Manager vor einem Mac-Rechner im Home Office

Home Office als neue Normalität? (Bild: goodluz/Adobestock)

| von Dörte Neitzel

Die Corona-Krise hat der Zahl der Home-Office-Lösungen Spitzenwerte beschert. Wird anstelle der einstigen „Notlösung“ Homeoffice nun eine neue Normalität geschaffen? Welche Herausforderungen für Unternehmen bei steigendem Homeoffice-Einsatz zu bewältigen sind und was das für den Einkauf bedeutet - Fragen an Dr. Katja Nagel, Gründerin und Inhaberin der Unternehmensberatung Cetacea aus München.

TECHNIK+EINKAUF: Im Zuge der Krise wurden Teams neu strukturiert und Prozesse ad hoc digitalisiert. Was bleibt davon für die Zeit nach der Krise?

Dr. Katja Nagel: Corona hat über Nacht quasi dazu geführt, dass Mitarbeiter, Führungskräfte und ganze Teams sich im Einkauf neu sortieren mussten, um von jetzt auf gleich in einen digitalen Arbeitsmodus zu wechseln, vom festen Arbeitsplatz, umgeben von den Kollegen zum privaten Arbeitsplatz, umgeben von der eigenen Privatsphäre. Die Zeitrechnung des digitalen Arbeitsplatzes hat begonnen, der Siegeszug durch die Unternehmen hält an, keiner wird das Rad komplett zurückdrehen wollen: die virtuelle Arbeitswelt verändert uns.

Wir werden langfristig in hybride Arbeitsformen wechseln, wenn Corona vorbei ist. Firmen stellen fest, dass sie Kosten sparen können in Büroräumen und Büroausstattungen. Mitarbeiter stellen fest, dass sie Zeit sparen können und Rüstzeiten, indem sie schlicht sich von zu Hause aus in die Welt vernetzen. Wir werden in Zukunft bewusst planen, wann wir von zu Hause arbeiten und wann wir im Büro arbeiten, was an welchen Tagen mehr Sinn macht. Wir werden die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erleben, die beiden Welten werden ein Stück weit verschmelzen. Wir lernen gerade, sie dabei dennoch so weit zu trennen, wie uns wichtig erscheint.

Die Menschen werden autonom, selbständig und entscheidungsfreudiger in Bezug auf ihr persönliches Setup. Home Office als digitaler Arbeitsstil wird uns zu digitalen Nomaden machen. Die Zusammenarbeit wird sich auch im Einkauf verändern: von der Zusammenkunft und dem Kampf um Effizienz in Präsenzmeetings hin zu schnellen und kurzen Abstimmungen mit digitaler Maximalunterstützung. Der Führungsstil muss sich verändern: weg von der Kontrolle über Anwesenheitszeiten hin zur Führung über Ziele und Ergebnisse. Wir sollten diese Chance, die Corona bietet, nicht an uns vorbeiziehen lassen: wir können weltweit uns jetzt einen Digitalisierungsschub für unsere Arbeitswelt nachhaltig verpassen.

Katja Nagel, Cetacea
Katja Nagel, Gründerin und Inhaberin der Unternehmensberatung Cetacea. (Bild: Cetacea)

Entgegen mancher Erwartungen sind fast alle Unternehmen im Home Office handlungsfähig geblieben. Welche Lehren lassen sich daraus ziehen?

Nagel: In der Tat ist es spannend, festzustellen, dass nahezu alle Unternehmen im Home Office handlungsfähig geblieben sind, und nicht nur dass, sondern auch ohne nennenswerte Produktivitätsverluste. Und ohne Motivationsverluste: Mitarbeiter und Führungskräfte haben ihr Bestes gegeben, in der neuen Realität ihren Aufgaben und ihrer Verantwortung gerecht zu werden. Menschen und Organisationen können Veränderung und sind belastbar, wenn es sein muss. Wir können grundsätzlich daraus lernen, dass wir enorme Veränderungsreserven haben, wenn wir dazu gezwungen sind. Die Spezies Mensch ist Überlebenskünstler, das zeigt sich auch jetzt. Wir können auch daraus lernen, dass unsere Phantasie, unser Pessimismus in der Regel die Realität deutlich übertrifft an Negativität. Menschen und Organisationen fürchten Veränderung und sind defizitorientiert, risikoavers.

