Neue Lieferanten an Bord zu nehmen, erfordert einige To-Dos. Was Sie beachten sollten. (Bild: hit1912 - stock.adobe.com)
Das Onboarding von Lieferanten ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die eine neue Partnerschaft eingehen. Die Konsolidierung von Informationen über Compliance, Risiken, Dokumentation und elektronische Rechnungsstellung kann dabei helfen, einen neuen Lieferanten zu gewinnen.
Wenn Unternehmen es versäumen, einen nachhaltigen und effektiven Onboarding-Prozess für Lieferanten zu schaffen, öffnen sie die Tür für Störungen und Unsicherheiten, die den Geschäftsfluss behindern, verlangsamen oder ganz zum Erliegen bringen können.
Wo fangen Unternehmen am besten beim Onboarding-Programm für Lieferanten an? Die folgenden fünf Best Practices helfen bei der Erstellung eines Onboarding-Plans für Lieferanten.
1. Verantwortlichkeit festlegen
„Zu viele Köche verderben den Brei.“ Das ist etwas, das alle Partnerschaften vermeiden wollen. Wenn es unübersichtlich wird, wer der Hauptansprechpartner ist, können Produktivität und Prozesse zum Stillstand kommen.
Wie einfach der Onboarding-Prozess für Lieferanten auch gestaltet ist, besteht er immer aus mehreren Schritten sowie Anforderungen und Dokumentationen, die ausgefüllt werden müssen. Die Identifizierung einer einzigen Person, die die Aufgaben und den Fortschritt des Onboarding-Prozesses verwaltet, kann helfen, Verantwortlichkeit zu schaffen und den Prozess zu rationalisieren. Diese Kontaktperson stellt den korrekten Ablauf sicher und unterstützt neue Partner.
Tipp: Anstatt einem Ansprechpartner können Unternehmen einen Verifizierungsprozess implementieren. So stellen sie sicher, dass die neuen Lieferanten das Onboarding in der richtigen Reihenfolge und vollständig abschließen.
2. Langwierige Prozesse automatisieren
Selbst mit den richtigen Parametern und einem Überprüfungsprozess lassen sich nicht alle Fehlermöglichkeiten ausschließen. Eine Möglichkeit Fehler zu reduzieren, ist die Automatisierung von Teilen des Onboarding-Prozesses. Die Automatisierung beseitigt Schwachstellen.
Sie schafft einen effizienten, konformen und wiederholbaren Prozess, auf den sich Führungskräfte verlassen können. Der Zeitaufwand für die automatisierten Aufgaben wird reduziert, sodass Mitarbeiter sich auf andere Bereiche konzentrieren können.
3. Prozesse als Fahrplan nutzen
Das vergangene Jahr hat gezeigt, wie schnell und drastisch sich Situationen in der Geschäftswelt ändern können. Wenn Unternehmen das Onboarding neuer Lieferanten planen, sollten sie auf Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit achten.
Ein Fahrplan für den Umgang mit neuen Lieferanten erleichtert die Vorbereitungen für die eingegangene Partnerschaft. Doch jede Partnerschaft und Situation ist anders. Das Befolgen eines genau festgelegten Ablaufes stellt sicher, dass alle wichtigen Schritte eingehalten werden.
Wenn Unternehmen zusätzlich Raum für Flexibilität lassen, können sie eine persönlichere Onboarding-Erfahrung schaffen.
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4. Individualisieren Sie Lieferantenpläne
Stehen Rahmenbedingungen und die Planung für das Onboarding neuer Lieferanten fest, gilt es im nächsten Schritt das Lieferantenerlebnis zu personalisieren und anzupassen.
Wenn Unternehmen neue Partnerschaften eingehen, spielen Kultur und Erfahrungen beider Organisationen eine große Rolle bei der Schaffung einer produktiven und gesunden Beziehung. Wenn Unternehmen Lieferanten aus der Fertigungsindustrie auf die gleiche Weise wie Lieferanten, die sich beispielsweise auf E-Procurement spezialisiert haben, einbinden, werden sie auf Probleme stoßen.
Jeder neue Lieferant sollte das Gefühl, das seine Bedürfnisse unterstützt und auf seine spezifischen Fragen oder Bedenken eingegangen wird. Das ist nur möglich, wenn Unternehmen eine individuelle Lieferantenerfahrung schaffen.
5. Erwartungen klären und managen
Der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Beziehung ist Ehrlichkeit und Transparenz bei den Erwartungen. Wenn Unternehmen mit dem Onboarding neuer Lieferanten beginnen, sollten sie sicherstellen, dass alle beteiligten Parteien die Erwartungen in Bezug auf Metriken wie Durchlaufzeit, Preisgestaltung, Bezahlung und Produktqualität kennen. Die Lieferanten sollten direkt auf die Vereinbarungen und Richtlinien des Onboarding-Programms zugreifen können, damit neue Beteiligte ohne Produktivitätsverluste zu schulen.
Tipp: Wenn die genutzte Plattform oder das Portal die Möglichkeit bietet, ist ein Dashboard ein effizienter Weg, um Richtlinien zu verwalten und die Vereinbarungen regelmäßig gegenseitig zu überprüfen und abzustimmen.