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Diese 6 Eigenschaften braucht ein guter Einkäufer

Diese 6 Eigenschaften braucht ein guter Einkäufer

26.05.2017

Diese 6 Eigenschaften braucht ein guter Einkäufer

Das operative Sourcing erledigen heute Sachbearbeiter und oft bereits Computer. Beschaffungsmanager haben deshalb den Kopf frei für den strategischen Einkauf. Diese Fähigkeiten und Kompetenzen brauchen Einkäufer, um erfolgreich zu sein.

Die Bestellzettel verwaltet längst der Computer. Oft handelt er auch online die Preise für C-Teile aus. Doch was macht dann der Einkäufer? Er gestaltet und führt ein komplexes Beziehungsnetzwerk, zu dem Lieferanten ebenso gehören, wie die Abteilungen im eigenen Unternehmen, für die er Teile und Komponenten beschafft. Durch ihre Kenntnis der weltweiten Märkte und Zulieferfirmen wissen Einkäufer, welche Vorprodukte sie in welcher Qualität wo und wie schnell beziehen können und welche Komponenten ihr Unternehmen mit eigenen Ressourcen entwickeln und produzieren muss, weil es sie auf dem Markt nicht gibt. So verabschieden sich Beschaffungsmanager von der Bestellzettelverwaltung und steigen zu Strategieberatern  und Fortschrittskatalysatoren auf, die ihre Unternehmen flexibler und innovativer machen. „Während er früher maximal durch Einsparungen glänzen konnte, kann der Einkauf jetzt Wachstum und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitgestalten“, erklärt Silvius Grobosch, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME).

Gleichzeitig organisieren Sourcingverantwortliche die Einkaufs- und Logistikkette und kontrollieren die mit ihr verbundenen Risiken.

Schätzungen der Unternehmensberatung Bearing Point zufolge wenden Einkäufer heute rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit für diese strategischen Aufgaben auf. Andere Experten gehen sogar davon aus, dass der strategische Einkauf bis zu 80 Prozent der Aufgaben von Beschaffungsmanagern ausmacht.

Wie groß der Anteil des strategischen Einkaufs auch sein mag, Einkäufer brauchen dafür eine Kombination von Fähigkeiten, die es so an keiner anderen Position im Unternehmen gibt.

1. Kommunikationsstärke

Gute Einkäufer verhandeln genauso ausgefuchst und professionell wie  die Vertriebsspezialisten, denen sie gegenübersitzen. Die Kunst ihrer Verhandlungsführung beschränkt sich dabei nicht darauf, mit aller Gewalt den Preis des Lieferanten zu drücken. Vielmehr vermitteln sie ihrem Gegenüber das Gefühl, ein wertvoller Partner in der Lieferkette zu sein, dessen Beitrag zur eigenen Wertschöpfung sie schätzen, ohne dabei den Blick auf die Kosten zu verlieren.

Um diesen Spagat meistern zu können, müssen Einkäufer über ein hohes Maß an Selbstbewusstsein und Durchsetzungsstärke verfügen. Denn ihre Vorstellungen setzen sie in Verhandlungen durch, indem sie selbst harte Forderungen klar und nachvollziehbar begründen und ihre Aussagen belegen können. Gute Beschaffungsmanager verhandeln selbstsicher und ergebnisoffen und vermitteln Lieferanten ihren Bedarf nicht als Forderung, sondern als Angebot, das der Partner annehmen kann, oder nicht.

Ihre Vorstellungen drücken erfahrene Sourcingmanager nicht mit Macht durch. Vielmehr haben sie ein feines Gespür dafür, wie viel Druck sie machen können und wann sie bei ihrem Gegenüber eine Schmerzgrenze überschreiten.

Selbstverständlich verstehen sich verhandlungssichere Einkäufer auch darauf, mit vermeintlichen Kleinigkeiten wie gezielt eingesetzter Mimik, der Gestaltung der Sitzordnung, oder dem klug getimten Wechsel in die Muttersprache eines ausländischen Gesprächspartners den Verhandlungsverlauf in ihrem Sinne zu beeinflussen.

