Wie Innovation mit KI bei einer Einkaufssoftware funktioniert

Der Kölner Softwareanbieter Apadua stellt dieses Verhältnis auf den Prüfstand und entwickelt seine Lösung von Grund auf neu. Mit einer umfassenden Neugestaltung seiner Plattform stellt das Unternehmen die Weichen für eine neue Generation von Einkaufssoftware, in der Künstliche Intelligenz, Datensicherheit und Nutzererlebnis eng miteinander verzahnt sind.

Neuanfang mit Ansage

Ende 2024 hat Apadua das bislang ehrgeizigste Projekt seiner Unternehmensgeschichte gestartet: eine vollständige Neugestaltung der eigenen Software. Ziel ist es, das bisherige, schrittweise gewachsene System grundlegend weiterzuentwickeln – nicht als optisches Redesign, sondern als technologische und strategische Neuausrichtung. „Wir haben in den letzten Jahren viel gelernt – über Nutzererwartungen, über Datenstrukturen und über die Grenzen bestehender Systeme“, erklärt Markus Sinz, Mitgründer von Apadua. „Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, dieses Wissen zu bündeln und unsere Plattform so weiterzuentwickeln, dass sie den Anforderungen der nächsten Jahre gerecht wird.“

Warum ein funktionierendes Konzept neu denken?

Zum einen verfolgt Apadua seit seiner Gründung das Ziel, den Dienstleistungseinkauf kontinuierlich zu modernisieren und sich als Impulsgeber zu positionieren. Nach mehr als fünf Jahren stetiger Produktverbesserungen will das Unternehmen nun den nächsten Schritt gehen – mit einer Benutzererfahrung der nächsten Generation.

Zum anderen verändert Künstliche Intelligenz die Softwarebranche grundlegend. Apadua begann seine KI-Entwicklung bereits Monate vor der Veröffentlichung von ChatGPT im Jahr 2022. Heute steht die Firma vor der Aufgabe, diese Technologie so tief in die Systemlogik einzubetten, dass sie den Beschaffungsprozess nahtlos unterstützt, anstatt ihn zu überlagern. Schließlich spielt auch die User Experience eine zentrale Rolle: Die neue Plattform soll das Wissen aus mehreren Jahren Produktentwicklung bündeln und in eine intuitivere, leistungsfähigere und ansprechendere Anwendung überführen.

Innovation unter Volllast

Für einen spezialisierten Softwareanbieter wie Apadua ist die Betreuung großer Unternehmen mit hohen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Informationssicherheit und Compliance alltägliche Praxis. Eine komplette Neugestaltung einer laufenden Unternehmensplattform birgt dabei erhebliche Risiken. Schon kleine Unterbrechungen können spürbare Folgen haben – daher müssen Innovation und Stabilität gleichzeitig gewährleistet werden. „Wir entwickeln im laufenden Betrieb weiter – das ist, als würde man ein Segelschiff modernisieren, während es noch fährt“, sagt Nikos Atlas, CTO von Apadua. „Das aktuelle System bleibt produktiv und sicher, während wir parallel eine neue Architektur aufbauen, die uns für die Zukunft alle Freiheiten gibt.“

Die Herausforderung sei, so Atlas weiter, „nicht nur technischer Natur, sondern auch kulturell und organisatorisch. Wir müssen ein Umfeld schaffen, in dem sich Teams auf Weiterentwicklung konzentrieren können, ohne die operative Basis unserer Kunden zu gefährden.“ Die Lösung liegt in einer redundanten Systemlandschaft: Das bestehende Produkt bleibt stabil, erhält fortlaufende Sicherheits- und Leistungsupdates. Gleichzeitig entsteht eine neue, unabhängige, aber synchronisierte Architektur, die Innovation ermöglicht, ohne bestehende Datenstrukturen oder Compliance-Mechanismen zu gefährden.

Gestalten mit den Nutzern – nicht für sie

Eine erfolgreiche Neugestaltung setzt ein tiefes Verständnis der realen Nutzung voraus. Beschaffungsteams, Rechtsabteilungen und Management haben unterschiedliche Anforderungen: Während die einen effiziente Bewertungs-Workflows benötigen, achten die anderen auf nachvollziehbare Prüfpfade oder übersichtliche Dashboards.

