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Robotics: 4 Beispiele für Automatisierung im Einkauf

Robotics: 4 Beispiele für Automatisierung im Einkauf

29.03.2017

Robotics: 4 Beispiele für Automatisierung im Einkauf

Seit Jahren sind kontinuierliche Effizienzerhöhungen und Kostensenkungen ein integraler Bestandteil der strategischen Ziele vieler Unternehmen. Der damit verbundene Kostendruck trifft insbesondere den Einkauf der Unternehmen.

Im Einkauf sind die meisten „bekannten“ Hebel zur Kostensenkung mittlerweile ausgereizt. Entsprechend suchen die Verantwortlichen nach neuen, innovativeren Potenzialen. Diese versprechen sie sich vor allem mit Automatisierung.

Laut der Deloitte CPO Survey 2017 gehen 93% der CPOs davon aus, dass Automatisierungstechnologien (Robotics) die Einkaufsprozesse in den nächsten zehn Jahren verändern werden. Werden also bald alle operativen Einkäufer durch Roboter ersetzt?

Was sind „Roboter“ im Einkauf?

Mit dem Sammelbegriff Robotics ist Robotics Process Automation (RPA) Software gemeint. „Roboter“ sind demnach eine programmierte Software, die repetitive, regelbasierte Aufgaben durchführt. Sie sind keine laufenden oder sprechenden Autobots oder gar künstliche Intelligenzen, wie sich der ein oder andere vorstellt.

Definition Robotics im Einkauf

Neben den rein ausführenden, manuellen Tätigkeiten können mittlerweile verstärkt Denk- und Entscheidungsprozesse maschinell nachgebildet werden. Die Technologie wird mit den weiterführenden Funktionalitäten auch für Geschäftsprozesse im Einkauf und anderen Supply Chain Bereichen deutlich interessanter.

Was sind Vorteile von Robotics im Einkauf?

Gerade regelbasierte, hochvolumige Prozesse eignen sich für die Automatisierung mit Robotics. Nach Angaben von Deloitte können im Schnitt 30 bis 60 Prozent Nettoeinsparungen durch automatisierte Prozesse realisiert werden. Gleichzeitig kann die Durchlaufzeit drastisch, in manchen Beispielen um bis zu 80 Prozent reduziert werden und auch die Prozessqualität steigt.
Vorteile von Robotics im Einkauf

4 Beispiele für Robotics im Einkauf

Generell kann nahezu jeder Einkaufsprozess durch den Einsatz von Robotics optimiert werden. Einige Prozesse erlauben dabei einen höheren Automatisierungsgrad als andere.

Im Folgenden werden beispielhaft vier Anwendungsgebiete für Robotics im Einkauf dargestellt.

Operativer Einkauf

Der operative Beschaffungsprozess, von einer Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung, besteht zu einem hohen Anteil aus Routinetätigkeiten. Diese lassen sich über regelbasierte Entscheidungen und festgelegte Arbeitsschritte automatisieren. Beispielsweise kann die Bestellanlage automatisiert werden. Zugleich können aber auch Freigaben nutzerfreundlicher gestaltet und etwa per E-Mail verwaltet werden. Auch erzwungene Medienbrüche im Bereich Lieferantenkommunikation überbrückt Robotics. Ohne aufwändige Übermittlungsverfahren wie EDI können Nachrichten zwischen beiden Parteien nahezu ohne menschliche Eingriffe ausgetauscht werden. Auch in der Rechnungsprüfung kann ein Großteil der Arbeitsschritte von der Prüfung der Eingangsrechnung bis zur Autorisierung der Zahlung automatisiert ablaufen. Nur wenn es zu Abweichungen kommt, wird menschliches Einwirken benötigt.

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Bindeglied zwischen strategischem und operativerem Einkauf. Dabei können Funktionen wie das Auslesen von Dokumenten in Papierform genutzt werden. Das eingesetzte Contract-Management- System wird hierbei allerdings meist nicht ersetzt. Der Roboter übernimmt vielmehr die automatisierte Pflege desselben.

(Stamm-)Datenverwaltung

Von Materialdaten über Lieferanten bis hin zu Konditionen und katalogspezifischen Daten – der Aufwand zur Anlage in den Beschaffungssystemen ist immens. Nicht nur die einmalige Anlage ist ein Aufwandstreiber, auch die kontinuierliche Datenpflege und -qualitätssicherung frisst Zeit. Diese standardisierten Arbeitsschritte sind für die Automatisierung mithilfe von Robotics prädestiniert. Während der Einkäufer sich nur noch auf die Strukturierung der Daten konzentrieren muss, übernimmt der Roboter die zeitintensiven, nicht-wertschöpfenden Arbeitsschritte.

