Total Cost of Ownership von A bis Z

Total Cost of Ownership von A bis Z

16.10.2017

TCO: Total Cost of Ownership von A bis Z

Anlagen, Fahrzeuge oder Bauteile kosten mehr als ihr Anschaffungspreis. Für Einkäufer ist die Total-Cost-of-Ownership-Analyse daher Pflicht. So geht’s!

Beim Kauf von Anlagen, Maschinen, Fahrzeugen, Bauteilen, Komponenten oder C-Teilen gehen die insgesamt anfallenden Kosten weit über den Anschaffungspreis hinaus. Oft machen beispielsweise die Kosten für die zum Betrieb einer Maschine benötigte Energie, die Betriebsstoffe, Wartungs- und Reparaturaufwendungen, Schulungen für die Mitarbeiter, indirekte Kosten wie die gegenseitige Hilfestestellungen der Beschäftigten bei der Bedienung der Maschine während des laufenden Betriebs sowie die Kosten für die Entsorgung oder Rückgabe der Maschine am Ende ihrer Lebenszeit über zwei Drittel der gesamten Lebenszykluskosten (TCO Total Cost of Ownership) aus.

TCO-Analyse startet in den 1920er-Jahren

Um alle Kosten erfassen und bewerten zu können, die ein Gut einem Unternehmen verursacht, haben die Ökonomen Ralph Borsodi und Norman Harriman schon Ende der 1920er-Jahre Berechnungsansätze entwickelt. Der Forschungsdirektor der US-Unternehmensberatung Gartner, Bill Kirwin, fasste diese 1987 zusammen und systematisierte sie in Form der Total-Cost-of-Ownership-Analyse (TCO).

TCO: Total Cost of Ownership

Heute ermittelt fast jeder Einkäufer mit dem Verfahren, welche von mehreren Beschaffungsalternativen über den gesamten Lebenszyklus des zu beschaffenden Gutes gesehen die günstigste Variante ist. Oft verlangen Beschaffungsprofis von ihren Lieferanten deshalb, schon mit ihren Angebotsunterlagen auch eine TCO-Kalkulation abzugeben. Nicht selten wird das liefernde Unternehmen dann im Kaufvertrag für den Fall in die Pflicht genommen, dass sich die von ihm beschriebenen Kostenszenarien im realen Betrieb seines Produkts nicht einhalten lassen.

TCO-Analysen lassen sich nicht standardisieren

Trotz der Bedeutung, die TCO-Berechnungen im Einkauf heute haben, gibt es jedoch keinen allgemein verbindlichen oder anerkannten Rechnungsansatz. Das Deutsche Institut für Normung bietet mit der DIN 60300-3-3 ebenso wie der Verein Deutscher Maschinen- und Anlagenbau mit seinem Einheitsblatt 34160 oder der Verein Deutscher Ingenieure mit der Richtlinie 2884 zwar Hilfestellung dazu wie sich TCO-Analysen durchführen lassen, ihre Ansätze sind jedoch keineswegs allgemein anerkannt oder verbindlich. Dazu hängen TCO-Berechnungen zu sehr von den individuellen Prozessen und Bedingungen in jedem beschaffenden Unternehmen sowie dem zu beschaffenden Gut ab.

TCO erfordert valide Daten und crossfunktionale Teams

Um die TCO-Analyse als Prozess in der Beschaffung zu etablieren, sollten Einkäufer zunächst ein konkretes Sourcingprojekt bestimmen, in dessen Rahmen sie die Methode erstmals anwenden und entwickeln. Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, ein crossfunktionales Team zu bilden, an dem Vertreter aller Unternehmensbereiche beteiligt sind, in denen das zu beschaffende Gut Kosten verursachen wird. Dazu gehören unter anderem die Fachabteilungen Entwicklung, Logistik, Produktion, Qualitätssicherung und das Produktmanagement sowie idealerweise auch Vertreter der in Frage kommenden Lieferanten. Sie können auf Betriebskosten ihres Produkts hinweisen, die das beschaffende Unternehmen mangels praktischer Erfahrungen leicht übersieht.

TCO: Gemein- und Prozesskosten durch Rechnungswesen herausfinden

Besondere Bedeutung kommt in dem Projektteam auf jeden Fall dem Rechnungswesen zu. Dieses kann auf Grundlage der vorhandenen Prozesskostenrechnung sagen, welche Kostentreiber bei der TCO-Analyse zu berücksichtigen sein werden und wie hoch die Anteile an den Gemein- sowie einzelnen Prozesskosten sind, die dem einzukaufenden Gut zuzuordnen sind.

Ob eine TCO-Berechnung belastbar ist, hängt zuvorderst davon ab, wie gut Einkäufer die Prozesse in ihrem Unternehmen kennen, die sie bei der Analyse berücksichtigen müssen und wie valide die Daten sind, auf denen sie ihre Berechnung aufbauen. Wichtigste Aufgabe der Beschaffungsprofis bei der Einführung und späteren Anwendung der Methode ist deshalb, alle für die Analyse wichtigen Daten in den betroffenen Unternehmensbereichen abzufragen und zusammenzutragen.

