11 Verhandlungstipps für Einkäufer

Kommt Ihnen das bekannt vor: Der Verkäufer auf der anderen Seite des Tisches ist ein ausgebuffter Profi – jahrelang in Vertriebsseminaren geschult und mit allen Wassern gewaschen. Doch mit diesen Verhandlungstipps setzen Einkäufer in Gesprächen mit Lieferanten Ihre eigenen Ziele auch gegen echte Hardliner durch.

1. Bereiten Sie sich akribisch vor

Achtzig Prozent der für die Verhandlung zur Verfügung stehenden Ressourcen sollten Sie für die Vorbereitung des Gesprächs verwenden, nur 20 Prozent auf den Preispoker selbst und dessen Nachbereitung. Nur wenn Sie Ihren Lieferanten und seine Wettbewerber, seine Marktanteile, Vorlieferanten und Kosten sowie seine aktuelle Finanzlage genauestens kennen, verstehen Sie die Ausgangssituation, mit der Ihr Gesprächspartner in die Verhandlung geht, und können sich auf seine Argumentation einstellen. Sie sollten außerdem wissen, wie wichtig Sie und Ihr Auftrag für Ihren Gesprächspartner sind.

Wer sich gut vorbereitet, legt außerdem genau fest, welches Ziel er in der Verhandlung erreichen will. Er weiß auch, ab welchem Punkt er nicht mehr bereit ist, Konzessionen zu machen. Denn erfolgreich verhandelt nur, wer bereit ist, eine Verhandlung scheitern zu lassen, wenn er sein Ziel erkennbar nicht mehr erreichen kann. Andernfalls lässt er sich zum Schluss über den Tisch ziehen.

Definieren Sie deshalb sowohl das beste Verhandlungsergebnis, das Sie realistischer Weise erreichen können, das, was Sie gerade noch als Ergebnis akzeptieren würden und klären Sie genau ab, welche Alternativen Sie haben, wenn Sie nicht mindestens das schlechteste noch akzeptable Ziel erreichen können. Denn Verhandlungsmacht bauen Sie nur auf, wenn Sie möglichst viele Alternativen zu Ihrer angestrebten Verhandlungslösung besitzen.

Klären Sie deshalb genau ab, zu welchen Konkurrenten Ihres Lieferanten in Deutschland wie im Ausland Sie im Zweifelsfall wechseln könnten – und lassen Sie während der Verhandlung nötigenfalls durchblicken, dass Sie sich über den Wettbewerb informiert haben.

Eines steht vor jeder Verhandlung fest: Ihr Gesprächspartner wird bestimmt nicht zu allem „Ja und Amen“ sagen. Deshalb müssen Sie sich auch auf mögliche Einwände und Argumente ihres Gegenüber vorbereiten und sich überlegen, mit welchen Argumenten und Fakten sie darauf reagieren können.

Wenn Sie möglichst viele Szenarien vorbereiten, wie sich die Verhandlung entwickeln könnte, können Sie Einwände und Gegenargumente der Verkäuferseite während des Gesprächs geschickt für Ihre eigenen Zwecke nutzen. Tun Sie einfach so, als hätte Ihr Gesprächspartner mit seinem Einwand nicht ihr Argument entwertet, sondern eine Ihnen wichtige Frage aufgeworfen. Beantworten Sie diese in Ihrem eigenen Sinn.

Sie sind der Kunde. Deshalb leiten Sie das Gespräch mit dem Verkäufer – und eröffnen es auch. So können Sie Ihrem Gegenüber von Anfang den Wind aus den Segeln nehmen. Erlauben Sie Vertrieblern gar nicht erst ihre Produkte in höchsten Tönen zu loben. Damit wollen sie nur von harten Fakten ablenken. Fragen Sie stattdessen auch mal gleich zu Beginn des Gesprächs nach dem Preis.

So zwingen Sie Ihr Gegenüber, von Anfang an Farbe zu bekennen und machen sich selbst zum Verhandlungsführer. Geben Sie dem Gespräch dann eine klare Struktur, indem Sie vorschlagen, über welche Punkte Sie in welcher Reihenfolge sprechen wollen. Zu dieser Agenda können Sie immer dann zurückkehren, wenn Ihr Gesprächspartner droht, sie einzulullen.

Nutzen Sie Ihre gute Verhandlungsvorbereitung gezielt und stellen Sie keine Behauptungen auf. Tragen Sie stattdessen Argumente vor, die Sie mit Fakten belegen können. Nur wenn Sie nach der ZDF-Methode (Zahlen, Daten, Fakten) verhandeln, wird Sie Ihr Gegenüber als kompetenten und selbstsicheren Gesprächspartner ernstnehmen.

Außerdem hat er dann selbst das Gefühl, dass Sie auf Augenhöhe mit ihm sprechen. Nur so können Sie mit Lieferanten langfristig vertrauensvoll und gewinnbringend zusammenarbeiten.

