Wie Verwaltungsaufgaben Deutschlands Führungskräfte ausbremsen

Die Umfrage zeigt zwar, dass die Digitalisierung und die damit einhergehende Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen, elektronischen Signaturen oder virtuellen Plattformen für viele Befragte sehr präsent ist. Dennoch bleibt die bürokratische Komplexität ein wesentlicher Stressfaktor in den Büros.

Die Umfrageergebnisse zeigen: Digitalisierung hat großes Potenzial, Bürokratie zu reduzieren und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Mit 52 Prozent berichtet mehr als die Hälfte der Befragten, dass sie sich durch digitale Tools – wie elektronische Signaturen, die schnell und einfach einsetzbar sind – weniger gestresst fühlen, die Hälfte der Befragten (50 Prozent) fühlen sich dadurch produktiver. Allerdings erleben 39 Prozent einen Produktivitätsrückgang, möglicherweise aufgrund von Problemen mit der Benutzerfreundlichkeit, der Individualisierbarkeit oder der Relevanz für ihre Aufgaben. Dies verdeutlicht den Bedarf an benutzerfreundlichen, intuitiven digitalen Lösungen und bedarfsorientierten Schulungen.

Zudem zeigt die Umfrage eine positive Einstellung zu elektronischen Signaturen: 57 Prozent verwenden elektronische Signaturen am Arbeitsplatz und fast die Hälfte (48 Prozent) nutzt sie auch privat. 74 Prozent sind der Meinung, dass elektronische Signaturen den bürokratischen Aufwand verringern können. Ein Teil der Führungskräfte ist jedoch nach wie vor skeptisch, was die Sicherheit digitaler Signaturen angeht – 34 Prozent haben immer noch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit, 61 Prozent fühlen sich bei elektronischen Signaturen bereits sicher. Dieser Skepsis mit transparenter Kommunikation zu begegnen, ist entscheidend, um die breite Akzeptanz digitaler Lösungen zu fördern. „Die Umfrage zeigt, dass viele Unternehmen schon große Schritte in Richtung Digitalisierung gemacht haben. Der Umgang mit der Bürokratie bleibt jedoch für viele ein zeitraubendes Hindernis. Mit digitalen Lösungen wie der elektronischen Signatur setzen wir genau dort an und unterstützen Unternehmen dabei, ihren Alltag zu vereinfachen und sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Außerdem liefert die Umfrage die Erkenntnis, dass die klassische handschriftliche Unterschrift für die Befragten ebenfalls Risiken birgt – unter anderem Fälschungen (42 Prozent), nachträgliche Änderung von Dokumenten und langsamere Bearbeitungszeiten (jeweils 34 Prozent). Sicherheit und Datenschutz sind uns bei unserer digitalen Lösung besonders wichtig. Deshalb sorgen wir dafür, dass alle Daten nach europäischem Standard archiviert werden. Unsere eIDAS-zertifizierte Lösung erfüllt die DSGVO und garantiert die höchsten europäischen Sicherheitsstandards und die Daten werden ausschließlich in Europa gehostet – für maximale Sicherheit und Compliance,” sagt Alban Sayag, CEO von Yousign.

Obwohl das Bürokratieentlastungsgesetz den Verwaltungsaufwand in Unternehmen senken soll, zeigt die Umfrage gemischte Reaktionen. 49 Prozent der Befragten haben vom Gesetz gehört, aber nur 51 Prozent unterstützen dessen Ziele, während 27 Prozent neutral dazu stehen. Expert:innen zweifeln an, dass das Gesetz in der Praxis eine echte Entlastung bringt – der Name weckt Erwartungen, die das Gesetz womöglich gar nicht erfüllen kann. Diese Skepsis verdeutlicht, wie wichtig es ist, dass Unternehmen weiterhin eigene Lösungen entwickeln, um die Belastung durch Bürokratie zu senken. Auf Gesetze allein scheinen sich weder Expert:innen noch Arbeitnehmer:innen verlassen zu wollen.

* Methodik: Online-Umfrage unter 1.013 C-Level Entscheider:innen bis mittlerem Management in Deutschland. Die Umfrage wurde zwischen dem 07. und 08. Oktober 2024 von YouGov im Auftrag von Yousign durchgeführt.