Apadua bindet deshalb bestehende Nutzer systematisch in die Entwicklung ein. In strukturierten Interviews, Feedback-Runden und Pilotprojekten werden neue Konzepte anhand realer Arbeitsabläufe validiert. So lassen sich Reibungspunkte frühzeitig erkennen, bevor sie zu systemischen Problemen werden. „Wir entwickeln nicht für unsere Nutzer, sondern mit ihnen“, betont Markus Sinz. „Unsere Kunden sind Experten in ihren eigenen Prozessen – wer sie aktiv einbindet, schafft nicht nur bessere Software, sondern auch Vertrauen und Akzeptanz.“

Der partizipative Ansatz schafft zudem Identifikation: Nutzer werden zu Mitgestaltern des Produkts. Ihr Feedback beeinflusst nicht nur die Oberfläche, sondern auch sicherheitsrelevante Themen – etwa Authentifizierung, Zugriffsrechte oder Audit-Funktionen. Begleitet wird der Prozess von einer klaren Kommunikationsstrategie: interne Teams arbeiten entlang eines festen Fahrplans, um unkontrollierte Erweiterungen („Scope Creep“) zu vermeiden. Externe Anwender erhalten regelmäßige Updates, die erklären, was sich ändert und warum. Prägnante, rollenbasierte Schulungen sollen den Übergang später erleichtern.

Künstliche Intelligenz im Fokus

KI ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Für Apadua bedeutet das, KI nicht als separates Add-on oder rein als „agentic AI“, sondern als Bestandteil der Kernprozesse zu begreifen. Die Technologie soll Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen – und sie dort bereitstellen, wo sie unmittelbar gebraucht wird. Im Zentrum steht Toni, der neue KI-Agent der Plattform. Toni analysiert Projekte, versteht Anforderungen, Budgets und Lieferantenhistorien und liefert kontextbezogene Empfehlungen.

Wenn ein Nutzer etwa eine Ausschreibung vorbereitet, kann Toni geeignete Anbieter vorschlagen oder Risiken und Abhängigkeiten aufzeigen. Während der Angebotsbewertung liefert er Echtzeitvergleiche, bei der Verhandlung weist er auf mögliche Alternativen oder Optimierungspotenziale hin. „Toni ist kein Chatbot, sondern ein intelligenter Assistent, der die Sprache des Einkaufs spricht“, erklärt Nikos Atlas. „Er ist direkt in den Arbeitsfluss eingebettet und liefert Erkenntnisse genau dann, wenn sie gebraucht werden: nicht als Pop-up, sondern als natürlicher Bestandteil des Prozesses.“

Ziel ist es, den Arbeitsalltag zu entlasten: Routineaufgaben sollen automatisiert, Prognosen durch Predictive Analytics verbessert und komplexe Sachverhalte durch natürliche Spracheingabe vereinfacht werden. KI-gestützte Erkenntnisse erscheinen genau dort, wo sie den Entscheidungsprozess unterstützen – etwa in Bewertungsmasken oder Angebotssprüfungen –, ohne den Arbeitsfluss zu stören. „Wir sehen KI als Werkzeug, um Menschen bessere Entscheidungen zu ermöglichen“, so Sinz. „Wenn sie richtig integriert ist, wird sie nicht zum Fremdkörper, sondern zum Bestandteil eines reibungslosen Workflows.“

Stabilität und Fortschritt im Gleichgewicht

Am Ende geht es bei diesem Projekt nicht nur um Technologie, sondern um Balance. Apadua will beweisen, dass sich Stabilität und Innovation nicht ausschließen: Das bestehende System bleibt robust, während parallel eine sichere, intelligente und zukunftsfähige Version entsteht. Richtig eingesetzt, verwandelt KI die Apadua-Plattform von einem funktionalen Werkzeug in einen strategischen Partner. Sie beschleunigt nicht nur Prozesse, sondern verbessert auch die Qualität von Entscheidungen und Ergebnissen. „Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden den Fortschritt spüren – nicht als Bruch, sondern als natürliche Weiterentwicklung ihrer täglichen Arbeit“, sagt Markus Sinz. „Wenn Technologie so funktioniert, entsteht Vertrauen – und genau das ist die Basis für nachhaltige Innovation.“

Mehr zum Launch der neuen Apadua-Generation: Einblicke in die neue Plattformgeneration Apadua Gen2 und den KI-Agenten Toni bietet das aktuelle Produktvideo. Link zum Video auf Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=xnU1yrc0wbA