zusammenzuführen, damit es zukünftig für den Lieferanten auch wirklich nur noch eine Schnittstelle zu Bilfinger gibt.

Wie wichtig ist Nachhaltigkeit in der Lieferkette für Bilfinger?

Das Thema Nachhaltigkeit ist ein sehr wichtiges Thema im ganzen Unternehmen. Seit Jahren wird neben dem Geschäftsbericht auch ein Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht, in dem die Aktivitäten aufgeführt sind, die wir unternommen haben. Das hat sowohl für uns aber auch für unsere Kunden einen hohen Stellenwert und das müssen wir auch für die gesamte Lieferkette nachweisen. Bilfinger ist davon überzeugt, dass ein langfristiger Unternehmenserfolg nur dann möglich ist, wenn ökonomische, soziale und ökologische Belange in Einklang gebracht werden.

Und Sie können die Lieferkette nachverfolgen?

Falls unsere Geschäftspartner Subunternehmer anstellen, müssen diese dafür sorgen müssen, dass auch die Subunternehmer unsere Richtlinien einhalten. Das halten wir vertraglich fest.

Ist Ihnen eine offene Kommunikation mit den Lieferanten wichtig?

Das ist für unseren operativen Einkauf ein sehr wichtiges Thema. Persönliche Treffen mit Rahmenvertragslieferanten finden mindestens einmal im Jahr statt, um die vergangene Periode zu besprechen. Mit unserem Lieferantenmanagement-System sind die hinterlegten Daten wie zum Beispiel die Lieferantenbewertungen jederzeit abrufbar und es können messbare Daten mit dem Lieferanten diskutiert werden. Wir legen auf eine transparente Kommunikation großen Wert, damit der Geschäftspartner seine Performance weiter optimieren kann – und das sogar projektübergreifend, damit Bilfinger den Kunden eine gute Leistung bietet.

Das Gespräch führte: Kathrin Irmer

(Bild: Jakub Jirsák-Fotolia.de)

Autor: Kathrin Irmer

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