Wie wird man eigentlich Einkäufer?

Waren Einkaufsabteilungen früher die „Bestellsammelstelle“ eines Unternehmens, haben sie sich mit abnehmender Fertigungstiefe in der Produktion zu einer strategischen Schnittstelle gemausert.

Aufgaben im Einkauf: Was macht ein Einkäufer?

Ganz verkürzt gesagt: Ein Einkäufer ermittelt den Bedarf an Materialien, Rohstoffen, Dienstleistungen oder Waren in einem Unternehmen und sorgt dafür, dass alles zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort ist. Diese eingekauften Waren werden entweder weiterverarbeitet oder direkt weiterverkauft. Das betrifft alle Branchen – vom Einzelhandel über Dienstleistungsunternehmen bis zur Industrie.

Einkäufer arbeiten in unterschiedlichen Bereichen, dem strategischen oder operativen Einkauf bzw. direkten oder indirektem Einkauf.

Strategischer Einkauf: Der strategische Einkauf entwickelt eine Einkaufsstrategie aus systematisch aufeinander abgestimmten Maßnahmen. Dabei untersucht der Beschaffer nicht nur unterschiedliche Märkte und Entwicklungen im In- und Ausland und beurteilt Lieferanten, er minimiert auch die Risiken im Einkauf und der Lieferkette. Einkäufer beschäftigen sich hier also vorwiegend mit Aufgaben wie der Lieferantenauswahl, der Vertragsgestaltung und der Preisverhandlung als Kunde mit Lieferanten.

Operativer Einkauf: Mitarbeiter im operativen Einkauf sind vor allem für die direkte Auftragsabwicklung zuständig. Sie übernehmen die Bedarfsermittlung, die Wareneingangsprüfung und weitere interne Aufgaben. Diese Aufgaben werden allerdings immer häufiger mithilfe von Software-Tools ersetzt, sodass die Bedeutung des operativen Einkaufs sinkt. Vor allem bei großen und damit digitalisierten Unternehmen.

Direkter Einkauf: Hier beschäftigen sich Einkäufer mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die direkt in den Produktionsprozess einfließen. Das sind vor allem Rohstoffe und Vorprodukte. Der direkte Einkauf bildet in den meisten Unternehmen den Kern im Einkauf. Im produzierenden Gewerbe und in der Industrie machen direkte Materialien etwa 70 bis 85 Prozent des Gesamteinkaufsvolumens aus. Bei Dienstleistungsunternehmen ist es naturgemäß genau anders herum.

Indirekter Einkauf: Die indirekte Beschaffung konzentriert sich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die das Wirtschaften des Unternehmens als Ganzes unterstützen. Indirekte Materialien, die auch Nicht-Produktionsmaterialien genannt werden, sind alle Güter im Einkauf, die nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen. Das sind beispielsweise Kugelschreiber, Arbeitsschutzkleidung oder Kopierpapier, aber auch die IT-Ausstattung in der Nicht-Produktion.

Sowohl im direkten als auch im indirekten Einkauf können Einkäufer im operativen als auch im strategischen Bereich arbeiten. Auch überschneiden sich bei einigen Unternehmen die Aufgaben und Einkäufer arbeiten sowohl im direkten als auch im indirekten Einkauf. Das ist vor allem der Fall, je kleiner die Unternehmen sind.

Ausbildung, Studium, Soft Skills: Voraussetzungen für den Beruf als Einkäufer

Seine vielfältigen Aufgaben machen den Einkauf zu einer Schnittstelle sowohl nach außen zu den Lieferanten als auch zu allen Abteilungen innerhalb des eigenen Unternehmens: Sie müssen mit Vertrieb, Produktion, Entwicklung und Logistik zusammenarbeiten. Daher sind auch eine Vielzahl von Fähigkeiten gefragt: Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick, technisches Verständnis sowie kaufmännisch-wirtschaftliche Kenntnisse und analytisches Denken.

Der Weg in den Einkauf ist nicht in Stein gemeißelt, es führen viele Wege - auch Umwege - dorthin. Sowohl Mitarbeiter mit einer Ausbildung, als auch mit einem Studium können im Einkauf arbeiten. Da es aber keine Ausbildung oder kein Studium zum Einkäufer selbst gibt, führt der Weg über entsprechende Fort- und Weiterbildungen.

Ausbildungberuf plus Weiterbildung zum Einkäufer

Wer den Weg über eine Ausbildung in den Einkauf wählt, sollte auf einen kaufmännischen Beruf setzen. Früher waren der Groß- und Außenhandels- sowie der Industriekaufmann die Klassiker. Auch heute noch machen Schulabgänger damit nichts falsch, je nach Branche sind aber auch andere Ausbildungsberufe möglich.