Ihre Kommunikationsfähigkeit hilft Einkäufern nicht zuletzt auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in ihrem eigenen Unternehmen.

2. Menschenkenntnis

Als Schnittstelle zwischen anderen Unternehmensbereichen und Lieferanten benötigen Einkäufer ausgeprägte soziale Kompetenzen. Sie müssen Menschen das Gefühl vermitteln, gesehen und mit ihren Interessen und Bedürfnissen ernstgenommen zu werden. Um dies leisten zu können, brauchen Beschaffungsmanager Menschenkenntnis und müssen ebenso offen und tolerant für andere sein, wie verbindlich und höflich im Auftreten ihnen gegenüber. Ihr Umgang mit anderen Menschen, egal, auf welcher hierarchischen Ebene ist durch herzliche Selbstsicherheit geprägt.

Mit ihrer ausgeprägten sozialen Kompetenz und Teamfähigkeit gestalten Einkäufer lebendige Beziehungen zu anderen Bereichen ihres Unternehmens ebenso wie zu Lieferanten und anderen Firmen, selbst wenn diese aktuell gar keine Lieferpartner sind. Nur so haben sie die Möglichkeit, sich im Bedarfsfall schnell und flexibel einen neuen Zulieferer zu erschließen.

3. Wissen

Einkäufer sind Informationsbeschaffer. Sie treffen ihre Entscheidungen umso schneller und sicherer, je mehr sie wissen: Über die üblichen Materialkosten ebenso wie über die Verfügbarkeit und die gängigen Beschaffungszeiten für bestimmte Teile und Komponenten. Schlaue Sourcer wissen, mit welchen und wie vielen anderen Anbietern ein potenzieller Lieferant im Wettbewerb steht. So haben sie bessere Argumente, um Sonderkonditionen und günstigere Preise auszuhandeln.

Selbstverständlich kennen Beschaffungsmanager auch das Produktportfolio ihres eigenen Unternehmens und wissen über geltende Richtlinien, technologische Trends und mögliche Fertigungsverfahren Bescheid. Denn nur wenn sie den technischen Hintergrund dessen verstehen, was sie beschaffen, können sie Vorprodukte in der erforderlichen Qualität einkaufen und mit Lieferanten auf Augenhöhe über Materialbeschaffenheiten sowie mögliche Herstellungsverfahren für Vorprodukte verhandeln. In technischen Branchen sind Einkäufer deshalb in der Regel selbst Ingenieure.

Gute Beschaffungsmanager verfügen jedoch auch über hinreichende juristische Kenntnisse. Denn nur, wenn sie sich mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Bonus/Malus-Regelungen, den Unterschieden zwischen Liefer-, Kooperations- und Rahmenverträgen sowie den Grundsätzen des internationalen Handelsrechts auskennen, können sie erzielte Verhandlungsergebnisse auch in juristisch belastbare Verträge gießen.

4. Unternehmerisch-strategisches Denken

Je geringer die interne Fertigungstiefe eines Unternehmens, je mehr es also an Vorprodukten und Komponenten zukauft, desto größere Auswirkungen haben Einsparungen im Einkauf auf den Gewinn. Sinken die Kosten in der Beschaffung um nur fünf Prozent, so hat das nach Berechnungen des BME die gleiche Wirkung wie eine Umsatzsteigerung von 50 Prozent. Um dieses Potenzial heben zu können, müssen Einkäufer analytisch und systemlogisch denken können. Sie müssen verstehen, wie sich Entscheidungen in der Beschaffung auf Produktionsprozesse und die Qualität von Produkten auswirken und kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Verringerung von Kosten suchen.

„Doch Wertschöpfung beschränkt sich nicht nur auf Ideen zur Kostenreduktion, sondern umfasst auch Initiativen zur Verkürzung von Zeitläufen, zur Verbesserung von Innovation und Wettbewerbsdifferenzierung sowie zur Verringerung von Geschäftsrisiken“, erklärt Ohanes Missirilian, Professor für Change Management und Procurement an der EMLyon Business School.

