(Bild: Mikko Lemola/Shutterstock)
ERP-Lösungen sind ein wichtiger Faktor der Unternehmensführung, denn sie ermöglichen Firmen, transparenter, schneller und effizienter zu arbeiten. Einzelne Abteilungen können besser miteinander kommunizieren, die Unternehmen reagieren schneller auf Veränderungen und das Prinzip „Die rechte Hand weiß nicht, was die Linke tut“ gehört dank ERP der Vergangenheit an.
Nützlich ist eine solche Software für jede Betriebsgröße – egal, ob es sich um eine Ein-Mann-Firma, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Großkonzern handelt. Dennoch stellt sich gerade für Gründer oder Kleinunternehmen häufig die Frage nach dem Kostenfaktor. Wir haben uns daher mit den verschiedenen Möglichkeiten befasst, unter denen man ein ERP-System erwerben kann. Was ist besser: Kaufen, mieten oder leasen?
ERP mieten – besonders für kleine und mittlere Unternehmen interessant
Gerade Gründer oder kleine Betriebe verfügen oft nur über ein begrenztes Budget. Trotzdem kann eine ERP-Lösung eine sinnvolle Investition sein. Die Vorteile der ERP-Miete sind:
+ Die hohen Kaufkosten entfallen, stattdessen verteilen sich die Kosten über eine monatliche Gebühr. Das macht die Ausgaben kalkulierbar, weil diese in der Regel vertraglich festgeschrieben und somit monatlich dieselbe Höhe betragen.
+ Unternehmen erhalten den vollen Funktionsumfang. Gerade bei Cloud-ERP-Lösungen kann man diesen sogar flexibel an das Firmenwachstum anpassen und bei Bedarf weitere Komponenten hinzubuchen.
+ Die Pflichten trägt ausschließlich der Hersteller. Wenn es Probleme gibt, Reparaturen oder Wartungsarbeiten anfallen, dann muss der „Vermieter“ Sorge dafür tragen, dass der Nutzer trotzdem weiterarbeiten kann.
– Langfristige Kosten sind höher als bei Leasing oder Kauf.
Prinzipiell ist die Miet-Option gerade für finanziell schwächere Unternehmern eine gute Möglichkeit, aktuelle ERP-Programme nutzen zu können. Die Anfangskosten fallen nicht sonderlich hoch aus. Nachteilig ist allerdings, dass die Ausgaben langfristig höher sind als beim Leasing oder Kauf.
IT leasen – der Mittelweg zwischen kaufen und mieten
Den meisten kennen Leasing von Autos, doch mittlerweile können Firmen auch IT gegen eine monatliche Gebühr leasen.
Das funktioniert folgendermaßen: Der Kunde unterschreibt einen Vertrag, in welchem die Laufzeit festgelegt wird. Innerhalb dieser Zeitspanne bezahlen Unternehmen eine Gebühr. Diese wird anhand des Kaufpreises berechnet. Weitere Kosten fallen nicht an. Nach Ablauf der Laufzeit gehört die Software dem Kunden. Dieser kann entscheiden, ob er das Programm weiter nutzen oder lieber aufrüsten möchte – dann wird ein neuer Leasingvertrag geschlossen.
Leasing von ERP-Systemen bietet Unternehmen folgende Vorteile:
+ Die Kosten sind kalkulierbar
+ Es wird ein hohes Maß an Flexibilität gewährleistet
+ Die steuerliche Belastung ist nicht sehr hoch.
Das Gute am Leasing ist die Tatsache, dass die anfallenden Kosten überschaubar sind. Zudem schonen sie die Liquidität des Unternehmens, denn die Firma muss die ERP-Lösung nicht durch eine teure Einmalzahlung erwerben, sondern kann den Preis durch die monatlichen Gebühren staffeln.
Zudem können die Beträge von der Steuer abgesetzt werden. Während der gesamten Dauer verfügen die Nutzer außerdem über den vollen Funktionsumfang – es gibt in der Regel keinerlei Einschränkungen.
IT kaufen – Eigentümer der Software werden
Obwohl mieten bzw. leasen aktuell ganz klar im Trend liegt, sollten Interessierte die Option des Kaufens trotzdem nicht außer Acht lassen. Denn auch diese verfügt über ganz klare Pluspunkte:
+ Langfristig gesehen ist der Kaufpreis deutlich günstiger. Miet- bzw. Leasing-Lösungen kosten eine monatliche Gebühr, die bei Ende der Vertragslaufzeit in der Regel höher ist als der ursprüngliche Preis.
+ Die genutzten Daten bleiben intern. Bei Software-Programmen zur Miete gibt man Kunden- und Mitarbeiterdaten automatisch ab. Zwar stehen Hersteller in der Pflicht, nach Beendigung der Laufzeit Hardware und Inhalt zu zerstören, sicher kann man sich da aber nie sein. Diese Problematik entfällt, wenn man eine ERP-Software kauft, statt sie zu mieten.
Viele Anbieter von EPR-Programmen sind mittlerweile komplett auf das Miet-Modell umgestiegen und bieten weniger bis gar keine Updates von Kauf-Produkten mehr an. Daher ist es wichtig, sich um Vorfeld über die jeweiligen Bedingungen zu informieren, um böse Überraschungen zu vermeiden.
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