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Fachwissen und Fortbildungen müssen digital zur Verfügung stehen. Was bedeutet das für den Einkauf? (Bild: vegefox.com/Adobestock)

| von Timo Scheja, Head of Sales Haufe Semigator & Haufe E-Procurement

Ausfälle von Zulieferern, Mitarbeiter in Kurzarbeit, Remote Onboarding: Die letzten Monate haben gezeigt, wie fragil unser gesamtes System werden kann, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Egal ob Corona-Krise oder andere aufkommende Ereignisse - die anhaltende Krise hat eines gezeigt: Nachhaltige und im besten Fall digitale Prozesse helfen uns, robuste Brücken zu bauen, um Krisen in Chancen umzuwandeln.

Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen dabei Mitarbeiter als wichtigste Ressource eines Unternehmens. Nur wenn diese ihr Potenzial beruflich bestmöglich entfalten können, sind sie in der Lage, zum Organisationserfolg beizutragen.

Was es dafür braucht? Einen reibungslosen Zugang zu Fachwissen sowie die Möglichkeit, Weiterbildung zeit-, orts- sowie formatunabhängig wahrnehmen zu können.

Digitalisierung von Information

Schaut man sich aber zum Beispiel die Beschaffung von Fachliteratur und Weiterbildung in vielen Bereichen an, so ist deutlich erkennbar, dass Prozesse dringend neu gedacht werden müssen. Sie sind oftmals langwierig sowie geprägt von aufwändigen Genehmigungsschleifen. Häufig werden lieber Angebote ganz gestrichen als die Kosten ganzheitlich zu betrachten.

De facto brauchen Unternehmen und damit ihre Mitarbeiter gerade in Zeiten des Wandels eine Konstante, nämlich relevante Information, die immer dann zur Verfügung steht, wenn man es braucht. Was bedeutet das aber für den Einkauf einer Organisation? Und wie lässt sich das realisieren? Drei Schritte sind dafür notwendig.

Digitale Technologien und agile Arbeit

Im ersten Schritt heißt es, Herausforderungen zu erkennen und Chancen zu identifizieren.

Ständig wechselnde Rahmenbedingungen, neue Technologien, und individuelle Kundenwünsche – die Herausforderungen sind insbesondere auch für den Einkauf groß. Mithilfe von bereits weit fortgeschrittenen Lösungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) können Prozesse und in diesem Fall Beschaffungsabläufe digital und automatisiert stattfinden.

Das bedeutet nicht, dass bestimmte Kompetenzen der Mitarbeiter damit obsolet werden, im Gegenteil. Ihre Qualifikationen müssen vielmehr erweitert werden, um neue Prozesse mittragen zu können. Das sind zum Beispiel der Umgang mit oder die Auswertung von Daten aus KI-Technologien.

Das bedeutet, dass Beschaffung und Einkauf in digitalisierten Unternehmen zum Teil völlig neue Herangehensweisen entwickeln (müssen). Basisaufgaben wie Bedarfsbündelung und -management oder Qualitätsmanagement bleiben. Aber neue Verantwortungsbereiche entstehen: Prozess-Effizienz oder auch Mitarbeiterzufriedenheit als nachhaltige Organisationskomponente. All diesen neuen Herausforderungen muss sich der Einkauf als strategische Schnittstelle stellen.

Unabhängig jedoch von Corona, müssen Firmen einen neuen, agilen Weg einschlagen. Und genau hier spielen Kompetenzen eine entscheidende Rolle. Agilität, Flexibilität, Kollaboration über Bereiche hinweg sind wichtig und gehören zum Anstellungsprofil. Die Chancen, die damit entstehen, zahlen langfristig in den gesamten Organisationserfolg ein und helfen somit, diese Chancen auch wahrzunehmen.

Digital lernen, Wissen und E-Learning

Im zweiten Schritt gilt es, mehr Mut zur Digitalisierung, also digitalen Prozessen zu wagen.

Betriebswirtschaftlich gesehen müssen Entscheidungen hinsichtlich Investitionen immer sorgfältig abgewogen werden, vor allem in Krisensituationen oder anderen weitreichenden Transformationsprozessen.