Diese indirekten Kostensenkungspotenziale erkennen Beschaffungsmanager, weil sie verstehen, wie ihr Unternehmen, seine Fertigungsprozesse und Produkte funktionieren und wie sich Entscheidungen im Einkauf auf die Leistungsfähigkeit und Qualität ihrer Organisation auswirken. Auf der Grundlage dieser Analyse stellen gute Einkäufer die Ziele auf, die sie in der Beschaffung erreichen wollen und entwickeln für deren Erreichung einen Plan, den sie systematisch umsetzen.

In diese Strategie beziehen sie ihre Lieferanten mit ein. Denn wer nur deren Preise drückt, gewinnt keine Partner mit denen er über lange Jahre hinweg Produkt- und Prozessinnovationen entwickeln kann. Erfahrene Beschaffungsmanager wissen jedoch, dass in vertrauensvollen Lieferantenbeziehungen die größten und zuverlässigsten Sparpotenziale liegen.

Selbstverständlich beherrschen Einkäufer darüber hinaus das Handwerkszeug jedes guten Kaufmanns, sind gute Finanzmanager, versiert in Preisanalytik, Kostenstrukturanalyse, Total-Cost-of-Ownership-Berechnungen sowie Value Management und Controlling.

5. Risikobewusstsein

Gute Einkäufer wissen, dass „billig“ nicht das Gleiche ist wie „preiswert“. Deshalb betrachten sie weitsichtig nicht nur sämtliche Kosten, die ein zu beschaffendes Teil während seines gesamten Lebenszyklus verursacht, sondern achten auch darauf, ob sie sich wirklich auf einen Lieferanten verlassen können. Um zu verhindern, dass ihre Lieferkette unterbrochen wird, weil der Partner ausfällt, oder das Image des eigenen Unternehmens Schaden nimmt, weil der Zulieferer ethische oder ökologische Standards verletzt, analysieren Beschaffungsmanager die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit eines Partners genau. Dabei achten sie auf dessen Eigenkapital und Ertragslage genauso wie auf seine Qualitäts- und Liefertreue und die Zulieferer, auf die der Partner selbst angewiesen ist. Weitsichtige Einkäufer schauen voraus und sichern sich auch gegen Risiken für ihre Lieferkette ab, denen sie ausgesetzt sein könnten, weil Lieferanten aufgrund von Naturkatastrophen, Streiks, Bränden, Explosionen oder sozialen und politischen Unruhen ausfallen. Auch gegen Preis- und Währungsschwankungen bei Rohstoffen ergreifen sie Vorsichtsmaßnahmen.

Neben Weitsicht und einem Bewusstsein dafür, vor welchen Risiken sie ihr Unternehmen schützen müssen, brauchen Sourcingverantwortliche ein hohes Maß an IT-Kompetenz. Denn mit moderner Informationstechnologie behalten sie Waren- und Materialflüsse ständig im Blick  und können frühzeitig auf mögliche Krisensituationen reagieren.

6. Organisationstalent

Gute Einkäufer sind gut organisiert. Denn mit dem Vertragsabschluss mit ihren Lieferanten ist ihre Arbeit längst nicht erledigt. Um laufend darüber informiert zu sein, wann Lieferverträge nachverhandelt, verlängert oder neu abgeschlossen werden müssen, dokumentieren Beschaffungsmanager die Laufzeiten ihrer Verträge ebenso lückenlos wie die darin enthaltenen wichtigsten Angaben zu Abnahmemengen, Rabatten, Garantien oder Pönalen. Die Qualität ihrer Organisation zeigt sich daran, dass andere Kollegen während einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung ohne Informationsdefizite mit gelisteten Lieferanten zusammenarbeiten können.

Sourcingverantwortliche organisieren und bündeln außerdem die Bedarfe und Anschaffungspläne unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Tochtergesellschaften, um durch größere Abnahmemengen günstigere Konditionen aushandeln zu können.

Bild: Rawpixel.com

 

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Autor: Dörte Neitzel

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