Digitaler Einkauf mit System

Die Spinner GmbH aus München kann auf eine beeindruckende Digitalisierungsgeschichte zurückblicken. Bereits vor mehr als zwei Jahrzehnten entschied sich das 1946 gegründete Unternehmen für die Einführung einer E-Procurement-Plattform – ein mutiger Schritt in einer Zeit, in der digitale Beschaffungsprozesse noch Pionierarbeit bedeuteten.

Als Spezialist für Hochfrequenztechnik beliefert Spinner mit seinen weltweit rund 800 Mitarbeitenden an Standorten in München, Westerham, Lauenstein, Ungarn und China anspruchsvolle Kunden aus der Mobilfunk-, Rundfunk-, Radar- und Satellitentechnik. Das Portfolio umfasst Komponenten für Sender- und Antennenhersteller, Rundfunk- und Fernsehgesellschaften sowie Telekommunikationsunternehmen – allesamt Branchen mit höchsten Ansprüchen an Präzision und Liefertreue.

Fokus auf den indirekten Bedarf

Die E-Procurement-Plattform simple system kommt bei Spinner gezielt für den nicht bestandsgeführten Bedarf zum Einsatz. Büromaterial, Betriebsbedarf und projektbezogene C-Teile außerhalb der Fertigung werden über das System abgewickelt. Mit rund einem Prozent des Gesamteinkaufsvolumens mag der Anteil auf den ersten Blick gering erscheinen, doch die Bedeutung für die Prozess­effizienz ist erheblich.

Der Ablauf folgt einer klaren Rollenverteilung: Sichtberechtigte Fachabteilungen initiieren den Bedarf, während die Einkaufsabteilung die eigentliche Bestellung übernimmt. Typische Artikel reichen von Papier und Werkzeugen über Betriebsmittel bis hin zu IT-Zubehör.

Was anfangs durch den kostenfreien Zugang motiviert war, überzeugt heute durch Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. „Neue KollegInnen fragen nicht, wie das System funktioniert – sie sagen einfach: ‚Leg mir bitte einen Account an.‘ Das spricht für sich“, berichtet Emilia Häusler, strategische Einkäuferin bei Spinner. Die intuitive Bedienung nach dem Prinzip ‚Suchen – Finden – Anfragen‘ macht Schulungen überflüssig und senkt die Einstiegshürden erheblich. Diese Benutzerfreundlichkeit zahlt sich besonders bei Mitarbeitenden außerhalb des Einkaufs aus, die das System ohne technische Barrieren nutzen können. Der geringe Schulungsaufwand und die hohe Akzeptanz führen zu minimalen Genehmigungszeiten und schließen Maverick Buying praktisch aus.

Spürbare Prozessentlastung

Wo früher vier Angebote manuell eingeholt, verglichen und per E-Mail bestellt wurden, reicht heute eine Plattformabfrage. Der Einkauf profitiert dabei doppelt: Auf der Kostenseite ermöglichen schnellere Preisvergleiche mit verhandlungsstarken Katalogpartnern bessere Konditionen. Zeitlich reduzieren sich Bestellprozesse auf wenige Klicks statt langwieriges E-Mail-Pingpong.

Die Prozesskostenreduktion durch wegfallende manuelle Anfragen, Produktkosteneinsparungen durch Echtzeitpreisvergleiche und Zeitersparnis durch Vorrecherche der Bedarfsträger summieren sich zu messbaren Effekten. Die Plattform beziffert das Einsparpotenzial für Juli 2025 mit über 24 000 Euro.

Besonders geschätzt wird bei Spinner der persönliche Support. „Unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und hat uns auch beim Wechsel von der alten auf die in 2024 ausgerollte, neue Plattform eng begleitet – das war Gold wert“, betont Häusler. Technische Umstellungen liefen dank dieser Betreuung und der internen IT-Kompetenz reibungslos. Das System läuft stabil bei hoher Nutzerakzeptanz. Das interne Bestellhandbuch wurde einmal aufgesetzt und reicht aus. Die Einkaufsabteilung betreut den Prozess mit wenigen Rückfragen – ein Beleg für die ausgereifte Lösung.

Integration in die Digitalisierungsstrategie

simple system steht heute nicht isoliert, sondern ist Teil eines umfassenden Digitalisierungsfahrplans. Im Fokus steht die Einführung eines neuen ERP-Systems bis 2028, inklusive Schnittstellen zu simple system und möglichen Erweiterungen wie automatisiertem Einlesen von Auftragsbestätigungen oder OCI-Katalogen. Digitalisierungsthemen haben bei Spinner hohe Priorität und werden durch dedizierte Ansprechpartner aus den Marketing- und Vertriebsteams eng begleitet. Diese strategische Verankerung schafft die Grundlage für kontinuierliche Weiterentwicklung.

Trotz der erfolgreichen Implementierung sieht Spinner noch Verbesserungsmöglichkeiten. Einzelne Prozesse wie die manuelle Übermittlung von Bestellanforderungen per E-Mail sind noch nicht vollständig digitalisiert. Bedarfsträger nutzen aktuell ein internes Formular, das an den Einkauf gesendet und dort in simple system übertragen wird. „Wenn Bedarfsträger bereits wissen, dass ein Produkt über simple system verfügbar ist, wäre es sinnvoll, diesen Schritt möglichst direkt im System abzubilden – ohne Umweg über E-Mail und manuelle Übertragung“, reflektiert die Einkäuferin. Diskutiert werden gezielte Erweiterungen von Benutzerrechten oder systemseitige Genehmigungsprozesse.

simple system begleitet diese Überlegungen aktiv – mit Blick auf sinnvolle Rollenverteilungen, Prozesssicherheit und weitere Entlastung des Einkaufs. Die Offenheit für Weiterentwicklung ist bei Spinner ausdrücklich vorhanden.

Die Erfolgsstory von Spinner basiert auf mehreren Faktoren: dem frühzeitigen Einstieg mit klarem Fokus auf Kostenstellenbedarf, einer dedizierten Rollenverteilung zwischen Bedarfsträgern und Einkauf sowie geringen Barrieren für neue Nutzer. Die Kombination aus externem Tool und interner IT-Kompetenz erweist sich als tragfähiges Fundament. „Wer digitalisieren will, sollte Zeit einplanen und ein starkes Projektteam aufstellen. Leuchtturmprojekte sind ideal, um Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz aufzubauen“, lautet die Empfehlung für andere Unternehmen von Emilia Häusler.

Fazit: Pragmatismus als Erfolgsrezept

Die Spinner GmbH demonstriert eindrucksvoll, wie E-Procurement im indirekten Bereich pragmatisch und effizient implementiert werden kann. Ohne Buzzwords, dafür mit klarem Blick auf Nutzen und Alltagstauglichkeit, ist simple system zu einem fest etablierten Werkzeug im täglichen Betrieb geworden – und einem Sprungbrett für weitere digitale Schritte. Der Erfolg gibt dem Unternehmen recht: Nach über 20 Jahren E-Procurement-Erfahrung ist die digitale Beschaffung bei Spinner keine Spielerei mehr, sondern selbstverständlicher Teil einer effizienten und zukunftsorientierten Unternehmensführung.