Eine Verhandlung mit Lieferanten muss immer auch scheitern dürfen. Denn als Einkäufer sind sie nicht auf Ihre Zulieferer angewiesen. Zumindest sollten Sie Ihrem Gesprächspartner den Eindruck vermitteln, dass dies so ist. Geben Sie ihm aber auch das Gefühl, dass Sie seine Interessen ebenfalls berücksichtigen und verhandeln Sie fair und respektvoll.

Betonen Sie deshalb immer welche Vorteile die Gegenseite von den Vorschlägen hat, die Sie unterbreiten, und lassen Sie ihrem Gesprächspartner einen Fluchtweg offen, wenn Sie Ihn in die Enge getrieben haben. Kluge Taktiker fordern außerdem mehr, als sie erreichen wollen, und lassen sich dann runterhandeln. So vermitteln sie ihren Lieferanten ein vermeintliches Erfolgserlebnis. Geben Sie dabei aber nichts wirklich preis. Stellen Sie also nach jedem Zugeständnis, das Sie machen, eine neue Forderung – etwa zu Zahlungsbedingungen, Lieferfristen oder langfristigen Rabatten.

Schlechte Verkäufer glauben, sie müssten Ihr Produkt und ihre Leistungen wortgewaltig loben. Deshalb reden sie gerne und viel. Oft geben Sie dabei Informationen preis, die Sie als Einkäufer nutzen können, um Ihr Gegenüber unter Druck zu setzen. Bringen Sie sich selbst nicht in die gleiche Lage. Vermeiden Sie Situationen, in denen nur Sie reden. Lenken Sie das Gespröch vielmehr auf ein Thema, das dem Verkäufer viele Erklärungen abverlangt und schweigen Sie selbst.

Loben Sie Ihren Lieferanten. Aber Lassen Sie ihn auch wissen, dass Sie nicht immer mit seiner Leistung zufrieden waren. So halten Sie den Hymnen, die Verkäufer gerne auf ihre Produkte singen, Argumente entgegen, die sie eher dazu geneigt machen, Ihnen entgegenzukommen.

Kritikpunkte, die Ihrem Gesprächspartner unangenehm sind und ihn unter Druck setzen, lassen sich immer finden. Vor allem wenn Sie eine kontinuierliche Historie über die Zusammenarbeit mit Lieferanten führen. Dann können Sie etwa nachweisen, dass eine für ein bestimmtes Datum vereinbarte Lieferung zwei Tage verspätet ankam, Sie nicht über die Urlaubsvertretung in der Disposition Ihres Lieferanten informiert waren, oder Ware unzureichend verpackt war.

Achten Sie nicht nur auf den in der laufenden Verhandlung zu erzielenden Preis. Denn wer seine Lieferanten ausquetscht wie eine Zitrone, übersieht, welche Sparpotenziale er mit einem bestimmten Geschäftspartner noch erschließen kann. Geben Sie Ihrem Gegenüber deshalb das Gefühl, dass er nicht nur Zulieferer sondern Partner in Ihrer Wertschöpfungskette ist.

So motivieren Sie ihn dazu, Ihnen etwa längere Zahlungsziele oder häufigere Lieferungen anzubieten. So müssen Sie weniger Working Capital binden und senken die Kosten ihrer Lagerhaltung. Zeigen Sie Ihrem Lieferanten auch Ihre eigene Produktion. So kann er erkennen, wie er seine eigenen Produkte so modifizieren kann, dass Sie sich Arbeitsschritte sparen. Wenn Sie Ihre Lieferanten für derartige Optimierungsmöglichkeiten in die Pflicht nehmen, können Sie über Ihr gesamtes Beschaffungsvolumen schnell vier bis fünf Prozent zusätzlich an Kosten sparen. Ihre Umsatzrendite wird es Ihnen danken.

Erfolgreiche Einkäufer wissen: Auch in sehr harten und strittigen Verhandlungen setzen sie ihre Ziele leichter durch, wenn sie ihre Gesprächspartner höflich und mit Respekt behandeln. So wirken sie selbst sympathischer und glaubwürdiger. Deshalb erhalten sie im Verlauf des Gesprächs mehr nützliche Informationen. Verhandlungspartner hören ihnen aufmerksamer zu und sind aufgeschlossener für neue Ideen und Vorschläge. Insgesamt kommen Spitzeneinkäufer so leichter zu konstruktiven Lösungen und fördern langfristig gute Beziehungen zu ihren Lieferanten.

11. Fertigen Sie ein Verhandlungsprotokoll an

Ist eine Einigung erzielt, sollten Sie alle wichtigen Punkte schriftlich festhalten und diese von Ihrem Gesprächspartner unterschreiben lassen. Dieser könnte sonst an spontaner Verkäuferdemenz erkranken und ihm unangenehme Absprachen wieder vergessen. Idealerweise lassen Sie sich das Verhandlungsergebnis in Anwesenheit eines Kollegen unterzeichnen.