Ein Zeigefinger tippt auf eine interaktive Kachel mit der Aufschrift RPA Robotic Process Automation

RPA kann Einkaufsabteilungen von repetitiven Routineaufgaben entlasten. - Bild: Olivier le Moal/AdobeStock

| von Gerd Mischler

Hauselfen bügeln Socken und spülen Geschirr. Die Pflege eines Online-Katalogs oder die Bearbeitung von Bestellanforderungen können sie dem Menschen jedoch nicht abnehmen. Dazu braucht es andere Helfer. Helfer, die die lästige operative Aufgaben im Verborgenen erledigen und Einkäufer dadurch entlasten. Ein Beispiel dafür ist Robotic Process Automation (RPA).

Wie Robotic Process Automation Einkäufer entlastet

Wie ein Hauself müssen die Programme allerdings in ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Im Idealfall zeichnet das RPA-Programm dazu mit einem Makrorekorder die Arbeitsschritte auf, die Beschaffer in ihren Bestell- und ERP-Systemen ausführen. Da sie auf alle angeschlossenen Systeme des Unternehmens zugreifen, können die Software-Roboter die angelernten Arbeitsschritte später nachvollziehen und dabei Daten aus unterschiedlichen Quellen verarbeiten sowie von einem Programm in ein anderes übertragen.

Dazu braucht es keine aufwändig und teuer programmierten Schnittstellen. Denn Robotic Process Automation greift über die Benutzeroberflächen auf die entsprechenden Programme zu. Sollten die Software-Roboter bei ihrer Arbeit dennoch einmal menschliche Hilfe benötigen, schicken sie eine E-Mail an den menschlichen Mitarbeiter.

Warum KI Unternehmen unabhängiger vom Mitarbeiter machen

Dies wird jedoch künftig immer seltener nötig sein. Denn immer mehr Anbieter integrieren Künstliche Intelligenz in ihre RPA-Programme. Dadurch können diese eigenständig wiederkehrende Muster in Rechnungen, E-Mails oder Lieferavisen und Wareneingangsbestätigungen erkennen und Entscheidungen treffen, die die neue Technologie dann weiterverarbeitet.

RPA übernimmt Routinearbeiten im operativen Einkauf

Noch erledigen die Roboter ihre Arbeit jedoch vor allem dort besonders zuverlässig, wo es sich um exakt reproduzierbare, regelbasierte Vorgänge handelt, die sich gut strukturieren und trainieren lassen. Solche Aufgaben fallen im operativen Einkauf ständig an – egal, ob es sich um die Überwachung der Preise an Rohstoffbörsen handelt, die Kontrolle der Laufzeiten und eventueller Nachverhandlungsmöglichkeiten von Verträgen mit Lieferanten, die Überwachung des pünktlichen Eingangs bestellter Ware oder die Messung der Performance eines Zulieferers.

Was ist Robotic Process Automation?

Bei der Robotic Process Automation (RPA), zu deutsch auch Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ersetzen Unternehmen Tätigkeiten, die bislang manuell ausgeführt wurden durch sogenannte Software-Roboter. Laut einer Studie von Capgemini  beinhaltet das vor allem wiederkehrende Aufgaben, die menschliche Mitarbeiter zwischen 50 bis 60 Mal am Tag ausführen. Auch Reportings, Eintragen von Daten und deren Analyse sowie Datenumwandlungen stehen auf der Liste für RPA-Kandidaten. Ähnlich wie Menschen lernt der Software-Roboter von Menschen, indem er seine Prozesse kopiert und später gänzlich erledigt - nur in einer sehr viel schnelleren Geschwindigkeit. Je komplexer die Anforderungen werden, desto mehr wird sich die Technologie vom regelbasierten über wissensbasiertes hin zum kognitiven RPA entwickeln.

Digitale Bestellzettelausfüller

Wenn Bestellanforderungen aus der Produktion oder Entwicklung im Einkauf eingehen, überprüft die Technologie in der Mitarbeiterdatenbank, ob der Kollege berechtigt ist, die Order anzuweisen. Die Software vergleicht bestehende Rahmenverträge mit der Anforderung und sucht nach dem Lieferant, der bei dem gegebenen Bedarf die besten Konditionen bietet.

