Frau geht mit einem Tablet durch ein Warenlager und prüft den Bestand

Voraussetzung für einen digitalisierten Einkaufsprozess ist eine entsprechende Bestandsaufnahme. (Bild: Gorodenkoff - stock.adobe.com)

Die digitale Transformation des vollständigen Beschaffungsprozesses ist für viele Einkaufsabteilungen eine Riesenaufgabe. Wir sprachen mit Salvatore Lombardo, Chief Product Officer & Entwicklungsleiter für Procurement SAP, darüber, wie man dieses Problem auch in kleinen Häppchen angehen kann.

TECHNIK+EINKAUF: Herr Lombardo, SAP hat mit ‚RISE with SAP‘ ein Programm gestartet, um mehr Nutzer in die Cloud-Lösungen zu bringen. Wo liegen die Herausforderungen und wo die Bedenken der Nutzer?

Salvatore Lombardo: Mit ‚RISE with SAP‘ geht es darum, die Digitalisierungs-Roadmap unserer Kunden zu begleiten. Viele unserer Kunden haben noch On-Premise-Nutzungsmodelle, bei dem der Lizenznehmer die Software auf eigenen oder gemieteten Servern betreibt. Der Lizenznehmer hat die vollständige Kontrolle über seine Daten. Ihm entstehen Aufwände für die Wartung und den Betrieb von Soft- und Hardware. Cloud-Computing-Modelle mit SaaS (Software-as-a-Service) sind natürlich das Gegenteil davon. Das On-Premise-Modell ist über die Jahre gewachsen und hier müssen hybride Ansätze gefunden werden, um Schritt für Schritt die Systeme umzustellen. Wir möchten unseren Kunden helfen, mit den richtigen Tools für sich zu starten.

Ihr Spezialgebiet sind die Software-Lösungen für den Einkauf. Wo liegen da die speziellen Probleme?

Lombardo: Der Einkauf ist natürlich einer der essenziellen Prozesse im SAP-Umfeld, und die Module dort sorgen dafür, dass das Business am Laufen bleibt, weil damit beispielhaft die Produktionsketten gesteuert werden. Das betrifft den direkten Einkauf genauso wie den indirekten Einkauf. Wenn ich jetzt keine Laptops mehr für meine Mitarbeiter bestellen kann, habe ich genauso Probleme, wie wenn ich keine Halbleiter bekomme. Die Frage, die sich viele unserer Kunden stellen, ist, mit welchen Teilprozessen fange ich an und wie weit ist mein Unternehmen schon, um zu akzeptieren, dass Prozesse teilweise simplifiziert und digitalisiert werden können und müssen? Und was bedeutet es, wenn ich teilweise schon in der Cloud, aber auch noch in meinem eigenen ‚On-Premise‘-System unterwegs bin? Wie passen diese Systeme dann zusammen? Und wo habe ich die Geschäftsprozessvorteile einer Transformation und wie kann ich das abbilden, sodass ich eben auch meinen TCO, also den ‚Total Cost of Ownership‘, runterfahren kann? Denn das ist ja der Hauptgrund für die Transformation – Prozesse verbessern und Kosten verringern.

Wo liegen noch Stolpersteine für diese Transformation?

Lombardo: Im Unternehmen selbst. Das muss ‚top down‘ gewollt werden. Wenn kein Change-Management durch die Geschäftsführung gewollt ist, dann wird es verdammt schwer, sich zu verändern. Insofern passt ‚RISE with SAP‘. Die Transformation muss unternehmensweit unterstützt werden und SAP liefert die passenden Lösungen für die gewollte Prozessveränderung und hebt die Geschäftsprozesse auf den neuesten Stand der Technologie.

Salvatore Lombardo
Als Senior Vice President, Chief Product Officer (CPO) und Leiter des Bereichs Engineering für Procurement Solutions ist Salvatore Lombardo für Roadmaps, Entwicklung und Bereitstellung des SAP-Procurement-Lösungsportfolios verantwortlich. (Bild: SAP)

Wo sollte der Einkauf Ihrer Meinung nach als Erstes ansetzen? Bei welchen Prozessen?

