Arbeitsgeräte mithilfe von Software rechtssicher warten und prüfen

Unternehmen können den umfangreichen Vorschriften für die Wartung und Instandhaltung ihrer Betriebsmittel, Maschinen und Anlagen gerecht werden: Mit dem Wartungsplaner der Unternehmensberatung Hoppe. Das Tool erfasst alle Prüfgegenstände mit den relevanten Daten. Mit wenigen Klicks können Wartungsfristen und -vorschriften kontrolliert, Dokumente erstellt, archiviert und gepflegt werden. Wichtige Instandhaltungskennzahlen werden grafisch aufbereitet und können in verschiedenen Formaten in- und exportiert werden. Der integrierte Kalender zeigt, wann welche Prüfungen durchgeführt werden müssen und die Erinnerungsfunktion garantiert, dass kein Termin verpasst wird.

Bedienung auch mobil

Die Software funktioniert auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets. Das hat sich als besonders funktional herausgestellt, da der Instandhalter schon während der Wartung über sein mobiles Endgerät in der Software Notizen machen sowie Fotos oder Videos anhängen kann: Die Ergebnisse wie Prüfprotokolle und Checklisten werden papierlos digital dokumentiert und in den Prüfberichten können neue Wartungsauf­träge generiert werden. Diese rechtskonformen Protokolle veranschaulichen bei Audits, dass Wartungen korrekt stattgefunden haben und dass genug getan wurde, um Arbeitsunfälle zu verhindern.

Da die Ergebnisse zentral im System hinterlegt sind, haben alle Zuständigen jederzeit Zugriff auf relevante Informationen. Der Wartungsplaner basiert auf DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement.

Ebenfalls berücksichtigt: Gefährdungsbeurteilungen

Der Wartungsplaner erleichtert zudem die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen. Die Anforderungen aus ISO 14001 zum Umweltschutz und OHSAS 18001 werden ebenfalls unterstützt. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass die Software immer auf dem neusten Stand und intuitiv zu bedienen ist. So behalten Unternehmen leicht den Überblick über ihr Wartungsmanagement, meistern die betrieblichen und gesetzlichen Pflichten leichter und müssen keine Angst mehr vor Betriebsprüfungen und Sicherheitslücken haben. Denn mit der zunehmenden Komplexität sowie neuen Vorschriften steigen auch die Ansprüche an die Mitarbeiter.

Mit dem Tool kann dem begegnet und der Arbeitsaufwand minimiert werden. Die entstandene Transparenz hilft auch dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren. Schließlich ist auf diese Weise ersichtlich, wo sich Mängel häufen und was die Fehlerbehebung erleichtern kann. Eine regelmäßige beziehungsweise vorbeugende Wartung verringert zudem Ausfälle, senkt Instandhaltungs- und Wartungskosten und erleichtert die Planung der Produktion. Als Arbeitssicherheitssoftware kann der Wartungsplaner in allen Branchen und für alle Betriebsgrößen eingesetzt werden.

Fehler beim Wartungsmanagement

Unternehmen stehen bei der Wartung ihrer Betriebsmittel vor zahlreichen Herausforderungen. Oft sind die Zuständigkeiten nicht klar – die Sachbearbeiter sind mit der Flut an Dokumenten, Fristen und Vorschriften überfordert. Außerdem werden oft noch handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eigenentwickelte Datenbanken eingesetzt, mit denen sich Prüfungen aber weder effizient, noch rechtssicher dokumentieren lassen.

Fehlerquellen liegen außerdem in der nicht eindeutigen Definierung der Prüfungen, welche Teile sie betreffen sowie bei nicht bestimmten Fristen: Es ist komplex, die diversen Prüfvorschriften und -zeiträume sowie die unterschiedlichen Typen von Anlagen und Betriebsmitteln mit anderen Anforderungen an die Wartung zu überblicken. Wie oft ein Betriebsmittel gewartet werden muss, hängt von seinem Alter, dem Gebrauch und der Art ab.

Daneben stellt die rechtskonforme Dokumentation eine weitere Hürde dar. Auch hier regeln konkrete Vorschriften die Vorgaben. Versäumen Unternehmen ihre Prüffristen, werden Bußgelder fällig und im Worst Case haften bei Personenschäden weder Versicherungen noch springen Berufsgenossenschaften ein: Nur wenn alle Betriebsmittel vollständig in korrekten Intervallen geprüft werden, ist der Unternehmer bei Arbeitsunfällen geschützt.

Was muss geprüft werden?

Die Arbeitsschutzregelungen umfassen nahezu sämt­liche Betriebsmittel. Dazu gehören nicht nur Maschinen und Werkzeuge, sondern auch Druckbehälter, Einsatzfahrzeuge, Türen und Fenster, sogar Leitern und Tritte – denn jeder dritte Absturzunfall führt zur Arbeitsunfähigkeit. Die Prüfung von Leitern regelt zum Beispiel die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), jene von Regalen die berufsgenossenschaftlichen Regeln (BGR) 234 und die DIN EN 15635.

Die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften (DGUV Vorschrift 3) verlangt, dass elektrische Anlagen und Geräte in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Auch die Vorschriften des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik (VDE) greifen – sie gelten für alle Geräte mit Stecker, von der Kaffeemaschine bis zum Drucker, von der Kabeltrommel bis zur Bohrmaschine.

Auch Türen, Tore und Fenster müssen gewartet werden – im Ernstfall kann eine defekte Brandschutztür Leben gefährden. Mit dem Wartungsplaner kann die Überprüfung der Vielzahl an Schließeinrichtungen schnell, zuverlässig und mit hohem Automatisierungsgrad erledigt werden. Alle Komponenten müssen fehlerfrei zusammenwirken, geprüft werden unter anderem Mechanik und Stabilität der Bauteile und Befestigungen, die Leichtgängigkeit beweglicher Teile oder falls vorhanden Antrieb und Steuerung sowie Schutzeinrichtungen.