So funktioniert die Beschaffung von Literatur bei Jungheinrich

Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung sind einige der herausforderndsten Aufgaben, die Gesellschaft und Unternehmen bewegen. Dies gilt auch für Jungheinrich als einen der größten Anbieter von Flurförderzeugen, Lager- und Materialflusstechnik. Von seinem Hauptsitz in Hamburg aus bietet das Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an, um eine effiziente Intralogistik bei seinen Kunden umzusetzen. Das Wissen dazu liegt bei den rund 18.000 Mitarbeitern rund um den Globus, davon mehr als 5.500 in Deutschland.

Seit mehr einem Jahrzehnt unterstützt Haufe Discovery (ehemals Literatur-Service Leipzig (LSL)) den Intralogistik-Experten dabei, seinen Mitarbeitern dieses notwendige Know-how in Form von Fachmedien zur Verfügung zu stellen. Die E-Procurement Lösung ist seit 2006 im Einsatz und sorgt für einen schlanken Einkauf von Literatur. So konnte die Einführung der Software eine dreistellige Zahl von Dienstleistern abbauen sowie die Abonnementverwaltung reibungsloser machen.

Viele Standorte, Tausende Mitarbeiter, intransparente Abläufe – die Aufgabe, die Beschaffung für Fachliteratur zu optimieren, stand für Jungheinrich aufgrund dieser Herausforderungen an oberster Stelle. Bereits 2006, als der Intralogistikexperte die Beschaffungs- und Lieferantenmanagementsoftware SAP SRM eingeführt hat, entschied sich das Unternehmen dafür, auch die interne Literaturbeschaffung zu professionalisieren.

„Es waren schlichtweg zu viele unterschiedliche Dienstleister und Lieferanten, mit denen wir über die Jahre zusammengearbeitet haben. Hinzu kam, dass jeder der rund 23 Standorte in Deutschland unterschiedliche Abläufe hatte“, beschreibt Julia Pinkpank, Senior Referentin Prozesse – Performance & Development bei Jungheinrich, die Situation. Es war also an der Zeit, ein einheitliches System zu schaffen, das alle Prozesse bündelt und den Einkauf von Büchern für jeden Mitarbeiter transparent und einfach zugänglich macht.

Damals war klar, dass Jungheinrich diese Aufgabe mit einem im Unternehmen bereits bekannten Partner meistern will: LSL (jetzt Haufe). Dazu wurde zu Beginn ein Haufe-Mitarbeiter in die internen Abläufe bei Jungheinrich eingebunden, um sich ein Bild von der Ist-Situation zu machen.

Nach einer intensiven Analyse gelang man zu dem Schluss: Es existiert großes Potenzial, die Supply Chain unternehmensweit zu konsolidieren. Denn zum damaligen Zeitpunkt war eine dreistellige Zahl von Dienstleistern beziehungsweise Kreditoren im Einsatz, die bei Jungheinrich unterschiedlich genutzt wurden. „Für uns bedeutete das eine enorme Ineffizienz, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten betraf. Zudem hat die Abonnement-Verwaltung nicht gut funktioniert“, so Julia Pinkpank.

Mit Haufe E-Procurement reagierte Jungheinrich auf diese internen Herausforderungen. Sämtliche Literaturbestellungen und Abonnements werden nun seit 2006 über Haufe abgewickelt. Die Umsetzung erfolgte rasch: Von der Analyse über die tatsächliche Implementierung bis hin zu ersten Ergebnissen dauerte es weniger als ein halbes Jahr.