Wir können auch konkret daraus lernen, dass wir die Digitalisierung als Chance nutzen sollten für weitere Produktivitätsreserven, für mehr Flexibilität, mehr Effizienz und weniger Reisezeiten. Wir müssen in den Unternehmen und in der Gesellschaft mehr investieren in unsere Digitalisierung. Wir können auch daraus lernen, dass wir in Unternehmen üben sollten, unserer Zeit voraus zu sein, Entwicklungen frühzeitig zu unserer Gewohnheit zu machen, hier nicht nachzulassen. Am besten ist es nämlich den Unternehmen ergangen, die schon vor Corona Home Office eingeführt hatten. Und manche Abteilungen haben es da leichter als andere: Der Bereich Einkauf kann hier übrigens ein Vorbild für andere Abteilungen werden.

Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf die neue Home-Office-Situation bestmöglich vorbereiten bzw. begleiten? Sind interne oder externe Experten als Sparringspartner hilfreich?

Nagel: Unternehmen helfen ihren Mitarbeitern am besten, indem sie frühzeitig hybride Arbeitsformen zulassen. So können die Mitarbeiter die neue Arbeitswelt üben und ihre eigenen, positiven Erfahrungen damit machen. Gleichzeitig helfen Unternehmen ihren Mitarbeitern auch dadurch, dass sie klare Ansagen machen und kommunizieren, dass sie sich das Ausprobieren von Home Office wünschen. Und konsequenterweise die mutigen Kollegen dafür auch loben, hervorheben.

Und letztlich braucht es dafür immer auch interne Kollegen, die damit selbstverständlicher umgehen und als Vorbild dienen können. Ebenso sind aber auch externe Experten hilfreich, für die Technik, für die richtige Kommunikation, den richtigen Umgang miteinander und für Fragen und Sorgen ein offenes Ohr haben. Denn in der Regel verliert man ja auch immer etwas, wenn man etwas anderes gewinnt: dem Gewinn der Produktivität, Bequemlichkeit, Praktikabilität steht der Verlust an persönlicher Nähe gegenüber, am Wir-Gefühl, an sozialen Interaktionen, die manchmal auch nicht zweckgebunden sind.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass die Unternehmensprozesse eingehalten werden? Welche Regeln müssen gelten, damit die Unternehmen ihre Ziele erreichen können, auch mit einer völlig veränderten Workforce?

Nagel: Unternehmensprozesse werden sich teilweise ändern müssen für mehr Home Office, werden digitaler werden müssen. Hier steht uns noch viel Veränderung bevor. Die Einhaltung von Prozessen hat eine Systemseite und eine Personenseite: Einhaltung ist dann besser möglich, wenn elektronisches Tracking von Arbeitszeiten und Arbeitsergebnissen funktioniert. Gleichzeitig müssen wir aber auch lernen, uns mehr auf Arbeitsergebnisse zu konzentrieren, hier wird Führung sehr viel stärker werden müssen. Die Regeln werden wir entsprechend anpassen müssen. Aber nicht nur die Regeln, sondern eben auch Strukturen und Prozesse im Einkauf werden in Zukunft in einer hybriden Welt mit weniger persönlicher Präsenz auskommen müssen, digitaler werden. Wir werden ganze Regelwerke in diesem Zusammenhang neu erfinden müssen – aber auch mehr delegieren und vertrauen. Kontrolle erfolgt dann über die Ergebnisse.

In manchen Abteilungen scheint Homeoffice schwer umsetzbar bzw. mit enormen Herausforderungen verbunden. Wie sieht es beim Einkauf aus?

Nagel: Der Einkauf ist in der Regel einerseits zentral (strategischer Einkauf) und andererseits dezentral (operativer Einkauf) organisiert. Während es im strategischen Bereich durchaus vielfältige Möglichen gibt, aus dem Home Office zu operierten, hängt das im operativen Umfeld stark von der Verfügbarkeit dezentral ausgerollter E-Procurement-Systeme ab. Zu den größten Herausforderungen im strategischen Einkauf gehören sicherlich Vertragsverhandlungen. Diese kann man zwar über die gängigen Videokonferenzangebote abhalten, allerdings gehört zum Verhandlungsgeschick vor allem die Empathie der Beteiligten zu erkennen (Mimiken, Gestiken etc.) und das ist über den Bildschirm nicht immer einwandfrei zu erkennen. Insbesondere wenn die Verhandlungen auch noch in einer Fremdsprache geführt werden.

Nichtsdestotrotz nivellieren sich die Nachteile natürlich ein wenig, wenn alle Verhandlungspartner vor dem Bildschirm sitzen. - Im operativen Bereich gibt es größere Herausforderungen. Das Home Office kann zum Beispiel die physische Qualitätskontrolle einer Lieferung nicht ersetzen. Wenn elektronische Genehmigungsworkflows fehlen, funktioniert die Supply Chain nur bei Vorliegen von Originalunterschriften. Außerdem könnte die anonyme Umgebung im Home Office Einkäufer angreifbarer für Compliance & Integritätskonflikte machen.

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