Die fünf wichtigsten Stellhebel, um Prozesskosten zu sparen

Die Höhe der Prozesskosten unterscheidet sich wesentlich im Direct und Indirect Spend. Die beiden Bereiche sind unterschiedlich prozessoptimiert. Während Unternehmen ihren Fokus meist auf den Direct Spend legen, ist der Indirect Spend geprägt von Maverick Buying. Freitextbestellungen stehen auf der Tagesordnung, eine einheitliche Handhabung fehlt. In der Folge entstehen für den Einkauf hohe Aufwände für wenig Warenwert. Die Beschaffung sieht sich mit Daten-Chaos konfrontiert und es fehlt die Transparenz darüber, was wie von wem beschafft wird. Ein einheitlicher digitaler Prozess über eine elektronische Plattform kann Abhilfe schaffen. Doch über welche Summe unnütz anfallender Prozesskosten reden wir hier eigentlich? Der erste Hebel, um Prozesskosten zu sparen, ist ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie hoch die Einsparungen tatsächlich sein können. Ein effektives Tool dafür ist der Prozesskostenrechner von Mercateo. Dort geben Sie in wenigen Schritten Informationen über Ihren Einkauf ein und erhalten in weniger als zwei Minuten eine Auswertung Ihres persönlichen Einsparpotenzials.

Wenn Sie Ihr individuelles Einsparpotenzial berechnet haben, ist es an der Zeit, die richtigen Leute ins Boot zu holen. Machen Sie Ihre BANFer, wie z. B. das Facility-Management, die IT-Abteilung oder Front Desk Mitarbeitende, sowie weitere Stakeholder, wie das Controlling, ausfindig und binden Sie diese frühzeitig in ein Projekt zur Einführung einer digitalen Lösung ein. Mit den Erkenntnissen aus dem Prozesskostenrechner sind Sie mit Argumenten gewappnet und können die Vorteile vermitteln. Die Mitarbeitenden müssen sich abgeholt fühlen, um neue Lösungen zu akzeptieren und anzuwenden.

Sind die relevanten Stakeholder an Bord, geht es darum, Anforderungen an eine digitale Lösung zu definieren. Bei der Konzeptionierung des Projekts empfiehlt es sich, beim Kriterienkatalog auf Standards zurückzugreifen. Es gibt ein paar generelle Anforderungen, die eine digitale Plattform mitbringen sollte. Dazu zählen bspw. ISO- oder EcoVadis-Zertifizierungen. Außerdem sollten Projektverantwortliche prüfen, ob das Unternehmen dahinter einen Sitz in Deutschland hat. Das ist vor allem beim Thema IT-Security und Datenhoheit wichtig. Zudem sollte man miteinbeziehen, ob die Plattform echten Wettbewerb mit mehreren Anbietern ermöglicht und ob diese sich einem Code of Conduct verpflichtet haben. Ermöglicht die Plattform, schnell und einfach nachhaltige Artikel zu finden? Dies ist ein weiteres Entscheidungskriterium, wenn das Thema Nachhaltigkeit auf der Einkaufsagenda steht. Einkauf und Buchhaltung bringen sicherlich spezifische Anforderungen mit. In diesen Bereichen ist sicherzustellen, dass die Lösung Lieferanten- und Produktvergleiche ermöglicht​ und zudem um eigene Lieferanten​ erweiterbar ist. Das schafft Flexibilität und gewährleistet auch in volatilen Zeiten Versorgungssicherheit. Für die Buchhaltung ist relevant, dass Rechnungen elektronisch gestellt werden können. Natürlich müssen technische Anforderungen einbezogen werden. Ist die Lösung vereinbar mit bestehenden Systemen? Wie sieht es mit dem IT-Aufwand bei der Einrichtung aus und was sagt die IT zur Sicherheit des Systems? Damit die potenziellen BANFer die Lösung tatsächlich nutzen, gilt es, deren Bedürfnisse zu berücksichtigen. Bei einem internationalen Unternehmen bedeutet dies, verschiedene Spracheinstellungen anzubieten. Damit im Alltag keine Frustration entsteht, sollte eine katalogübergreifende Suche möglich sein, damit Mitarbeitende nicht aufwendig manuell Kataloge vergleichen müssen. Funktionen wie eine Warenkorboptimierung machen es Stakeholdern zusätzlich einfacher, das gewünschte Produkt zu den besten Konditionen zu finden.

Wenn der Kriterienkatalog steht, heißt es: vergleichen, vergleichen, vergleichen. Es gibt eine Vielzahl an E-Procurement- / Kataloganbietern oder Marktplätzen wie Mercateo von Unite, die Kataloghosting ermöglichen. Laden Sie mehrere Anbieter zur Lösungsdemonstration ein, um festzustellen, welche den Kriterienkatalog umfassend erfüllen. Am Ende zählt auch die persönliche Komponente. Werde ich gut betreut werden, nicht nur während der Anbindung, sondern fortlaufend? Persönlicher Kontakt und verlässlicher Kundenservice sind Gold wert.

Nach Einführung der digitalen Plattform gilt es, Erfolge unternehmensintern sichtbar zu machen. Wie viele Prozesskosten konnten gespart werden? Wo gibt es weiterhin Potenzial zur Optimierung? Digitale Lösungen schaffen mit Reporting-Funktionen und Bestellberichten Transparenz und machen die Beschaffung nachvollziehbar.

Startklar für 2024? Berechnen Sie jetzt, wie viel Prozesskosten Sie in Ihrem Unternehmen mit einem digitalen Prozess sparen können.