Elektronische Rechnungen werden zur Pflicht

Pro Jahr vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro. Mehr als 100 Milliarden Euro stammen dabei vom Bund, der Rest von Ländern und Kommunen. Für viele deutsche Unternehmen sind öffentliche Aufträge daher ein wichtiger Umsatzbringer. Ab 27. November 2020 kommt auf sie eine einschneidende Änderung zu, denn ab diesem Datum können bei Bundesbehörden keine Papierrechnungen mehr eingereicht werden. Der digitale Bezahlprozess ist in Ländern wie Finnland, Dänemark oder Österreich seit Jahren Standard. Öffentliche Auftragnehmer sind dort schon lange dazu verpflichtet, ihre Rechnungen an den Staat ausschließlich in elektronischer Form einzubringen.

Ab Ende November akzeptieren dann auch Bundesbehörden hierzulande nur noch E-Rechnungen. Ausnahmen gibt es nur für Direktaufträge bis zu einem Wert von 1.000 Euro. Betroffen von der Umstellung sind unzählige Branchen, angefangen von Bauunternehmen und Verbrauchsgüterherstellern, über Telekomkonzerne und Gesundheitsanbieter, bis hin zu Energielieferanten und Großhandel. Mit der Umstellung können die Unternehmen sofort beginnen, denn sowohl alle Bundesbehörden als auch alle Länder und Kommunen in Deutschland sind bereits jetzt technisch dazu in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Länder und Kommunen müssen übrigens bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent), so der Digitalverband Bitkom. Dieser hat jetzt eine neue Version des Faktenpapiers „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht, das kleinen, mittleren und großen Betrieben bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen – es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird.

Rechtlich zulässig sind in Deutschland nur zwei E-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet für alle Seiten Vorteile. „E-Rechnungen mit strukturierten Daten können vom Empfänger bequem weiterverarbeitet werden. Dadurch sinken die Fehleranfälligkeit, der Papierverbrauch und der Arbeitsaufwand“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL. Das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. „Durch die rasche Bearbeitungsmöglichkeit können XRechnungen in weiterer Folge vom Bund auch schneller beglichen werden. Für viele Unternehmen ist das in der aktuellen Situation ein nicht zu unterschätzender Liquiditätsvorteil“, erklärt Marlovits.

„Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“

Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.

Britze: „In Deutschland hat sich in den vergangenen zwei Jahren schon viel getan: Nutzten 2018 noch 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, sind es in diesem Jahr bereits 30 Prozent. Es ist wichtig, dass sich jetzt auch alle anderen Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen.“

Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 1.104 Führungspersonen und Verantwortliche für das Thema Digitalisierung in Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ.