Laptop, Geldstücke im Vordergrund

Laut einer Studie spart Digitalisierung im indirektem Einkauf bis zu 40 Prozent der Kosten ein. (Bild: Phongphan Supphakank - stock.adobe.com)

Der deutsche Mittelstand hinkt beim Thema Digitalisierung nach wie vor hinterher und der indirekte Einkauf ist dabei leider keine Ausnahme. Laut Bundesnetzagentur sind aktuell nur knapp 60 Prozent der Einkaufsabteilungen digitalisiert und liegen damit noch hinter der Transformation von Buchhaltung oder etwa Personalabteilungen. Dabei gibt es insbesondere für den Einkauf digitale Lösungen, die nicht nur einfach umsetzbar sind, Prozesskosten direkt senken und Ressourcen entlasten, sondern noch dazu schnelle Digitalisierungserfolge garantieren.

Auch im kommenden Jahr werden sich Unternehmen insbesondere des Mittelstandes größeren Herausforderungen gegenübersehen. Der allgegenwärtige Fachkräftemangel wird eher zu- als abnehmen. Das ist besonders der sich langsam ins Rentenalter verabschiedenden Baby-Boomer-Generation geschuldet. Und während Personal fehlt, gilt es aber auch weiter, die Kosten zu senken.

"Dabei lassen sich im indirekten Einkauf sowohl Kosteneinsparungen als auch Ressourcenoptimierung perfekt digital kombinieren, um diesen Herausforderungen zumindest in Teilen entgegenzuwirken. Doch in vielen Unternehmen kommt es zu Abblockverhalten, fast schon Resignation, wenn es um das Thema Digitalisierung geht", weiß Walter Ahmann, Prozess- und Integrationsmanager bei Simple System. Insgesamt halte sich hartnäckig das Bild, dass solche Digitalisierungsbestrebungen nur mit hohem finanziellem und personellem Aufwand erreicht werden können – ein Trugschluss. Dabei hätten E-Procurement-Plattformen wie beispielweise Simple System mit wenig Aufwand verbundene Digitalisierungslösungen für den Einkauf zu bieten. "Das sind „low hanging fruits“, leicht zu erreichende Erfolge, um einen schlanken Fuß in die Türe der Digitalisierung zu bekommen", so Ahmann.

Anbindung für alle Warenwirtschaftssysteme

Es herrscht zuweilen noch der Irrglaube, dass die Anbindung eines E-Procurement-Systems mit viel Aufwand verbunden wäre. Diese Fehlannahme rührt oft daher, dass Unternehmen meinen, sie müssten dafür eine dedizierte IT-Infrastruktur schaffen. Sobald ein Warenwirtschaftssystem mit digitalem Ein- und Ausgang vorhanden ist, das elektronische Nachrichten empfangen kann, ist jedoch die Voraussetzung für eine Anbindung schon gegeben. Je nach Bedarf kann dann noch die passende Anbindungsform gewählt werden, um die E-Procurement-Plattform an die vorhandenen Gegebenheiten anzudocken. Hier bestehen folgende Möglichkeiten:

  1. Zugriff über die Weboberfläche: Die einfachste Lösung ist der Zugriff auf die E-Procurement-Plattform über eine einfache Weboberfläche. Für Mitarbeiter ist diese Anbindung denkbar intuitiv, denn sie spiegelt gängige Webshop-Oberflächen wider, die sie beispielweise vom Onlineshopping im Privatbereich bereits kennen. Über eine Suchleiste können per Keyword die benötigten Materialien gesucht, Preise verschiedener Anbieter verglichen und anschließend Produkte im Warenkorb abgelegt und bestellt werden. So bleibt der gesamte Bestell- und Genehmigungsprozess innerhalb der Plattform, die die entsprechenden Abteilungen zum Beispiel via E-Mail über ausstehende Freigaben informiert. Bestellungen müssen dann gegebenenfalls noch in das eigene ERP übertragen werden.
  2. Anbindung an das firmeneigene ERP: Noch einfacher und bequemer geht es über eine direkte Anbindung an das firmeneigene ERP. Mit minimalem Aufwand wird eine Verbindung zwischen ERP und E-Procurement-Plattform hergestellt. Mitarbeiter greifen über das interne System auf die Oberfläche der E-Procurement-Plattform zu. Der Bestellprozess läuft weiterhin simpel und intuitiv ab, nur dass das Programm BANF und Bestellungen direkt im ERP hinterlegt und Genehmigungsprozesse sofort durchgeleitet werden. Das entlastet vor allem Beschäftigte im Einkauf, die sich stattdessen strategischen und wertschöpfenden Aufgaben widmen können.

Energie-Einkauf: Beschaffungsstrategien, Photovoltaik, Industriewärmepumpen

Precision Industrial Flow Meter: Advanced Liquid Measurement Technology for Accurate Control and Engineering Efficiency
(Bild: aicandy - stock.adobe.com)

Energiebeschaffung ist zur Herausforderung für Einkäufer geworden. Welche Strategien für den Einkauf von Strom und Gas gibt es und welche ist für welches Unternehmen geeignet? Welche Vor- und Nachteile die Eigenerzeugung von Strom mit Photovoltaik hat, und warum Wärmepumpen auch für die Industrie eine echte Alternative sind, erfahren Sie in unserem Schwerpunkt zur Energiebeschaffung.

 

Außerdem finden Sie Informationen zu Erdgas, dem nach wie vor wichtigsten Energieträger und Rohstoff der Industrie. Mindestens ebenso wichtig bei der Dekarbonisierung ist ein Energiemanagement, das den Verbrauch der beschafften Energie effizient gestaltet.