Eine Möglichkeit, in die Einkaufsabteilung zu wechseln, ist beispielsweise eine Weiterbildung zum Fachwirt für Einkauf (IHK). Dieser hat den geprüften Fachkaufmann/-frau für Einkauf und Logistik 2015 abgelöst. Die Fortbildung dauert mehrere Wochen, wobei der Abschluss ungefähr dem Niveau eines Bachelor-Absolventen entspricht. Je nach Weiterbildungsanbieter kann das in Vollzeit oder Teilzeit geschehen.

Voraussetzungen für die Weiterbildung zum Einkäufer sind:

• fachspezifische Ausbildung (meist kaufmännisch oder verwaltend) plus ein Jahr Berufserfahrung im Einkauf
• fachfremde Ausbildung plus 2 Jahre Berufserfahrung im Einkauf
• ohne Berufsausbildung mit 5 Jahren Berufserfahrung im Einkauf

Darüber hinaus bieten die IHKn sowie andere Bildungsträger zahlreiche Fachseminare für (angehende) Einkäufer an.

Akademischer Weg zum Einkäufer: Wirtschaftswissenschaftler besonders gefragt

Auch wenn ein akademischer Abschluss keine Grundvoraussetzung ist, um als Einkäufer zu arbeiten, lässt sich auch hier eine fortschreitende Akademisierung feststellen. Besonders in großen Unternehmen ist meist ein Studium Voraussetzung, um in den Einkauf zu kommen. Und das hat einen handfesten Grund: Einkäufer übernehmen – gerade im Zug der zunehmenden Digitalisierung – immer mehr strategische Aufgaben.

Entsprechend gut sind die Chancen für Absolventen der Wirtschaftswissenschaften (BWL, VWL, Wirtschaftsingenieure), die in einem Studium gelernt haben, in Zusammenhängen zu denken.

Für spezielle Branchen, etwa die Industrie, die einen sehr technischen Einkauf haben, ist darüber hinaus auch noch Fachwissen von Vorteil. Daher sind hier Techniker oder Ingenieure mit ihrem Verständnis technischer Zusammenhänge ebenfalls gefragt. Das können Fachingenieure mit wirtschaftlichen Kenntnissen oder auch Wirtschaftsingenieure sein. Für sehr spezialisierte Branchen, wie die Pharmabranche, eignet sich auch ein entsprechend spezialisiertes Studium.

Wer ein eher fachfremdes Studium mitbringt oder ganz neu in den Einkauf quereinsteigen will, kann ein Masterstudium mit entsprechendem Schwerpunkt draufsatteln. Die Angebote, auch für berufsbegleitende Einkaufsausbildungen, gibt es an zahlreichen Hochschulen und Universitäten, meist verbunden mit Logistik und/oder Supply Chain Management.

Unterschied zwischen Einkäufer und Supply Chain Manager

Im Unterschied zur klassischen Logistik und dem klassischen Einkauf, deren Aufgaben sich je auf einen Teil der Lieferkette beziehen und oft eher kurzfristiger und taktischer Natur sind, beschäftigt sich das Supply Chain Management mit der kompletten Liefer- bzw. Wertschöpfungskette. Er arbeitet strategisch und langfristig.

Der Supply Chain Manager vereint daher aus prozessualer Sicht den Einkauf und die Logistik: Was kaufe ich beim wem wann ein und wie bekomme ich meine Bestellung unter Risiko-, Nachhaltigkeits- und Compliance-Aspekten am besten in mein Unternehmen? Das Ziel ist eine effiziente und effektive Steuerrund der Lieferkette. Das Supply Chain Management ist also aktiver und gestaltender in den unternehmerischen Strategieprozess eingebunden.

die Aufgaben eines bzw einer Supply Chain Manager/in sind:

• erstellen von Marktanalysen und ableiten von Einkaufsstrategien (unter Berücksichtigung der Gesamtunternehmensstrategie)
• optimieren von Ressourcen und Prozessen, inklusive Digitalisierung
• Vertragsverhandlungen
• Initiierung und Management langfristiger Kunden und Kundinnen- und Lieferantenbeziehungen
• Management von A-Teile Lieferanten
• Minimierung von Unternehmensrisiken durch mittel- und langfristige Sicherung von Produktionsfaktoren
• Mitwirkung in der Produkt- und/oder Dienstleistungsentwicklung (Forschung & Entwicklung)
• sichern der Nachhaltigkeit, einhalten von ESG-Kriterien

Auch für Supply Chain Manager gibt es keine Blaupause für ihren Berufs und ihren Berufsweg. Ein Studium ist aber immer von Vorteil. Weiterbildungen zum Supply Chain Manager gibt es an Akademien und sogar an der RWTH Aachen.