Lombardo: Als Erstes muss man natürlich die Prozesse anschauen, die integrativ laufen. Wo kann ich Seitenprozesse verbessern und durch eine Cloud Umgebung ersetzen, ohne meine bestehende Landschaft nicht sofort gänzlich verändern zu müssen. Das ist die große Herausforderung, wenn man Dinge Schritt für Schritt angeht. Ein Beispiel dafür ist der indirekte Einkauf. Der indirekte Einkauf ist heute bei vielen Unternehmen entweder durch ein SAP-SRM-System oder sogar über unser SAP-ERP-Modul Materialwirtschaft abgebildet, in beiden Fällen ist das ‚On-Premise‘. Da wird heute noch mittels Benutzeroberflächen eingekauft, die sich die Kunden teilweise selbst gebaut haben, oder sie benutzen unsere. Das ist also eine sehr groß gewachsene Landschaft, welche für mich der klassische Startpunkt ist.

Warum gerade der indirekte Einkauf?

Lombardo: Für eine Einkaufsabteilung, die jetzt gerade in diese Cloud-Welt starten will, ist der Bereich indirekter Einkauf perfekt. Man kann beispielsweise SAP Ariba verwenden. Das ist unsere Lösung für den indirekten Einkauf, die wiederum mit einem SAP S/4HANA im Hintergrund verbunden ist. Wir liefern damit die Integrationsszenarien zwischen dem Bedarf (in der Cloud) und dem operativen Einkauf (im On-Premise). Damit habe ich also schon Prozessschritte aus meinem ERP On-Premise genommen und habe sie in die Cloud gesetzt. SAP kümmert sich um das Deployment. Die Systeme sind bei uns gelagert und diese werden mit den On-Premise-Systemen der Kunden verbunden. Falls die Kunden dann auch noch eine Multi-Backend-Landschaft haben, dann können wir mit SAP S/4HANA for Central Procurement Systeme verbinden und Geschäftsprozesse zentralisieren.

Es werden dann aber schon ganze Prozesse ausgelagert…

Lombardo: Und trotzdem hilft das den Unternehmen, Stück für Stück in die Transformation zu gehen. Das ist für mich das klassische Beispiel, mit welchem man anfangen kann. Es gibt natürlich auch andere Geschäftsprozesse, wie beispielsweise die Ausschreibungen im Sourcing – das wäre auch ein gutes Startprojekt für die Transformation. Oder, wie bereits angesprochen, das ­RISE-Paket mit dem SAP Business Netzwerk. Das kennen viele noch gar nicht. Das bedeutet für das einkaufende Unternehmen eine Verbindung zum SAP Business Network, an das sich wiederum viele Lieferanten anknüpfen, um mit den einkaufenden Unternehmen Belege, wie zum Beispiel Ausschreibung, Angebot, Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferavis oder Rechnung, auszutauschen und darüber hinaus Transparenz in Planung und Abwicklung der Lieferkette zu schaffen. Wir sind mit der ganzen Einkaufslösung absolut integriert in dieses Netzwerk. Das gilt auch für die indirekte Lösung und dem Guided Buying. Und so gibt es noch viele Bereiche, bei denen ich ansetzen kann. Das muss jede Einkaufsabteilung für sich entscheiden und wir unterstützen mit unserer Beratung natürlich gern dabei.

Was sind die größten Vorteile von Cloud-Lösungen? Warum sollte man darauf gerade jetzt umstellen?

