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Mann mit Tablet im Lager

Bild: Stock Rocket/AdobeStock

16.08.2019

Neue Risiken bei EDI: Darauf müssen Einkäufer jetzt achten

Der elektronischen Datenaustausch (kurz EDI), ist im Einkauf seit Jahren etabliert. Doch es gibt durch Umstellungen einige Risiken, die Einkäufer jetzt beachten sollten.

Der Grundgedanke hinter EDI liegt in der direkten Übertragung, zumeist aber auch Verarbeitung von Daten, ohne dass eine menschliche Interaktion erforderlich wird. Mit anderen Worten, statt eine Bestellung per E-Mail oder Fax zu versenden, erfolgt die Übermittlung der Anfrage direkt in das System des Empfängers.

Die Bestellung wird beim Lieferanten somit automatisch als Auftrag erfasst. Hierdurch entfallen Arbeitsschritte, in denen die Datei geöffnet und die Inhalte händisch übertragen werden müssen.

Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorteil

Die Vorteile liegen auf der Hand und beziehen sich nicht nur auf die immense Kosten- und Zeitersparnis. Mit dem Wegfall der manuellen Arbeitsschritte, sinkt das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe erheblich. Bestellung und Auftragsabwicklung erfolgen schnell und reibungslos. Einkäufer und Lieferanten profitieren gleichermaßen.

Die stetig wachsende Verbreitung von EDI scheint also nur folgerichtig zu sein. Doch mehren sich aktuell in vielen Unternehmen die Herausforderungen beim elektronischen Datentransfer.

Neue Protokolle haben gängige Standards ersetzt

Ein Grund hierfür liegt in dem umfassenden Wandel bei den Übertragungsprotokollen. Vormals gängige Standards wurden in den letzten Jahren zunehmend durch neue Protokolle wie AS2 und OFTP2 ersetzt. Insbesondere größere Unternehmen drängen Ihre Partner häufig zum Wechsel auf die neuen Protokolle und Datenformate.

Hierbei ist zu beachten, dass die meisten EDI-Lösungen nur einen Bruchteil der Standards abdecken. Verwenden Sender und Empfänger unterschiedliche Datenformate, muss die Nachricht in einem Zwischenschritt konvertiert werden.

Fehler beim Mapping schwer nachvollziehbar

Dieses Umwandeln von Nachrichten aus einem Format in ein anderes, wird als Mapping bezeichnet. Kommt es beim Mapping zu Abweichungen, sind Probleme vorprogrammiert.

Die meisten EDI-Lösungen gleichen einer Blackbox, mit der sich zwar Daten hin und her transferieren lassen, die Steps dazwischen allerdings weitgehend unklar bleiben. Kommen Bestellungen nicht beim Lieferanten an, ist die Fehlersuche meist ein zäher und langwieriger Prozess. Die Intransparenz wird durch den starken Anstieg des elektronischen Datentransfers weiter angeheizt.

Kostenrisiko durch steigendes Datenvolumen

Die Sorgen vor inkompatiblen Formaten und unübersichtlichen Prozessen wird von einem nicht zu unterschätzenden Kostenrisiko flankiert. Bei vielen EDI-Anbietern richtet sich die Preisstruktur nach der Anzahl oder Größe der versendeten oder empfangenen Nachrichten. Klingt dies für die Kunden anfangs oft noch verlockend, entpuppen sich derartige Angebote schnell als Kostenfalle.

Häufig steigt das Volumen des EDI-Datentransfers unerwartet an. Fordert zum Beispiel ein Lieferant, dem vormals alle Bestellungen eines Tages gebündelt übertragen wurden, getrennte Benachrichtigungen für jede Anfrage, steigen die Kosten schnell um ein Vielfaches.

EDI-Anbieter müssen Lösungen finden

Trotz der aktuellen Herausforderungen, überwiegen nach wie vor die Vorteile des elektronischen Datentransfers. Entscheidend ist allerdings, dass der EDI-Anbieter, die richtigen Antworten auf die geschilderten Problemfelder liefert.

Für Einkäufer, die nach einer geeigneten EDI-Software suchen, bedeutet dies ein besonderes Augenmerk auf die unterstützten Protokolle zu legen. In den kommenden Jahren dürften u.a. EDIFACT, OFTP2 und die AS-Protokolle und Formate (Varianten AS1 bis AS4) weiterhin sehr verbreitet sein. Wichtig sind allerdings nicht nur die übergreifenden Formate, sondern insbesondere auch die Branchenstandards des jeweiligen Bereichs. Dies gilt gerade für den Industriesektor mit seinen vielen Spezialformaten.

Lieber Flatrate als pro Transaktion abrechnen

Bei der Preisstruktur sind Flatrate Angebote mit gleichbleibenden Kosten, den transaktionsbasierten Modellen vorzuziehen. Werden die Kosten im Vorfeld klar definiert und bleiben während der Vertragslaufzeit konstant, sind EDI-Lösungen meist die effizienteste und preiswerteste Möglichkeit, Daten in größerem Umfang auszutauschen.

Transparenz lässt sich am besten mit Analyse-Tools gewährleisten, die die gesamte Datenübermittlung erfassen und dokumentieren. Bei der modellgetriebenen EDI-Software der Scheer Process Automation Suite (Scheer PAS) lässt sich zum Beispiel jeder Schritt bis auf Bit-Ebene nachverfolgen. Kommen derartige Analyse Methoden zu tragen, wird die Blackbox EDI auf einmal transparent.

Autor: Stefan Evertz, Scheer GmbH

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Autor: Dörte Neitzel

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