Richtig verhandeln: Kommunikationsratgeber für Einkäufer

Das Berufsfeld Einkauf ist ebenso anspruchsvoll wie vielfältig. Wer in diesem Bereich Karriere machen will, dem stehen mehrere Wege zur Auswahl, beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung im Groß- oder Einzelhandel. Aktuell stellen Unternehmen jedoch bevorzugt Hochschulabsolventen ein. Da infolge der Digitalisierung zunehmend analytische und strategische Aufgaben bewältigt werden müssen, sind vor allem Wirtschaftswissenschaftler, die sich auf BWL, VWL oder Ingenieurwesen spezialisiert haben, gefragt.

Die Aufgaben des Einkäufers

Grundsätzlich sorgen Einkäufer dafür, dass ein Unternehmen alle Materialien zur Verfügung hat, die es zur Produktion, für den weiteren Verkauf oder Dienstleistungen benötigt. Solche Materialen können Rohstoffe, fertige Waren oder auch Informationen sein.

Die Einkaufsabteilung ist hierbei für drei Fragen zuständig, nämlich „Wieviel?“, „Wann?“ und „Wo?“. Sie muss sicherstellen, dass alle Güter in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Lagerort vorhanden sind. Hierfür müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden. Dazu gehört, die aktuelle Marktsituation genau wie Entwicklungstendenzen im In-und Ausland im Blick zu behalten, konkurrierende Anbieter zu vergleichen und somit Risiken zu minimieren. Einkäufer fungieren als Schnittstelle nicht nur zwischen dem Unternehmen und externen Lieferanten, sondern auch zwischen internen Abteilungen.

Bei diesem Jonglierakt ist strategisches Vorgehen essenziell. Das beschränkt sich nicht allein auf logistische Organisation oder Kostenkalkulation. Auch bei zwischenmenschlichen Kontakten müssen Einkaufsleiter gezielt Strategien anwenden, um effiziente Transaktionen zu gewährleisten. Generell gilt: Kaufen heißt Kommunizieren. Bei Verhandlungsgesprächen geht es nicht darum, mit aller Gewalt die Preise auf ein Minimum zu drücken.

Vielmehr dienen sie dazu, langfristige Partnerschaften aufzubauen, die Mehrwehrt für beide Seiten schaffen. Ziel ist, den besten Deal für die eigene Firma zu sichern, und gleichzeitig die Gegenseite davon zu überzeugen, dass der gleiche Deal auch für sie am meisten Gewinn bringt. Dementsprechend zählt nicht nur Fachwissen, sondern auch ein Repertoire an sogenannten „soft skills“, also persönliche und soziale Kompetenzen. Da diese nicht an der Berufsschule oder Universität erlernt werden, sollten Sie dafür spezielle Seminarschulungen eines Beratungsunternehmens besuchen.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Skills für eine Tätigkeit als Einkäufer von Relevanz sind:

1. Selbstbewusstsein
Bei Verhandlungen aller Art, sei es auf wirtschaftlicher, politischer oder privater Ebene, ist ein selbstsicheres Auftreten der erste Schritt zum Erfolg. Äußern Sie klipp und klar Ihre Forderungen, ohne zu zögern oder zu relativieren. Je unsicherer Sie wirken, desto mehr ermutigen Sie Ihr Gegenüber, auf die eigenen Interessen zu bestehen. Dabei spielen jedoch Form und Inhalt gleichermaßen eine Rolle. Wenn Sie die eigene Überzeugung nicht durch stichhaltige Argumente belegen können, hilft auch die imposanteste Mimik und Gestik nicht weiter. Lautstarke Rede ohne Substanz ist genauso wirkungslos wie eine fundierte Beweisführung im Flüsterton. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen, bevor Sie im nächsten Schritt Ihren Gesprächspartner überzeugen.

2. Transparenz
Abgesehen von Ihren Stärken müssen Sie sich auch Ihrer Grenzen bewusst werden. Ein konstruktiver Austausch kann nur stattfinden, wenn Sie ehrlich zu sich selbst und dem anderen sind. Als Einkäufer ist es nicht Ihre Aufgabe, Lieferanten nach allen Regeln der Kunst auszunutzen und über den Tisch zu ziehen. Für eine nachhaltige Zusammenarbeit müssen Sie eine Vertrauensbasis schaffen. Das bedeutet: Keine falschen Versprechen, stattdessen offen etwaige finanzielle oder logistische Einschränkungen ansprechen, um Missverständnissen oder Verstößen gegen getroffene Vereinbarungen vorzubeugen.