Lombardo: Der größte Vorteil ist, dass wir uns um den Betrieb kümmern. Wir sorgen für das Hosting und die Serverkapazität, wir kümmern uns um die Backups. Wir sorgen dafür, dass unsere Software jederzeit ohne Störung einsatzbereit ist. Das nehmen wir unseren Kunden ab. Das ist der größte Vorteil. Der zweite Vorteil ist, dass wir in der Cloud schnell die Innovationen liefern. Was früher mit Releases pro Jahr geschah, geschieht heute jederzeit in der Cloud und steht dann sofort allen Kunden zur Verfügung. Die Unternehmen sparen sich damit die bisherigen Implementierungsteams. IT-Ressourcen können statt Pflege und Betrieb der Systemlandschaft für wertschöpfendere Aufgaben eingesetzt werden, wie zum Beispiel das Verfügbarschalten von Innovationen. Auch komplexe Prozesse können über unsere Cloud-Lösungen abgebildet werden. Jeder Kunde kann sich aus unserem Portfolio die für sich wichtigen Bereiche aussuchen, egal ob es sich um Personal-, Bezahlmanagement- oder ERP-Prozesse handelt. Darüber hinaus ist die Integration beziehungsweise Erweiterung einfacher, weil wir unsere Produktinnovationen auf einer Plattform, der SAP Business Technology Platform, weiterentwickeln.

Sie sagen, dass auch die Prozesse simpler werden. Können Sie das kurz erklären?

Lombardo: Nun, die Einkaufsprozesse werden nicht einfacher, sondern immer umfassender. Was ich mit Simplifizierung meine, ist, dass im Laufe der Zeit im On-Premise-System unserer Kunden Modifikationen entstanden sind, die kleine Nischenprozesse abgebildet haben. Ich habe gerade letztens mit einem Kunden gesprochen, der 12 Millionen Zeilen kundeneigenen Code hat. Es gibt in einem On-Premise-System eine Nutzungs-Analyse und nach der Analyse ist herausgekommen, dass 60 bis 70 Prozent von diesem Coding gar nicht mehr durchlaufen werden. Über die Jahre sind einige Erweiterungen entstanden, die niemand mehr nutzt und niemand mehr braucht.

Und die Cloud-Lösungen machen es straighter?

Lombardo: In der Cloud muss man sich da umstellen. In der Cloud nutze ich, was auch viele andere nutzen. Das ist der Vorteil, den ich mit Simplifizierung meine. Man überdenkt den Prozess noch einmal intern und kann sagen:  Brauchen wir diese Ausnahme wirklich oder können wir vielleicht unseren Business-Prozess so anpassen, dass wir den standardisierten Prozess verwenden können? Also, diese Modifikation, die ich heute habe, bringt mir eigentlich keinen weiteren Vorteil. Ich merke, dass das viele Kunden spüren und es für sie hilfreich ist, sich darüber Gedanken zu machen. Es ist der Anlass, das einfach mal wieder zu diskutieren. Oft braucht man ja einen Trigger, und die Cloud-Transformation kann dieser Trigger sein, die Prozesse zu durchleuchten und wenn möglich zu simplifizieren. Was im Prinzip heißt, wieder zu einem Standardweg zurück zu gelangen.

Wie unterstützen Sie Ihre Kunden auch, wenn es um die Anforderungen des Lieferkettengesetzes geht?

Lombardo: Da sind natürlich SAP Business Netzwerk und Supply Management das Stichwort für uns. Wir haben eine Supply-Management-Lösung, wir haben eine Risk-Management-Lösung und ein Lieferanten-Netzwerk, das integriert, was Unternehmen brauchen, um die Einhaltung des Lieferkettengesetzes zu erreichen. Wir sehen uns das Gesetz momentan sehr genau an und versuchen, unter diesen Gesichtspunkten noch weiter zu optimieren. Die Digitalisierung bringt uns glücklicherweise dahin, dass die Lieferanten auf dem Netzwerk sind. Wir müssen Transparenz schaffen, woher genau das Material stammt, von Anfang bis Ende. Wir müssen die Lieferanten zusammenfassen und die Daten für unsere Kunden aufbereiten, damit sie es schaffen, das Lieferkettengesetz einzuhalten. Es geht darum, dass der Kunde die Möglichkeit hat, bis zum Ende der Lieferkette nachzuvollziehen, wo ein Material am Ende des Tages herkommt und wie es geliefert wird. Und da ist unser Business-Netzwerk wie gemacht für.

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