Die Anforderungen, die Jungheinrich an das System hatte, waren klar und auch schnell erfüllt: eine reibungslose Schnittstelle zur bestehenden Lösung von SAP SRM sowie eine einfache, für jeden Mitarbeiter transparente Vorgehensweise. Um dies zu gewährleisten, arbeiteten Haufe und die IT-Abteilung von Jungheinrich eng zusammen. Julia Pinkpank erinnert sich: „Während der Implementierungsphase standen Haufe und unsere eigene IT-Abteilung für Fragen stets zur Verfügung, was den ganzen Prozess für uns sehr unkompliziert machte.“

Der Abbau der Vielzahl an Kreditoren auf Haufe als einzigen Dienstleister brachte vor allem eines mit sich: Klarheit. „Früher sind die Kollegen während der Arbeit oder sogar in ihrer Freizeit in ein Buchgeschäft gegangen, mussten Vorkasse leisten, die Abwicklung mit der Buchhaltung persönlich initiieren etc.“, beschreibt Julia Pinkpank diesen teils mühsamen Prozess. Alleine der Zeitaufwand, der heute mit Haufe E-Procurement eingespart wird, ist enorm.

Die Bibliotheksfunktion, sprich die Auffindbarkeit von bestehender Literatur, wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. „Jegliche Bestandsliteratur, die über Haufe eingekauft wird, ist damit einsehbar. Wenn Kollegen zum Beispiel Interesse an einem bestimmten Buch haben, können sie im System nachsehen, ob dieses bereits im Unternehmen existiert. Ist das der Fall, können sie es direkt über die Plattform anfragen und beim zuständigen Kollegen ausleihen“, konstatiert Julia Pinkpank weiter. Heute haben die Mitarbeiter selbst Zugriff auf den Katalog und treiben damit den Einkauf voran.

Was die Abonnement-Abwicklung anbelangt, so wird einmal im Jahr, bevor ein Abo ausläuft, eine Online-Abfrage über die Plattform gestartet. Die Mitarbeiter bekommen eine E-Mail, mit der Frage, ob das Abo bestehen bleiben soll. Wenn sich keiner meldet, wird es entsprechend gekündigt.

Des Weiteren profitieren Mitarbeiter von der angebundenen Schnittstelle dahingehend, dass sie ihren Arbeitsplatz nach ihren persönlichen Bedürfnissen gestalten können. „Es war uns besonders wichtig, unseren Mitarbeitern diesen Freiraum zu geben und selbst entscheiden zu lassen, was sie benötigen, um erfolgreich zu sein – angefangen von der Literatur, über Büromaterial bis hin zu IT-Hardware. Abläufe müssen zudem so schlank wie möglich sein“, erläutert Julia Pinkpank.

Für den Einkauf bedeutet die Neuausrichtung, dass alle Bestellungen in SAP gebündelt werden. „Es ist alles an einem Ort. Wir können jederzeit Analysen und Auswertungen fahren, was früher schwierig war, alleine aufgrund der Anzahl an Kreditoren. Dieser Prozess ist für uns entscheidend, da wir so Transparenz schaffen und eine stetige Kostenkontrolle garantieren können“, freut sich Julia Pinkpank.

Für die Mitarbeiter stellt die Haufe Lösung eine Plattform da, die einfach zu bedienen ist: Kostenstellen und Anlieferadressen sind hinterlegt, Abos können selbst verwaltet sowie Verteilerlisten gepflegt werden, und der Zugriff zum Bestand ist zu jeder Zeit möglich.

Eine weitere Verbesserung ist das Gutschriftverfahren: Sobald ein Mitarbeiter den Wareneingang bestätigt, wird automatisch eine Gutschrift an Haufe generiert. Zudem gibt es seit 2015 bei Jungheinrich auch Rechnungswarenkörbe. Auslöser war ein Hinweis der Buchhaltung: Wenn ein Abo zum Beispiel fünf Jahre alt ist und die SAP-Bestellnummer auch aus dieser Zeit datiert, dann wurde noch immer auf diese alte Auftragsnummer gebucht. Mithilfe des neuen Systems wurde auch dafür eine Lösung gefunden: Wird ein Abo verlängert, wird heute automatisch ein so genannter Rechnungswarenkorb im System zu Verfügung gestellt, der dann nur noch übertragen werden muss. Somit werden keine Fehlbuchungen mehr auf veraltete, geschlossene Bestellnummern im SAP generiert.

Das nächste Projekt in auch schon in Arbeit: die Haufe New Library, also die direkte Nutzung von E-Books bei Jungheinrich.