Wie Sie das Unternehmensrisiko "Inflation" minimieren

Das vergangene Jahr hat die höchste Inflationsrate der jüngsten Vergangenheit zu verzeichnen. Die Preise für Rohstoffe, Energie (+43 Prozent) und Vorprodukte sind enorm gestiegen – eine große Herausforderung für nahezu alle Unternehmen der Fertigungsindustrie. Um der Unsicherheit zu begegnen, die sich aus diesem wirtschaftlichen Umfeld ergibt, müssen die Organisationen etliche Maßnahmen ergreifen. Eine besonders sinnvolle Option ist dabei sicherlich die Implementierung eines intelligenten Vertragsmanagements, um das Risk-Management deutlich zu verbessern. Auch wenn die Inflation in den letzten Wochen etwas nachgelassen und auch wenn Prognosen schwierig sind, so ist doch sehr wahrscheinlich, dass in naher Zukunft die Preise weiter steigen werden.

Intelligentes Vertragsmanagement unterstützt das Risikomanagement

Hinzukommt, dass es aufgrund unterschiedlicher Probleme, wie der chinesischen Covid-Politik, dem Krieg in der Ukraine oder logistischen Herausforderungen zu Störungen in den globalen Lieferketten kommt. Auch wenn die meisten Risiken nicht im Vorfeld in der Form sichtbar waren, so müssen die Unternehmen dennoch Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zumindest teilweise zu beherrschen. Intelligentes Vertragsmanagement (CLM, Contract Lifecycle Management) ist dabei ein wichtiges Instrument, um beispielsweise die Gefahren, die aus großen Preissteigerungen entstehen können, in den Griff zu bekommen. Denn Hersteller komplexer Lösungen, beispielsweise im Maschinenbau, können aufgrund langfristiger, vertraglicher Vereinbarungen nicht beliebig die höheren Einkaufspreise an die Kunden weitergeben.

Herausforderung: Verträge identifizieren

Das bedeutet konkret: Wenn die Verträge über keine entsprechenden Klauseln für inflationsgebundene Preisanpassungen verfügen, sinkt die Gewinnspanne pro Vertrag. Das Problem ist jedoch noch größer: Die meisten der Verträge haben mehrjährige Laufzeiten, häufig mit Verlängerungsoptionen. Das ist die eine Herausforderung. Die andere ist: Da sich gegenwärtig in nahezu allen Branchen der Fachkräftemangel deutlich bemerkbar macht, steht kein geeignetes Personal zur Verfügung, um neue Lösungen und Systeme zu einem höheren Wert zu produzieren, geschweige denn zu verkaufen.

Daraus folgt, dass die Organisationen möglichst schnell und effizient all jene Vereinbarungen und Verträge identifizieren müssen, in denen entweder keine oder unpassende Klauseln mit Bezug zur Inflation zu finden sind. Sonst lässt sich dieses Risiko nicht adressieren. Um die Dimension zu verdeutlichen: Bei Großunternehmen, wie Daimler, liegt die Anzahl der Verträge häufig im sechs- bzw. siebenstelligen Bereich.

Sind die betroffenen Verträge – mit Kunden, Partnern und Zulieferern – identifiziert, müssen diese angesichts der Inflationsrisiken den neuen Bedingungen angepasst werden. Das ist jedoch keineswegs immer ganz einfach, denn die notwendigen Preisanpassungen können neue Verhandlungen zur Folge haben. Sind diese Verträge lediglich in Papierform oder als herkömmliche Textdokumente vorhanden, entsteht eine – gerade in Krisenzeiten unnötige, zusätzliche – Belastung für viele Unternehmen, denn sie müssen erstmal alle betroffenen Verträge finden und dann manuell anpassen.

Optionen der Anpassung

Für diese Anpassungen an die neuen Umstände bestehen unterschiedliche Möglichkeiten. Dazu gehört unter anderem:

• die Preise bei neuen Vertragsabschlüssen anheben oder keine Rabatte mehr gewähren
• Stornierung bestehende Geschäfte mit geringer Gewinnspanne (sofern möglich, kann aber den Ruf eines Unternehmens nachhaltig schädigen)
• bei Vertragsverlängerungen oder Optionen höhere Gebühren berechnen, um die durchschnittliche Marge zu erhöhen

Solange es sich um Papierdokumente handelt, wird lediglich der zum Zeitpunkt der Aktualisierung definierte Status Quo festgeschrieben, dynamische Entwicklungen jedoch erneut nicht per se berücksichtigt. Was also tun?