TCO-Analysten betrachten die Kosten für Schmiermittel ebenso wie die für Imageschäden

Für eine TCO-Rechnung müssen unter anderem Daten zu folgenden Positionen vorliegen:

  • Ÿ Kaufpreis und Nebenkosten abzüglich eventueller Rabatte oder Skonti
  • Ÿ Finanzierungskosten – gegebenenfalls unter Berücksichtigung des internen Zinssatzes für eingesetztes Eigenkapital sowie der Opportunitätskosten, die entstehen, da die Mittel nicht für andere Zwecke eingesetzt werden können, die eventuell mehr Gewinn brächten
  • ŸLogistik- und Lieferkosten
  • ŸInstallations-, Montage- und Anfahrkosten
  • ŸKosten für die Einweisung und Schulung von Mitarbeitern
  • Ÿ Kosten für informelles Lernen, wenn sich Nutzer die Bedienung eines Produkts gegenseitig erklären, oder sich bei Problemen damit helfen
  • Ÿ Betriebskosten: Diese umfassen die Aufwendungen für die zum Betrieb einer Anlage, Maschine oder eines Fahrzeugs benötigte Energie, ebenso wie beispielsweise für Druckluft, Wasser, technische Gase, Schmier- oder Kühlmittel.
  • Ÿ Instandhaltungs-, Wartungs- sowie Instandsetzungs- und Reparaturkosten: Hier sind etwa die zu erwartenden Kosten für Ersatzteile, die Ausgaben für extern vergebene Wartungsverträge oder die Stundensätze für werkseigene Techniker anzusetzen.
  •  Kosten für ungeplante Ausfälle und Stillstände einschließlich des Aufwands, der entsteht, weil das Unternehmen selbst mit seiner Produktion und seinen Lieferungen in Verzug gerät.
  •  Produktivitäts- und Effizienzkosten: Hier ist etwa darauf zu achten, welche Mengen eine bestimmte Anlage oder Maschine in einem gegebenen Zeitraum produzieren kann, aber auch darauf, wie hoch der zu erwartende Ausschuss ist.
  • Ÿ Kosten für mögliche Schäden oder Immissionen, die durch den Betrieb einer Maschine oder Anlage, eines Fahrzeugs oder die Verwendung eines Bauteils oder einer Komponente entstehen könnten. Hierunter fallen etwa die Aufwendungen, um Abwärme oder  Verunreinigungen zu entsorgen, sowie die Kosten für mögliche Unfälle, die der Betrieb einer Anlage verursachen könnte einschließlich der daraus resultierenden Haftungsfolgen.

Ÿ Hierzu zählen aber auch Kosten, die durch mögliche Schäden für den Ruf des Unternehmens einstehen – etwa dann, wenn seine Produkte durch die in ihnen verbauten Teile oder Komponenten weniger hochwertig und zuverlässig sind, oder durch schlechtere Qualität Nachbesserungsaufwände oder Kosten für Rückrufaktionen anfallen. Kostspielige Imageschäden können auch Rohstoffe verursachen, die unter moralisch zweifelhaften Bedingungen abgebaut wurden.

Ÿ Da sich solche Risiken nur durch eine intensive Auswahl, Qualifizierung und Betreuung von Lieferanten beherrschen lassen, muss eine TCO-Analyse auch die Kosten für das erforderliche Lieferantenmanagement berücksichtigen. Dies gilt vor allem, wenn Unternehmen Bauteile und Komponenten global einkaufen.

TCO-Analysen verursachen gewaltigen Arbeitsaufwand

Um alle erforderlichen Daten zusammenzustellen,  müssen Einkäufer einen gewaltigen Aufwand betreiben und oft mit sehr unsicheren Annahmen kalkulieren. Denn nicht immer ist von Anfang an klar, in welcher Höhe einzelne Kosten während der Nutzungsdauer des zu beschaffenden Produkts wirklich anfallen werden. Oft ist auch nicht klar, welche Anteile an den Kosten übergreifender Prozesse oder den Gemeinkosten dem Produkt zuzuordnen sind. Bei solchen Unklarheiten müssen Einkäufer unterschiedliche Szenarien aufstellen und diese mit Daten durchrechnen, die das Controlling in vergleichbaren Situationen gewonnen und in der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung dokumentiert hat.

TCO-Daten sammeln und bewerten

Nicht zuletzt müssen Einkäufer für eine aussagekräftige TCO-Analyse alle Kosten, die durch die Beschaffung eines bestimmten Gutes entstehen werden, nicht nur sammeln, sondern auch bewerten. Nur selten lassen sich die einzelnen aufgelisteten Positionen dazu einfach addieren. In der Regel müssen Beschaffungsprofis die einzelnen Kosten auch dahingehend untersuchen, wann sie während des Lebenszyklus des Produkts anfallen, das sie sourcen wollen. Dabei wiegen Kosten, die früher anfallen schwerer, als Aufwände, die erst zum Ende der Nutzungsdauer hin entstehen. Denn die Ausgaben müssen je nachdem, wann mit ihnen zu rechnen ist, abgezinst werden. Setzen Einkäufer sie in ihrer Rechnung mit ihrem absoluten Wert an, verzerrt dies das Ergebnis ihrer TCO-Analyse.

Mit der Einführung der Methode im Rahmen eines Pilotprojekts ist die TCO-Arbeit des Einkaufs daher noch lange nicht getan. Nur wenn er ab diesem Zeitpunkt kontinuierlich alle Daten sammelt, archiviert und pflegt, die er für das von ihm entwickelte Berechnungsmodell benötigt, dieses immer wieder überprüft und weiter verfeinert, bringt die Methode auch bei künftigen Beschaffungsentscheidungen einen Nutzen.

Bild: Duncanadison/Fotolia.de

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Autor: Dörte Neitzel

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