7 Zutaten für eine erfolgreiche Beschaffung

7 Zutaten für eine erfolgreiche Beschaffung

17.03.2017

7 Zutaten für eine erfolgreiche Beschaffung

Eine neue Studie enthüllt sieben Erfolgsrezepte einer effizienten Einkaufsorganisationen.

Es ist unübersehbar: Der Einkauf befindet sich in einer Phase des Umbruchs – und entwickelt sich stetig weiter. Schon jetzt hat die fortschreitende Digitalisierung dazu geführt, dass das Beschaffungswesen aus dem Schattendasein des Backoffice herausgetreten ist und als Differenzierungsfaktor und Wertschöpfer neue Aufmerksamkeit genießt. Warum aber konnten manche Einkaufsorganisationen von diesem Umbruch profitieren, andere wiederum weniger bis gar nicht?

Was haben die Gewinner den anderen voraus? Was haben sie gemacht, um effizienter oder effektiver, erfolgreicher und innovativer, kurz: um die Speerspitze ihrer Zunft zu sein?

Erfolgreiche Querdenker

Eine Antwort auf diese Fragen gibt die jährliche Benchmark-Studie von SAP Ariba. In dieser werden die Daten der Ariba Network-Kunden in über 3.500 Einkaufskategorien und in Höhe von Milliarden Euro Einkaufsvolumen bewertet und analysiert. Procurement-Sieger verdanken ihren Erfolg demnach primär der Tatsache, dass sie die Erfolgsgeheimnisse des Beschaffungswesens verstanden haben und gleichzeitig in der Lage sind, eingefahrene Wege zu verlassen. Sie nutzen neue Technologien, Big Data und digitale Netzwerke, um einen einfachen, deutlich kollaborativer angelegten Source-to-Pay-Prozess ins Leben zu rufen. Weitere Erfolgsrezepte dieser Best-in-Class-Organisationen lauten:

  1. Sie treten als strategische Akteure auf und verwalten ein größeres Einkaufsvolumen als durchschnittliche Performer.
  2. Sie verfügen über eine integrierte Plattform für das Management aller Einkaufsaufwendungen und erzielen höhere Kosteneinsparungen.
  3. Sie setzen auf einen integrierten Procure-to-Pay-Prozess mit zentraler Zuständigkeit.
  4. Sie sorgen dafür, dass Verträge und e-Kataloge eine größere Bedeutung erhalten und sichern dadurch eine bessere Compliance.
  5. Sie nutzen Technologien und Einblicke von Geschäftsnetzwerken, um Transaktionsdaten detailliert analysieren und damit Zahlungsvorgänge optimieren und Gesamtkosten senken zu können.
  6. Sie stellen eine intuitive Self-Service-Umgebung bereit, in der sich Einkäufe einfach und regelkonform tätigen lassen und verkürzen so den Requisition-to-Order-Prozess.
  7. Sie automatisieren zentrale Aufgaben wie die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, um ihre administrative Effizienz zu steigern.

Zahlen lügen nicht

Die Untersuchung der Einkaufsperformance offenbart signifikante Unterschiede zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Organisationen. Dies gilt auch für Erfolgsrezept Nr. 1, die Übernahme einer strategischen Rolle und die Verwaltung eines überdurchschnittlichen Einkaufsvolumens. Während die Top-Performer hier 80 Prozent erreichen, liegt der Wert in durchschnittlichen Organisationen bei nur 58,8 Prozent.

Woher kommt dieser Unterschied? Top-Performer haben einen festen Platz am Tisch der Unternehmensführung. Sie nehmen aktiv an Entscheidungsprozessen teil. Sie sind in die Planungs-, Budgetierungs- und Finanzprozesse ihres Unternehmens eingebunden. Durch die enge Kooperation mit Stakeholdern stellen sie außerdem sicher, dass der Einkauf als vertrauenswürdiger Business-Partner und nicht als reiner Verwalter oder kritisch-wachsame Instanz betrachtet wird.

