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So kaufen technische Händler Iintelligenter ein

So kaufen technische Händler Iintelligenter ein

06.05.2016

So kaufen technische Händler Iintelligenter ein

Schnell und zu den besten Konditionen – Technische Händler stehen beim Einkauf von tausenden Artikeln unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck. ‚Intelligentes‘ Einkaufen wird immer wichtiger.

Beim technischen Fachgroßhändler GeDe Kugellager-Vertriebs-GmbH helfen automatisierte Anwendungen, die sich an die Prozesse eines Technischen Händlers anpassen. Die Warengruppen enthalten alle technischen Produkte, die Industrieunternehmen in der Antriebstechnik für Reparatur und Erstausrüstung benötigen. Heute sind in den Zentrallagern von GeDe über 150 000 Artikel verfügbar. Weit über eine Million Produkte kann GeDe kurzfristig durch einen zentralen Daten- und Lieferantenpool beschaffen.

Angesichts einer derart hohen Anzahl an Produkten müssen Technische Händler wie GeDe ihren Einkauf intelligent steuern. Online-Händler leben kurze Reaktionszeiten und termingerechte Lieferungen vor, sodass der Druck und die Erwartungen, zeitnah auf die Bestellungen der Kunden zu reagieren, auch für Technische Händler enorm gestiegen sind. Gleichzeitig müssen sie den Lagerbestand fortlaufend im Blick haben, um die für kommende Bestellungen benötigten Artikelmengen vorzuhalten und unnötige Überschüsse zu vermeiden. Nur so optimieren Technische Händler ihr Einkaufsvolumen und verbessern Einkaufskonditionen und Margen.

Einkaufsvolumen optimieren

Die Firma GeDe setzt die ERP-Software LS BIZ der Leitsch Software GmbH ein, um unter anderem ihre Einkäufe zu verwalten. Für jeden Auftrag ermittelt das System, ob bestellte Artikel im Lager vorhanden sind oder bei einem Lieferanten angefragt werden müssen. Auf Grundlage der Bestellmenge und des gewünschten Liefertermins schlägt die Software dem Einkäufer passende Lieferanten vor. Mit einer einzigen Vorlage kann der GeDe-Mitarbeiter mehrere Lieferanten und Artikel gleichzeitig anfragen.

Sobald ein Lieferant eine Rückmeldung zu Preisen und Terminen gibt, fließen diese Informationen automatisch in die Übersicht der Angebote ein. Die Software berücksichtigt beim Einkauf den Mindestbestand, der im Lager vorhanden sein muss, als auch optimierte Bestellmengen der Lieferanten. „LS BIZ hilft uns dabei, für jedes Produkt den passenden Händler und das richtige Einkaufsvolumen zu bestimmen“, sagt GeDe-Prokurist Uwe Spille. „So erzielen wir langfristig gesehen optimierte Einkaufsbedingungen.“

Klug einkaufen, schnell entscheiden

Im Einkauf müssen die Mitarbeiter von GeDe schnell entscheiden. Dafür sehen sie im ERP-System, welche und wie viele Artikel vorrätig sind und wie diese sich in den letzten drei Jahren verkauft haben. Weil LS BIZ alle Informationen auf zwei Monitoren parallel darstellt, überblicken die Einkäufer beispielsweise gleichzeitig Informationen zu Angebot, Preishistorie oder Bestandsverfügbarkeit über verschiedene Lager hinweg – in Echtzeit. Hat der Einkäufer sich für einen Lieferanten beziehungsweise ein Angebot entschieden, kann er auf Knopfdruck aus der Anfrage eine Bestellung auslösen. „Im Alltag merken wir, dass wir im Einkauf dadurch deutlich schneller und effizienter geworden sind“, so Uwe Spille.

Damit der bestellte Artikel tatsächlich geliefert wird, überwacht LS BIZ automatisch den weiteren Einkaufsvorgang. Nach Bestätigung des Auftrags durch den Lieferanten kontrolliert das System den Liefertermin und alarmiert einen Mitarbeiter bei kritischen Verzögerungen. Sollte der Lieferant binnen zwei Tagen keine Auftragsbestätigung schicken, erinnert die Software den Anbieter automatisch. Im Notfall kann der Einkäufer entscheiden, ob er den Warenausgang verschiebt oder den Artikel bei einem anderen Lieferanten anfragt.

Nach erfolgter Lieferung hat der Technische Händler die Möglichkeit, den Lieferanten nach eigenen Kriterien wie Lieferdatum oder Verpackungsqualität zu bewerten. Das hilft den Mitarbeitern, gute Lieferanten schnell zu erkennen. Der Lieferant wird durch die Bewertung gleichzeitig motiviert, beste Leistungen zu erbringen. „Für uns ist es wichtig, aus den alltäglichen Anforderungen der Technischen Händler Impulse für die Verbesserung der Software mitzunehmen“, so Leitsch-Geschäftsführer Markus Schulte. Mit der EDV-gestützten Einkaufsabwicklung kann das Unternehmen langfristig sein Einkaufsvolumen optimieren. Das Ziel: Durch ein höheres Bestellvolumen bessere Einkaufskonditionen erlangen. Das sorgt am Ende auch bei den Kunden für eine höhere Zufriedenheit und sichert eine komfortable Wettbewerbssituation.n

 Foto: Chones/Shutterstock.com

Autor: Jonas Kückelmann

Autor: Dörte Neitzel

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