 

Kostenoptimiert und ressourcenschonend

Ist das E-Procurement-System erst einmal angebunden, profitieren Unternehmen sehr schnell von den digital beschleunigten Prozessen im indirekten Einkauf. Anstatt dass, wie in vielen familiengeführten Unternehmen des deutschen Mittelstandes noch üblich, die Chefetage jede Bestellung händisch genehmigen muss, gibt es dafür nun automatisierte Prozesse sowie die Möglichkeit vordefinierter Limits. Dadurch können auch Mitarbeiter außerhalb der Einkaufsabteilung direkt zur Bestellung des benötigten Materials befähigt werden, was die Bindung interner Ressourcen im Einkauf aufhebt und zu weiteren Entlastungen führt. Das verschafft Unternehmen insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels, wo Nachwuchskräfte rar gesät sind, einen Vorteil.

Entscheidungshoheit bleibt im Unternehmen

Unternehmen behalten auch bei der Bestellung über eine E-Procurement-Plattform stets die Entscheidungshoheit und können weiterhin ihre Hauptlieferanten bevorzugen, um bestehende Kunden-Lieferanten-Beziehungen zu erhalten. Darüber hinaus profitieren sie von einer großen Auswahl an zusätzlichen Zulieferern. Die tagesaktuellen Preise auf der Plattform sorgen dafür, immer zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis einkaufen zu können.

Schneller Digitalisierungserfolg

"Eine Beschaffungsplattform lässt sich also mit wenig Aufwand direkt an ein bestehendes digitales Warenwirtschafts- oder ERP-System anbinden. Bedenken, dass dafür eine neue IT-Infrastruktur geschaffen werden muss oder ein langes Einlernen der Mitarbeiter in das neue System notwendig wird, sind unbegründet", resümiert Walter Ahmann. Stattdessen biete sich Entscheidungsträgern eine lukrative Möglichkeit, nicht nur interne Prozesse zu beschleunigen und dadurch Kosten zu optimieren und Ressourcen besser zu verteilen, sondern auch schnell einen messbaren und geldwerten Digitalisierungserfolg vorzuweisen.

Einsparung von 40 Prozent im indirekten Einkauf

Wie viel Zeit kostet es Unternehmen, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter? Das haben die Autoren der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“ untersucht. Ihr Fazit: Nicht digitalisiert Prozesse führen zu einem enormen Kostenfaktor - und sie nennen Zahlen.

Prof. Holger Müller von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) und Elisabetta Bollini von Mercateo beziffern in der Studie das Einsparpotenzial der Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse. Die wesentliche Erkenntnis: Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn diese Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind.

Konkret heißt dies, dass ein durchschnittlicher Mittelständler mit rund 7.100 Bestellungen pro Jahr mit Hilfe von digitalisierten Prozessen seine Bestellkosten von knapp 820.000 Euro um 40 Prozent  auf 480.000 Euro reduzieren kann. Dabei wurden die einzelnen Bereiche einer Bestellung, von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl, die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur buchhalterischen Abwicklung definiert und auf ihren konkreten Zeitaufwand hin überprüft. Ein zwar einheitlicher, jedoch weiterhin manueller Prozess führt zu keinen Einsparungen. Erst mit einem digitalen Prozess können die Kosten von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) gesenkt werden.

Hilfestellung für KMU

Holger Müller sieht die Studie als wichtige Unterstützung für kleine und mittlere Unternehmen in der Entwicklung ihres Digitalisierungsgrades: „In Großunternehmen ist die digitale Unterstützung des Beschaffungsprozesses weitgehend etabliert. Aber in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) werden viele Bestellprozesse nach wie vor von Hand ausgeführt.

Denn vor dieser Studie fehlte es an handfesten Daten auf der Ebene einzelner Prozessschritte, zu welchen Einsparungen digitale Prozesse wirklich führen. Mit den Ergebnissen haben die Entscheidungsträger in den KMU eine Datengrundlage zur Optimierung ihrer Prozesse und zur Senkung ihrer Beschaffungskosten, so Müller.

Allerdings sehen sich 70% der für die Studie befragten Unternehmen noch nicht gut auf die Digitalisierung vorbereitet. „Entscheider in Unternehmen sind sich der Tatsache bewusst, dass sie durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erhebliche Einsparpotenziale realisieren können. Doch es fehlt an den richtigen Werkzeugen“, fasst Stephanie Egerer von Mercateo zusammen. Dabei sei gerade die Anpassung der administrativen Prozesse an die fortschreitende Vernetzung innerhalb der „Industrie 4.0“ von besonderer Bedeutung, um reibungslose Abläufe zwischen Unternehmen zu ermöglichen und isolierte „Digitalisierungsinseln“ zu vermeiden. Auch hier haben die KMU den größten Nachholbedarf.

Portrait Dörte Neitzel Redakteurin Technik+Einkauf
(Bild: mi connect)

Die Autorin: Dörte Neitzel

Dörte Neitzel ist Wissens- und Infografik-Junkie vom Dienst. Dinge und Zusammenhänge zu erklären ist ihr Ding, daher beschreibt sie sich selbst auch gern als Erklärbärin mit Hang zur Wirtschaft – was einem lange zurückliegenden VWL-Studium geschuldet ist. Nach einigen Stationen im Fachjournalismus lebt sie dieses Faible bevorzugt auf der Webseite der TECHNIK+EINKAUF aus und taucht besonders gern ab in die Themen Rohstoffe und erneuerbare Energien.

Privat ist Südfrankreich für sie zur zweiten Heimat geworden, alternativ ist sie in der heimischen Werkstatt beim Schleifen, Ölen und Malern alter Möbel zu finden oder in südbayerischen Berg-und-See-Gefilden mit Hund im Gepäck unterwegs.

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