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Das sollten Unternehmen bei der Beauftragung von Freelancern beachten

Das sollten Unternehmen bei der Beauftragung von Freelancern beachten

11.01.2018

Das sollten Unternehmen bei der Beauftragung von Freelancern beachten

Nicht immer können wichtige Projekte komplett inhouse gelöst werden. Sind keine geeigneten Mitarbeiter vorhanden, ist die Beauftragung von Freelancern das Mittel der Wahl. Das sollten Sie dabei beachten.

Laut IT-Mittelstandsindex von techconsult[1] macht sich der Personalmangel im Bereich IT vor allem bei den größeren mittelständischen Unternehmen bemerkbar. 63 Prozent der Befragten dieser Kategorie gaben an, dass schon einmal ein IT-Projekt aus diesem Grund nach hinten verschoben wurde. Mit externen Spezialisten können Unternehmen einen solchen Ressourcenmangel abfedern und – noch viel wichtiger – wertvolle Erfahrung, Know-how sowie einen objektiven Blick von außen ins Unternehmen bringen.

Den richtigen Freiberufler finden

Je nach Zählweise gibt es schon allein im Bereich IT zwischen 90.000 und 100.000 Freelancer[2]. Doch wo findet man den passenden Spezialisten für seinen eigenen Bedarf? Neben dem persönlichen Bekanntenkreis, der eventuell Empfehlungen aus eigenen Erfahrungen weitergeben kann, gibt es eine Vielzahl von Online-Plattformen, die sich auf die Vermittlung von Freelancern in unterschiedlichen Branchen spezialisiert haben. Unternehmen können hier selbst recherchieren, passende Freiberufler kontaktieren und sie unter Vertrag nehmen. Alternativ übernehmen spezialisierte Personalagenturen die Rekrutierung sowie das Vertrags- und Rechnungsmanagement im Auftrag komplett. Daneben sind viele Freelancer natürlich im Web über ihre eigenen Seiten sowie in den sozialen Netzwerken wie XING oder LinkedIn zu finden.

Um den besten Experten für die jeweilige Aufgabe zu gewinnen, sollten Unternehmen sich genau bewusst machen, wen sie brauchen. Sie sollten daher viel Wert auf eine gute Ausschreibung legen. Nur wenn das Aufgabenfeld und die Erwartungen klar umrissen sind, besteht die Chance, den richtigen Spezialisten zu finden. Dazu gehört es unter anderem, die Anforderungen an Skills, Know-how und zwischenmenschliche Fähigkeiten klar zu formulieren. Zahlreiche Beispiele für Projektausschreibungen finden sich auf Freiberufler-Portalen und auf den Webseiten führender Agenturen.

Doch nicht nur die Anforderungen an die Freelancer gehören in eine Ausschreibung, sondern auch alle Rahmenbedingungen und sogenannte Hygienefaktoren des Projekts. Hierzu zählen Punkte wie Vor-Ort- oder Remote-Arbeit, der Umgang mit Fahrtkosten und Spesen und vor allem auch das Honorar. Marktübliche Stundensätze für den Bereich IT und Engineering können Unternehmen zum Beispiel über den GULP Stundensatzkalkulator ermitteln.

Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

Haben sich Auftraggeber und Freiberufler gefunden und sind sich handelseinig, gibt es für die vertragliche Abwicklung grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Unternehmen können entweder einen Dienstleistungsvertrag oder einen Werkvertrag mit dem Freelancer schließen. Welche Variante sinnvoll ist, muss im Einzelfall geklärt werden. Die zu beachtenden gesetzlichen Vorgaben können sich von Vertrag zu Vertrag unterscheiden – zu unterschiedlich sind Projektinhalte und individuelle Voraussetzungen. Geklärt werden sollten auch die Punkte Haftung, das Honorarmodell und die konkreten Rahmenbedingungen innerhalb des Projekts. Es verbietet sich zum Beispiel, Arbeitszeiten strikt vorzugeben oder die obligatorische Anwesenheit bei Besprechungen einzufordern. Denn Freelancer sind auch beim Kundeneinsatz selbstständige Unternehmer, die nicht zu tief in die Unternehmensprozesse eingebunden werden sollten – sonst kann der Verdacht der Scheinselbstständigkeit entstehen.

Daher sollten Unternehmen gut hinsichtlich der aktuellen Gesetzeslage und Rechtsprechung informiert sein oder professionelle Unterstützung zu Rate ziehen. Bei entsprechenden Fragen und offenen Punkten geben spezialisierte Personalagenturen Auskunft, die auch rechtssichere Modelle anbieten. Rechtsberatung bieten zudem auf die Beauftragung von Freelancern spezialisierte Anwälte.

Projekte erfolgreich umsetzen

Neben all den eher nüchternen Details auf Papier sollte der Faktor Mensch auch bei der Zusammenarbeit mit Freelancern nicht vernachlässigt werden. Die richtige Teamzusammensetzung ist dabei das A und O. Große und komplexe Projekte erfordern geballtes Know-how, das selten mit einigen wenigen abgedeckt werden kann. Gemischte Teams aus internen Mitarbeitern und externen Spezialisten verfügen über einen breiten Wissens- und Erfahrungsschatz. Hier können Unternehmens-Insider mit externen fachlichen Spezialisten zu einem echten Erfolgsteam kombiniert werden.

Für einen reibungslosen Start mit externen Spezialisten gehört es ebenfalls dazu, die internen Mitarbeiter rechtzeitig über den Einsatz des Freelancers zu informieren sowie Aufgaben und Kompetenzen klar abzustecken. Auf Seiten des Freelancers erleichtert es die Einarbeitung enorm, wenn ein fixer Ansprechpartner aus dem Unternehmen definiert ist, der Informationspakete zur Verfügung stellt und für Fragen da ist.

Wer bei der Beauftragung und Zusammenarbeit mit Freelancern auf Offenheit, Fairness und einen Dialog auf Augenhöhe setzt, wird nur profitieren. Denn die Experten sind dann noch viel lieber eine willkommene Entlastung, Bereicherung und vor allem die Innovationstreiber im Unternehmen.

[1] techconsult: IT-MittelstandsIndex 2016, Fokusthema: Externes und freies IT-Personal im Mittelstand, verfügbar unter http://www.it-mittelstandsindex.de

[2] Computerwoche: IT-Freelancer – darf’s ein bisschen mehr sein?, verfügbar unter https://www.computerwoche.de/a/it-freelancer-darf-s-ein-bisschen-mehr-sein,3330401

Bild: kadmy/Fotolia.de

Autor: Monika Riedl, GULP

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