3. Zurückhaltung
Natürlich bleibt Ihr oberstes Ziel immer, einen Kaufvertrag abzuschließen. Aber bis Sie einen optimalen Kompromiss erreichen, ist oft Geduld gefragt. Vermeiden Sie es, durch einen verschärften Ton Druck auf die Gegenseite auszuüben. Ihr Handelspartner soll sich für Ihr Angebot entscheiden, weil sie die besten Konditionen bieten und nicht, weil Sie seinen Stresspegel maximal erhöhen. Egal wie attraktiv ein voraussichtliches Geschäft sein mag, zeigen Sie nie zu viel Interesse. Schließlich wollen Sie Lieferanten nicht den Eindruck vermitteln, dass Sie auf Ihre Dienste angewiesen sind. Die Souveränität Ihres Unternehmens steht jederzeit an oberster Stelle.

4. Empathie
Die eigenen Stärken und Schwächen sollten Sie genauso gut kennen wie die Ihres Gegenspielers. Empathie bezeichnet grundsätzlich die Fähigkeit, sich in die Wahrnehmung anderer Menschen hineinzuversetzen. Bei Verkaufsverhandlungen ist dies nicht im Sinne einer emotionalen Fürsorge für den Mitmenschen zu verstehen. In diesem Fall setzen Sie sich in Ihren Gesprächspartner hinein, um seine Absichten nachzuvollziehen und sich auf mögliche Reaktionen vorzubereiten.

5. Taktik
Wie beim Schachspielen müssen Sie vor jedem eigenen Zug überlegen, welcher Gegenzug folgen wird. Daher ist es wichtig, dass auch Einkäufer über Verkaufsstrategien Bescheid wissen, um potenzielle Fallen frühzeitig zu entdecken. Wenn Ihr Lieferant einen einmaligen Rabatt von 10% verspricht, falls Sie in kurzer Zeit eine bestimmte Ware bestellen, kann das viele Gründe haben. Womöglich besteht das Angebot nur, weil der Verkäufer einen bestimmten Umsatz erzielen oder Lagerraum schaffen muss. Diese Bedingungen können Sie wiederum zu Ihrem Vorteil nutzen und statt 10% gleich 20% Rabatt fordern. Auch wenn eine Firma die Produktion ins Ausland verlagert, sollten Sie reagieren. In aller Regel ist ein Standortwechsel mit geringerem Kostenaufwand verbunden. Dadurch können Sie Ihre Einkaufspreise entsprechend neu verhandeln.

6. Interkulturelle Kommunikation
Im Zuge der Globalisierung sind lokale Betriebe immer stärker mit internationalen Unternehmen vernetzt. Deshalb müssen Sie sich als Einkäufer auch auf den Kontakt mit nicht-deutschsprachigen Partnern vorbereiten. Abgesehen von Englischkenntnissen ist hierbei vor allem ein Bewusstsein für kulturelle Unterschiede der Schlüssel zum Erfolg.

Kommunikation beschränkt sich nicht auf das gesprochene Wort. Oftmals kann eine vermeintlich harmlose Geste unerwartete Konsequenzen haben. Während man in Deutschland mittels Blickkontakt Aufmerksamkeit und Interesse signalisiert, wird dies Ländern wie Korea und China gegenüber Autoritätspersonen als respektlos gewertet. Zudem bedeutet ein „Ja“ nicht immer eindeutig „Ja“. In China und Indien beispielsweise verlaufen Gespräche generell auf indirekten Wegen.

Wird ein Angestellter von seinem Vorgesetzten um einen Gefallen gebeten, so würde er diesen niemals ausschlagen, selbst wenn er weiß, dass er die Aufgabe unter den gegebenen Umständen unmöglich erfüllen kann. Während ein deutscher Mitarbeiter ablehnen würde, um keine falschen Versprechen abzugeben, würde ein indischer Kollege zusagen, und erst im Nachhinein eingestehen, dass er zwar alles versucht habe, aber leider gescheitert sei. Informieren Sie sich also im Voraus, aus welcher Kultur ein ausländischer Geschäftspartner stammt, und machen Sie sich mit den entsprechenden Gepflogenheiten vertraut.