Besprechung VGstockstudio

VGstockstudio

11.03.2019

Software-Lösungen für Einkäufer auf einen Blick

In unserer zunehmend digitalen Welt werden Sie als Unternehmer und Ihre Mitarbeiter in allen Bereichen über Branchen hinweg immer mehr gefordert. Komplexere Arbeitsabläufe bestimmen Ihren Firmenalltag – egal, ob in der Produktion, im Vertrieb oder im Personal-Management.

Wir stellen hier die wichtigsten Lösungen vor, zeigen deren Möglichkeiten auf und helfen dabei Ihren Fokus auf die relevanten Parameter zu richten. So können Sie am Ende des Tages das perfekte Programm für Ihr Unternehmen auswählen.

Welche Softwares für Unternehmen gibt es?

Derzeit nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeiten von digitalem Prozessmanagement. Das heißt konkret, dass sie zunehmend individuell anpassbare und auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Softwares etablieren. Diese decken in der Regel mindestens einen der folgenden Bereiche ab:

  • Einkauf und Lagerhaltung
  • Vertrieb
  • Produktion
  • Mitarbeiter-Management
  • Buchhaltung

So können alle Aspekte und Prozesse eines Unternehmens sinnvoll innerhalb einer Software-Lösung gebündelt werden. Sogenannte ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning-Programme) fassen die Unternehmensstrukturen zentral zusammen. Das schafft Effizienz und ist auf lange Sicht für den Erfolg der einzelnen Firma essentiell.

Wozu dienen Software-Lösungen im Einkauf?

Mit Hilfe sogenannter Warenwirtschaftssysteme lassen sich gerade im Einkauf viele Kosten einsparen. Ab dem Zeitpunkt der Bestellung werden alle relevanten Daten gesammelt und zentral erfasst. So lässt sich zum einen eine genaue Lagerhaltung mit detaillierten Vorratslisten erstellen: Sie sehen auf einen Blick, welche Artikel vorrätig sind und welche Materialien gegebenenfalls nachbestellt werden müssen. Zum anderen können Angebote und die damit verbundenen Fertigungs- und Liefertermine genau eingeplant werden – das erspart Ihnen und Ihren Kunden viel Zeit. Auch kann auf diese Art und Weise abteilungsübergreifend gewirtschaftet werden:

  • Geldfluss: Dank einer möglichen Schnittstelle zum jeweiligen speziellen Buchhaltungsprogramm kann der Buchhalter alle Ausgaben im Einkauf direkt nachvollziehen. Auch Rechnungen werden beispielsweise direkt weitergeleitet und digital erfasst.
  • Mitarbeiter-Verwaltung: Auf einen Blick wird für Sie ersichtlich, welcher Einkäufer welche Aufgaben erledigt hat und welche noch ausstehen. Das spart viel Zeit. Sie als Abteilungsleiter können zudem geschickt alle Ressourcen Ihrer Mitarbeiter nutzen.
  • Kunden-Management: Kunden-Schlagdateien geben Ihnen Auskunft über bereits getätigte Einkäufe und ausstehende Aufträge. Zudem lassen sich so Rabatte, Sonderpreise oder individuelle Staffelungen bequem verwalten.

Welche Kriterien sollten Sie im Hinterkopf behalten?

Bevor Sie sich wahllos eine Software für das Einkaufs-Management anschaffen, sollten Sie genau analysieren. Nur, wenn Sie einen klaren Überblick über Ihre Bedürfnisse haben, lässt sich eine Software auch gut an Ihr Unternehmen anpassen. Andersherum schafft die Implementierung sonst mehr Probleme als sie Ihnen nutzt.

    • Was benötigen Sie? Wenn Sie beispielsweise im Online-Handel tätig sind, werden Sie andere Parameter beachten müssen als der klassische Einzelhandel.
    • Welche Prozesse müssen verfügbar sein? Benötigen Sie beispielsweise eine ausführliche Kunden-Datei oder sind Sie vielleicht sogar von Gesetzes wegen her verpflichtet, Ihre Zulieferer genau zu dokumentieren?
    • Wer benötigt einen Zugriff? Entscheidend ist oftmals, wie viele Ihrer Einkäufer und Mitarbeiter auf das Programm Zugriff haben müssen. Muss vielleicht die Möglichkeit gegeben sein auch mobil auf das System zugreifen zu können? 

Welche Kosten kommen auf Sie zu?

Besonders wenn es um die Implementierung eines einzelnen Systems in einen Zweig Ihres Unternehmens geht, sind die Kosten doch ausschlaggebend. Auch hierbei ist eine umfangreiche Analyse vor der Entscheidung essentiell. So können Sie genau abschätzen, ob es ein günstigeres und teilweise sogar kostenloses Open Source-Programm sein kann. Oder ob Sie durch komplexe Abläufe doch auf eine etwas kostenintensivere Komplettlösung zurückgreifen sollten. Um einen klaren Überblick über alle möglichen Kosten zu behalten, kann Ihnen diese kostenlose Excel-Datei zur Erstellung eines Finanz- und Businessplans helfen. Machen Sie das Budget vor allem an den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens fest. So schließen Sie von vorneherein aus, dass die Implementierung einer speziellen Software-Lösung für den Bereich Einkauf nicht erfolgslos bleibt.

 

Autor: Kathrin Irmer

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