Ein Beispiel von Deloitte geht in die Tiefe: die Gültigkeitsprüfung der Umsatzsteuernummer

Diese Prüfung wird typischerweise bei jeder Anlage von Lieferanten durchgeführt. Manuell ausgeführt benötigt ein Mitarbeiter im Schnitt ungefähr vier Minuten pro Anlage. Wird dieser Prozess durch Roboter automatisiert, reduziert sich der Zeitbedarf auf etwa eine Minute pro Vorgang. Ein manuelles Eingreifen der Mitarbeiter ist nur notwendig, wenn die Umsatzsteuernummer nicht gültig ist. Der Roboter benachrichtigt in solchen Fällen den Ansprechpartner automatisch.

Analytics/Reporting

65% der Einkaufsleiter sind der Meinung, dass Analytics den Einkauf verändern wird. Ein Teil dieses Informationsbedarfs kann nur durch individualisierte Analysen mit flexiblem Vorgehen gedeckt werden. Die breite Masse sind jedoch Standardanalysen, etwa vereinheitlichte Auswertungen zu Mengen und Preisen in der Phase der Verhandlungsvorbereitung. In diesen Fällen können Roboter gezielt helfen, Analysen vorzubereiten und in einem Standardlayout wie Power Point darzustellen. Ein Roboter benötigt ca. vier Minuten pro Analyse. Dabei arbeitet er auch deutlich genauer als ein menschlicher Kollege. Aktuell liegt die Fehlerrate bei 0,2 Prozent. Ein Großteil der Fehler ist durch mangelnde Qualität der zugrunde liegenden Daten bedingt.

Potenzialanalyse für Robotics im Einkauf

Deloitte hat ermittelt, wie hoch das Automatisierungspotenzial in den einzelnen Einkaufsprozessen ist (basierend auf Deloitte Integrated Supply Chain Reference Model (iDISC)).

Einkaufsstrategie

Hohes Potenzial: –

Mittleres Potenzial: Durchführung RFx/Auktionen und Angebotsoptimierung, Spend-Analyse und Potenzial-Bewertung

Geringes Potenzial: Definition Einkaufsstrategie nach Warengruppe, Lieferantenmarkt-Analysen, Vertragsverhandlungen, Auswahl und Aktivierung des Lieferanten, KPIs finalisieren und Vertrag aufsetzen

Operativer Einkauf

Hohes Potenzial: Anlage der Bestellung, Nachrichtenversand & Monitoring, Authorisierung der Bezahlung, Erhebung von Performance-Daten (z.B. Lieferperformance)

Mittleres Potenzial: Anlage Bestellanforderung und Freigabe

Geringes Potenzial: Wareneingang und Qualitätskontrolle, Warenbewegung, Impact-Analyse

Lieferantenmanagement und –entwicklung

Hohes Potenzial: Performance-Messung, Monitoring für kontinuierliche Verbesserung

Mittleres Potenzial: Segmentierung Lieferanten, Lieferantenbewertungen

Geringes Potenzial: Kündigung/Lieferantenwechsel

Warengruppenmanagement

Hohes Potenzial: –

Mittleres Potenzial: Verwaltung der Preise der Warengruppen, Management von Warengruppenrisiken, Sichtbarkeit und Kontrolle, Organisationsausrichtung und Kennzahlen

Geringes Potenzial: Erstellung Warengruppenstrategien, Integrierte Lieferkette, Lieferantenmanagement, Integrierte Geschäftstätigkeiten

Vertragsmanagement

Hohes Potenzial: Anlage Kontrakt (Prüfung Vertragslaufzeit, jährliches Preisupdate)

Mittleres Potenzial: Monitoring und Einhaltung Vertrag

Geringes Potenzial: –

Datenverwaltung und Reporting

Hohes Potenzial: Update Stammdaten (Außenhandelsstammdaten, Katalogpflege, Anlage Lieferantenstamm), Sicherstellung der Stammdatenqualität (Analyse offener Bestellungen, Identifikation von Preisabweichungen), Reporting (Volumenanalysen für Verhandlungen, LPP-Analysen)

Mittleres Potenzial: –

Geringes Potenzial: –

 

Quelle: Deloitte

Bild: Deloitte, PeterPhoto123/Shutterstock.com

Autor: Dörte Neitzel

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