Die Studie "Operative Effizienz" des Beratungsunternehmens Sopra Steria und des FAZ-Instituts unter 323 Entscheidern sowie Führungskräften und Spezialisten aus unterschiedlichen Branchen hat aber gezeigt: 71 Prozent der befragten Organisationen streben aktuell an, ineffiziente Abläufe durch neue Prozesse abzubilden. Ferner erwartet die Hälfte der Befragten einen Automatisierungsboom mit großen Effizienzsprüngen in den kommenden Jahren.

Nur jene Unternehmen werden also langfristig Erfolg haben, deren Mitarbeiter „fit“ sind. Aber auch Weiterbildung und die Investition in Fachwissen muss diesem Effizienzgedanken folgen. Qualifizierte Mitarbeiter, die die Herausforderungen der Zukunft schon jetzt annehmen, setzen auf bedürfnisorientierte Aus- und Weiterbildung, gerade bei immer mehr digitalisierten Prozessen.

So sagen in der von Haufe durchgeführten Studie „Wir nach Corona“ 49 Prozent der befragten Unternehmen, dass sie in den kommenden Jahren vor allem auch in die Digitalisierung investieren und ihre Mitarbeiter so mehr befähigen wollen. Der Mut ist also da.

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Information und Wissen digital zur Verfügung stellen

Im dritten Schritt sollen die Abläufe für alle Beteiligten transparent und übersichtlich werden.

Je herausfordernder die Zeiten sind, desto effizienter und einfacher müssen Menschen an Ressourcen kommen, um sich weiterzuentwickeln. Viele Unternehmen haben in den letzten Monaten große Schritte nach vorne gemacht und ihre Beschaffungsprozesse für Fachwissen und Weiterbildung zu digitalisieren.

So hatten vielerorts die Mitarbeiter im Home Office die Möglichkeit, sich umzuschulen, neues Fachwissen anzueignen und weitere digitale, ortsunabhängige Weiterbildungsformate zu nutzen. Dieser Trend wird sich halten, denn die aktuelle Krise bringt neue qualifizierte Konzepte hervor, von denen Mitarbeiter und Führungskräfte nachhaltig profitieren werden.

In der Praxis sieht das wie folgt aus: eine einfache, über wenige Klicks getätigte Bestellung von Fachliteratur und Weiterbildung, wahlweise als gedrucktes oder digitales Produkt, als Präsenz- oder Online-Veranstaltung. Zudem stehen sämtliche Onlinelösungen gebündelt zur Verfügung.

Konkret sind das, was Fachliteratur anbelangt, Zeitschriften, Bücher, E-Journals und Normen auf einer einzigen Plattform, ohne eben mühsam das Internet durchsuchen zu müssen. Durch einen automatisierten Dubletten-Abgleich werden Doppelbestellungen vermieden und so Kosten eingespart.

Die gesamte Abwicklung ist zudem online nachvollziehbar und die Bündelung sämtlicher Lieferanten zu einem einzigen Kreditor trägt zu einer erheblichen Verschlankung der Einkaufsprozesse bei. Durch Onlinelösungen in Sachen Beschaffung von Fachmedien und Fortbildung ist der gesamte Prozess standortunabhängig: Egal ob Bestellungen, Genehmigungen oder Rechnungsfreigaben – jeder Schritt kann von jedem Ort und jederzeit vorgenommen werden. Zudem haben die Entscheidungsträger wie die Personalentwicklung und der Einkauf jederzeit den Überblick über alle Abläufe und werden damit auch entlastet.

Fazit: Innovative Methoden für die Qualifizierung

Der wirtschaftliche Druck, der auf vielen Unternehmen und damit den Verantwortlichen lastet, ist hoch, keine Frage. Jedoch sollte gerade jetzt in die Entwicklung von Wissen der Mitarbeiter investiert werden. Die Schriftstellerin Marie von Ebner-Eschenbach sagte bereits: „Wenn die Neugier sich auf ernsthafte Dinge richtet, dann nennt man sie Wissensdrang.“

Diese Neugier bringt Innovationen hervor, die wiederum nur entstehen können, wenn das nötige Know-how zu jeder Zeit und von überall aus verfügbar ist. Entscheider in diesem Bereich sind daher angewiesen auf einen einfachen, transparenten Beschaffungsprozess. Und der wird durch die Digitalisierung maßgeblich unterstützt.

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