ExprAn: Neues Tool vereinfacht Ausschreibungen für Einkäufer
11.06.2018

ExprAn: Neues Tool vereinfacht Ausschreibungen für Einkäufer

Das Schnellanfragetool ExprAn soll es Einkäufern erlauben, den Aufwand ihrer Anfragen per E-Mail um ein Vielfaches zu verringern. Einsparungen bis zu 40 Prozent sollen möglich sein.

ExprAn stellt Einkäufern die Angebote und Preise einer Ausschreibung in einer übersichtlichen Tabelle dar – in Echtzeit und vollautomatisch. Damit soll der Aufwand von E-Mail-Anfragen um ein Vielfahres verringert werden.

Neu bei dem mehrfach mit dem Innovationspreis IT ausgezeichnetem Tool ist die Möglichkeit, die Lieferanten dabei gleichzeitig in Bezug auf Termintreue, Produkt- und Service-Qualität zu bewerten. Auch neu ist die Möglichkeit der vollen Anbindung an ein bestehendes EDV System – sowohl beim Anfragesteller als auch beim Lieferanten.
Einkäufer und Lieferanten erhalten Preis-Ranking in Echtzeit

Vor der Vergabe des Auftrags bewertet der Einkäufer auf Basis der tabellarischen Preisübersicht die Angebote und schließt dann die Anfrage ab. Nachdem der Einkäufer die Angebote der Lieferanten bewertet hat, erhalten die Lieferanten via ExprAn zu jedem Angebot automatisch ein anonymisiertes Preis-Ranking per Email. So sehen sie sofort, wo sie gegenüber dem Angebot der Mitbewerber stehen. Damit ist sichergestellt, dass die Lieferanten immer mit sehr spitzem Bleistift kalkulieren.

So funktioniert ExprAn

ExprAn funktioniert zu 100 Prozent per E-Mail und ohne Hardware. Einkäufer erlernen das System binnen 30 Minuten intuitiv. Knapp 30 Minuten später ist es einsatzbereit. Die einfache Bedienbarkeit steht bei ExprAn im Vordergrund. „Aus der Praxis für die Praxis – Funktion ohne Firlefanz“, so Helmut Rau, Entwickler und Geschäftsführer von ExprAn. Die Lieferanten wiederum müssen sich nirgendwo registrieren oder einloggen.

Zunächst kopiert der Einkäufer nur wenige Lieferantendaten seiner Toplieferanten in eine Excel-Vorlage von ExprAn, um diese dann in das ExprAn-System hochladen zu können. Anschließend brauchen die Einkäufer diese Lieferanten in dem ExprAn-Tool nur in verschiedene Pools einzuteilen (z.B. Technischer Handel, Dreh-Frästeile, Transport etc.).

Steht eine Ausschreibung an, kann der Einkäufer jetzt so viele seiner Lieferanten wie er möchte mit einem Mausklick in seine Anfrage einbinden. Mit ExprAn dauert eine Anfrage nicht mehr als zwei Minuten, egal wie viele Lieferanten angefragt werden. Zeitraubende händische Angebotsauswertungen fallen vollständig weg.

Enorme Kosten- und Zeitersparnisse

„Im Sinne von `Vergleich macht reich´ können Einkäufer so ohne Mehraufwand beliebig viele Angebote einholen, um den idealen Lieferanten aus ihrem Portfolio zu ermitteln. Da sie so bis zu 75 Prozent ihrer Zeit bei Ausschreibungen einsparen, können nun auch die Bedarfe angefragt werden, bei denen bisher der Aufwand den Nutzen überstieg. Gerade dort schlummern bis zu 40 Prozent Preisvorteil. A-Teile hingegen sind meist gut angefragt und ausgereizt. „Jetzt gilt es die neuen Möglichkeiten der Einsparungen zu nutzen“, erklärt Rau.

Ausschreibungen komplizierter Kaufteile

Da der Anfrage-Pool nun nach Art des Teils bzw. des Bedarfes leicht ausgewählt werden kann, ist eine zeitraubende Vorauswahl geeigneter Lieferanten nicht mehr bei jeder Anfrage nötig. Mit den vom erfahrenen Einkäufer einmalig vordefinierten Lieferantenpool ist die Zuordnung zu einem Bedarf einfach. So können nun auch unerfahrene Einkäufer problemlos anfragen.

Nachverhandlungen sind weitgehend überflüssig, da die breite Anfragebasis und automatische Rückmeldung an den Lieferanten sicherstellen, dass die Lieferanten immer ihren absoluten Top-Preis angeben.

Vorteil für die Lieferanten

Lieferanten die den Auftrag nicht erhalten, sehen anhand der Rückmeldung aus ExprAn, wie sie sich gegenüber den Marktbegleitern positioniert haben. Daraus können sie dann ablesen, wo sie welche Hausaufgaben machen müssen, um sich beim nächsten Mal besser zu positionieren. Das Bearbeiten der Anfragen ist für den Lieferanten sehr einfach, da er bereits vordefinierte Felder für seine Eingaben in der Antwortmail hat.

Drei Monate kostenlos im Alltag testen

Einkäufer können ExprAn drei Monate in der Vollversion in ihrem Alltag kostenlos testen. Dazu brauchen sie sich, nur über das Kontaktformular auf www.expran.com zu melden. So können sie ohne Risiko und mit geringstem Aufwand feststellen, wie ExprAn ihnen ihren Einkaufs-Alltag erleichtert.

Bild: peshkova/Shutterstock.com

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