Mit Blick auf das zweite Erfolgsrezept gilt: Eine integrierte Plattform, mit der sich alle Procurement-Ausgaben verwalten und gegenüber den Stakeholdern regelmäßig nachweisen lassen, ist der Schlüssel zu niedrigen Beschaffungskosten. Wenn alle Einkaufsdaten an zentraler Stelle gesammelt, analysiert und dann in vierteljährlichen (oder häufigeren) Besprechungen mit den Unternehmensbereichen diskutiert werden, entstehen völlig neue Möglichkeiten zur Identifizierung und Realisierung von Einsparpotenzialen.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten folgendes Gespräch mit dem Verantwortlichen einer Business Unit führen: „Hier sind die Daten zu Ihrem Einkaufsverhalten bis heute. Wie sehen Ihre Pläne für das kommende Jahr aus? In welchen Ausgabenkategorien können wir Sie unterstützen? Wie lautet Ihre Priorität für das kommende Jahr? Gibt es Kapitalprojekte, bei denen Sie unsere Unterstützung benötigen?“

Wenn der Einkauf mit den geschäftlichen Erfordernissen seiner Stakeholder vertraut ist, kann er Verträge aushandeln, die diesen Erfordernissen optimal gerecht werden.

Das dritte Erfolgsrezept der Leader besteht darin, dass sie den Procure-to-Pay-Prozess als integrierten Zyklus mit klar definierter Zuständigkeit verstehen. Aus diesem Verständnis ergibt sich eine deutlich effizientere Auftrags- und Rechnungsbearbeitung. Laut Studie wickeln Best-in-Class-Organisationen 99,6 Prozent ihrer PO-Prozesse elektronisch ab, während es bei ihren durchschnittlich erfolgreichen Kollegen nur 67,2 Prozent sind. Analog dazu werden 94,5 Prozent aller Einkaufsausgaben elektronisch getätigt – mehr als doppelt so viele wie bei Durchschnittsorganisationen (42 Prozent).

Weniger Zeitaufwand, weniger Kosten

Und noch etwas zeichnet führende Einkaufsorganisationen aus: Sie operationalisieren Einsparungen, nachdem sie Lieferanten für bestimmte Ausgabenkategorien ausgewählt und vorteilhafte Vertragsbedingungen ausgehandelt haben. Wie aber gelingt es ihnen, aus einem guten Verhandlungsergebnis eine reale Einsparung zu machen? Hier kommt Erfolgsrezept Nr. 4 ins Spiel: Um die Compliance in den einzelnen Einkaufskategorien sicherzustellen, entwickeln Top-Performer praxisfeste Strategien, die auf eine geführte Einkaufserfahrung, auf Verträge und elektronische Kataloge setzen. Auch dies lässt sich mit Zahlen belegen. Bei den Leadern entfallen 36 Prozent der Ausgaben für Einkaufsaufträge auf die Katalogbestellung. Durchschnittlich erfolgreiche Organisationen erreichen dagegen nur 27 Prozent.

Die Erfolgsrezepte 5 und 6 gehen Hand in Hand: Spitzenvertreter nutzen Technologien und Self-Service-Angebote, um rund um die Uhr aktiv zu sein und damit eine schnellere Auftragsbearbeitung zu ermöglichen. Gerade im Öl- und Gassektor ist dies erfolgsentscheidend, denn wenn dringend benötigte Teile nicht rechtzeitig vor Ort sind, gefährdet das ganze Förderstandorte.

Bei den erfolgreichsten Einkaufsorganisationen dauert der Requisition-to-Order-Prozess gerade einmal 0,17 Tage; wo auf moderne Technologien verzichtet wird, verstreichen im Schnitt 5,7 Tage.

Auch Erfolgsrezept Nr. 7, die Automatisierung zentraler Aufgaben, entfaltet erstaunliche Wirkung: Top-Performer beschäftigen im operativen Bereich lediglich 8 Vollzeitäquivalente (VZÄ) pro 1 Milliarde ausgegebenen US-Dollar. Bei Durchschnittsabsolventen sind es hingegen 21, in der Kreditorenbuchhaltung beträgt das Verhältnis gar 3 zu 17. Erfolgreiche Einkaufsorganisationen erzielen eine bessere Performance mit weniger Einsatz und konzentrieren sich auf strategische Arbeit anstatt taktische Aktivitäten, um Einsparungen und Geschäftswert zu realisieren.

Die Quintessenz lautet: Wahre Leader im Einkauf und der Supply Chain sind bereit, mit der Tradition zu brechen und Risiken einzugehen. Sie setzen voll auf Sieg. Und gewinnen.

Autor: Marcell Vollmer, Chief Digital Officer und Senior Vice President SAP Ariba

Bild:Berke/Shutterstock.com

Autor: Dörte Neitzel

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