Sinnvoll wäre es an dieser Stelle sicherlich, auch entsprechende Indizes in neue oder aktualisierte Verträge zu integrieren, die die Preisentwicklung abbilden. Spätentens hier zeigt sich: Handelt es sich bei den Verträgen um starre Dokumente, ob Papier oder in digitaler Form, sind dynamische Anpassung kaum möglich oder benötigen bei mittleren und größeren Unternehmen einen gigantischen Aufwand. Selbst dann, wenn es nur um die Anpassung an die Inflation geht. Andere Faktoren, beispielsweise bei internationalen Verträgen (zeitliche, rechtliche, geografische Faktoren etc.), sind hier noch gar nicht berücksichtigt. Doch schon so wird deutlich, wie groß der Aufwand für Unternehmen wird, wenn sie ihre Verträge in traditioneller Form verwalten.

Um diesen Aufwand zu adressieren, bedarf es offensichtlich einer Alternative. Diese darf die Verträge nicht nur als vollständiges, zu archivierendes Dokument betrachten, sondern muss zusätzlich die Vertragsinhalte, definiert in den Klauseln, berücksichtigen, damit diese im Bedarfsfall schnell gefunden und gegebenenfalls adaptiert werden können. Moderne CLM-Systeme wie Icertis Contract Intelligence (ICI) widmen sich unter anderem genau diesen Herausforderungen.

Vertragsmanagement ist Risikomanagement

Mit der Implementierung einer CLM-Lösung entsteht ein zentraler Knotenpunkt von strategischer Bedeutung für alle Verträge, der gleichzeitig Teil der Geschäftsprozesse wird, denn Verträge sind integrativer und grundlegender Teil nahezu jedes Geschäftsprozesses.

Um Widersprüche zu vermeiden und dem strategischen Auftrag „Risikomanagement“ gerecht zu werden, muss das CLM als die zentrale und einzig gültige Quelle von Verträgen mit allen Vertragsklauseln und Vorlagen im Unternehmen definiert werden. Jeder neue Vertrag wird somit zentral gesteuert und verwaltet. Denn nur dann lassen sich notwendige Anpassungen von Verträgen oder unterschiedliche Ausprägungen nationaler Rechtsprechung, einfach über das CLM in allen betroffenen Verträgen ändern.

Gleichzeitig bleibt aber die Transparenz erhalten. Denn da die Verträge aus der Vertragsmanagementlösung generiert werden, wird folglich auch gespeichert, welche Klauseln in welchen Verträgen zum Einsatz kommen. Werden beispielsweise für den Vertrieb und den Einkauf unterschiedliche Klauseln für die Preisanpassung genutzt, lässt sich auch dies einfach per Knopfdruck entsprechend filtern.

Transparenz und Überblick

Ein intelligentes Vertragsmanagement bietet auch in einer anderen Dimension zusätzlich Transparenz, denn mit nur einer zentralen Quelle ist es darüber hinaus für alle Beteiligten einfacher, einen Überblick über Vertragsdaten und -inhalte zu erhalten. Folglich wird der gesamte Vertragsprozess optimiert, gerade unter Berücksichtigung der Compliance-Risiken.

Zusätzliche Transparenz und Stringenz bringt die Integration von CLM mit CRM- und ERP-Anwendungen zu SAP, um die Konditionen für Ein- und Verkauf nur in einer Lösung vorhalten zu müssen. Dabei können die Daten sowohl aus dem CRM-/ERP-System in Richtung CLM genutzt werden als auch umgekehrt. Zusätzlich ist es möglich, Widersprüche zwischen den beiden Lösungen aufzuzeigen, um diese dann im Gespräch mit Kunden oder Lieferanten auszuräumen. Nicht ohne Grund hat sich daher das Softwareunternehmen SAP entschieden, ihren Kunden intelligentes Vertragsmanagement als zentralen Bestandteil der SAP-Anwendungen anzubieten.

Icertis