Sie fragt ab, ob und bis wann der Partner liefern kann, überträgt alle erforderlichen Informationen aus der Bestellanforderung in ein Orderformular und weist die Bestellung an – vorausgesetzt Einkäufer haben das System mit der erforderlichen Berechtigung ausgestattet.

Helfer für Wareneingang und Lagerhaltung

RPA-Software meldet die Daten der Bestellung zudem an das ERP-System. Wenn sie von der Warenwirtschaft die entsprechende Meldung bekommt, registriert sie den Eingang der Lieferung, gleicht die Informationen mit der Rechnung des Zulieferers ab und weist - wenn alles korrekt ist - dessen Bezahlung an. Software-Roboter überwachen auch die Lagerbestände. Erkennen sie, dass Vorräte unter ein definiertes Niveau sinken informieren sie die Verantwortlichen in der Beschaffung oder ordern das Material selbst nach. Das entlastet vor allem international tätige Unternehmen, die Lager an mehreren Standorten unterhalten.

Wo VW schon Software-Roboter einsetzt

Volkswagen setzt in der Beschaffungsabteilung seines Werks in Chattanooga im US-Bundestaat Tennessee einen Software-Roboter ein, der bei Bestellungen von weniger als 10.000 US-Dollar automatisch ermittelt, welche Lieferanten das Material zum günstigsten Preis anbieten.

Zugleich informiert er die Zulieferer über den Bedarf und fordert sie auf, über einen Link ein Angebot abzugeben. Dieses liegt möglicherweise noch unter den veröffentlichten Preisen.

Das RPA-System sammelt alle Rückmeldungen und erstellt für die Einkäufer eine vorsortierte Übersicht. Diese sparen so pro Order bis zu 1.000 Dollar, oder zehn Prozent des Bestellwerts bis zu dem VW das System einsetzt.

Bei der Vielzahl von Aufträgen, die der Autobauer in dieser Größenordnung vergibt, sorgt der digitale Beschaffungself so für Einsparungen in Höhe von mehreren Millionen Dollar pro Jahr. Müssten Beschaffer den Preis jedes Mal mit sämtlichen Lieferanten aushandeln, wären der Arbeitsaufwand und die Kosten dafür viel zu hoch.

Welche Daten Software-Roboter benötigen

Solche Ergebnisse erzielt Robotic Process Automation jedoch nur, wenn sie mit aktuellen, vollständigen und in allen Systemen des Unternehmens konsistenten Daten arbeiten kann und die zu erledigenden Prozesse vorab gut strukturiert wurden.

Die Einführung einer RPA-Lösung in der Beschaffung will also gut vorbereitet werden. Dabei muss die IT alle Abteilungen einbeziehen, die mit dem Einkauf zusammenarbeiten.

Welches sind die größten Anbieter von RPA?

Tabelle mit den größten Anbietern von RPA-Software weltweit nach ihrem Marktanteil. Quelle: Gartner (Juni 2019)
Die größten Anbieter von RPA-Software nach ihrem weltweiten Marktanteil (in Millionen Dollar). Quelle: Gartner

Das sind die Stärken von Software-Robotern

Bekommen die Software-Roboter den benötigten Input allerdings in der erforderlichen Qualität, führen sie Prozesse so gut wie fehlerfrei aus. Konzentrationsschwierigkeiten kennen sie nicht. Auch haben sie weder Anspruch auf Urlaub noch auf Überstundenausgleich. Sie erledigen ihre Arbeit an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr. Einkäufern halten sie so den Schreibtisch für anspruchsvolle, strategische Aufgaben frei, die zudem meist mehr Spaß machen.

Darüber hinaus spart sich die Beschaffungsabteilung bis zu 60 Prozent der durch operative Aufgaben verursachten Kosten, ergab eine Studie der Unternehmensberatung Deloitte. Zugleich sinken die Durchlaufzeiten für einzelne Prozesse um bis zu 80 Prozent.

Strategie Digitalisierung: Einkauf automatisiert sich mit RPA

Kein Wunder, dass Einkaufsleiter in 85 Prozent der großen mittelständischen Betriebe und Konzerne laut einer Untersuchung des Marktforschungsinstituts Gartner bis 2022 RPA-Software einführen wollen. Auch wenn ihnen die digitalen Elfen bei der Hausarbeit nicht helfen können.