verschiedene metallische Werkstücke

Die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens ist eine klare Produktkostenkalkulation.

| von Kathrin Irmer
Porträt von Alexander M. Swoboda
Alexander M. Swoboda, Dipl.-Kfm., ist seit über 15 Jahren in den unterschiedlichsten Funktionen im internationalen Finanz- und Strategiebereich tätig. Bei der Facton GmbH war er zunächst als CFO und COO tätig. Seit 2015 hat er die Funktion des CEO inne.

Unternehmen, die im internationalen Wettbewerb erfolgreich sind, wählen einen proaktiven und zukunftsorientierten Kalkulationsansatz um die Produktkosten zu berechnen. Denn: Entscheidungen auf Basis statischer Analysen und Excel sind in einer digitalisierten Wirtschaft, in der Vernetzung, Echtzeitdaten und Automatisierung immer wichtiger werden, nicht mehr zielführend. Die fortschreitende Digitalisierung von Produkten und Fertigungsprozessen führt zwangsläufig dazu, dass produzierende Betriebe Strategien für die Produktkosten entwickeln.

Auf Basis jahrelanger Erfahrungen hat Alexander M. Swoboda, Chief Executive Officer bei der Facton GmbH, sieben Schritte für die Umsetzung eines erfolgreichen Produktkostenmanagements zusammengestellt:

1. Übergreifende standardisierte Kalkulationsmethoden

Basis aller Veränderungen ist die Standardisierung der Produktkostenrechnung im gesamten Unternehmen. Ziel ist es, ein einheitliches Grundverständnis hinsichtlich des Kostenmanagements zu schaffen und auf Basis standardisierter Berechnungsmethoden zu kalkulieren. Eine einheitliche Berichtsmethodik und ein standardisiertes Kalkulationssystem sind dafür unerlässlich. Auf diesem Weg werden belastbare Daten und Rechenmodelle gewonnen und Fehler auf ein Minimum reduziert.

2. Zentrale Datenbank mit Kosten- und Angebotshistorie

Ein zukunftsorientierter Kalkulationsansatz erfordert die Integration von Daten in einem einzigen System, in dem alle relevanten Kostendaten zusammengefasst sind und die Kosten- und Angebotshistorie abgebildet wird. Alle Varianten eines Angebots werden in einem Datensatz gespeichert. Frühere Versionen und Preiskalkulationen sind für die Berechnung der Produktkosten somit exakt nachvollziehbar.

3. Unternehmensweites Kalkulieren mit identischen Daten

Angebotskalkulationen zum Beispiel sind das Ergebnis einer interdisziplinären Zusammenarbeit. Sie werden präziser, wenn jede Abteilung, von der Entwicklung bis zum Vertrieb, zur gleichen Zeit mit identischen Daten arbeitet. Die zentrale Verarbeitung fördert die Datenintegrität. Die Verfügbarkeit der Preise in Echtzeit sichert den unternehmensweiten Einsatz aktueller Daten sowie die automatische Anpassung der Kalkulationstabellen.

4. Transparenz im gesamten Angebotsprozess

Der Prozess zwischen Angebotserstellung und Vertragsabschluss ist oft durch unzählige Change Requests und Interaktionen mit dem Kunden gekennzeichnet. Die Analyse von Angebotsverläufen unter Berücksichtigung aller Kosten über einen längeren Zeithorizont schafft Transparenz. Diese dient in Gesprächen und Verhandlungen mit dem Kunden als Argumentationsgrundlage.

5. Nachvollziehen, wie Kunden Angebote analysieren und auswerten

Firmen entwickeln erfolgreiche Angebotspräsentation, weil sie wissen, wie Kunden Produktkosten analysieren und diese Erkenntnis in die unternehmenseigene Angebotskalkulation einbeziehen. Mittels einer Schattenkalkulation wird die Logik des Kunden zurückentwickelt. Die gewonnenen Ergebnisse dienen als Leitlinien für die eigene Angebotserstellung.

6. Kalkulationen anwenderfreundlich aufbereiten

Daten werden in einem anwenderfreundlichen Format leicht zugänglich aufbereitet. So teilen Unternehmen Kalkulationen unternehmensintern ohne Aufwand und stellen sie Kunden im Rahmen der Angebotskommunikation zur Verfügung. Unternehmen arbeiten serviceorientiert, weil der Export von Kalkulationen in einem ausgewählten Kundenformat möglich ist.

7. Dezentral verteilte Kalkulationstabellen eliminieren

Erfolgreiche Betriebe verzichten auf manuell gepflegte Kalkulationstabellen und damit auch auf die dezentrale, kaum steuerbare Verteilung von fehlerhaften und veralteten Informationen. Zusätzlich reduziert sich der Zeitaufwand, der für die Koordination breit gefächerter Informationen entsteht. Ein unternehmensweites Produktkostenmanagement führt zu mehr Sicherheit und Präzision im Kalkulationsprozess und zu geringeren Gesamtkosten.