Studie: Digitalisierung spart Indirektem Einkauf 40% Kosten

Wie viel Zeit kostet es Unternehmen, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter? Das haben die Autoren der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“ untersucht. Ihr Fazit: Nicht digitalisiert  Prozesse führen zu einem enormen Kostenfaktor.

Prof. Holger Müller von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) und Elisabetta Bollini von der Mercateo AG beziffern in der Studie das Einsparpotenzial der Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse.

Einsparung von 40% beim Indirekten Einkauf

Die wesentliche Erkenntnis: Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn diese Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind.

Konkret heißt dies, dass ein durchschnittlicher Mittelständler mit rund 7.100 Bestellungen pro Jahr mit Hilfe von digitalisierten Prozessen seine Bestellkosten von knapp 820.000 Euro um 40% auf 480.000 Euro reduzieren kann. Dabei wurden die einzelnen Bereiche einer Bestellung, von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl, die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur buchhalterischen Abwicklung definiert und auf ihren konkreten Zeitaufwand hin überprüft.

Ein zwar einheitlicher, jedoch weiterhin manueller Prozess führt zu keinen Einsparungen. Erst mit einem digitalen Prozess können die Kosten von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) gesenkt werden.

Holger Müller sieht die Studie als wichtige Unterstützung für kleine und mittlere Unternehmen in der Entwicklung ihres Digitalisierungsgrades: „In Großunternehmen ist die digitale Unterstützung des Beschaffungsprozesses weitgehend etabliert. Aber in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) werden viele Bestellprozesse nach wie vor von Hand ausgeführt.

Denn vor dieser Studie fehlte es an handfesten Daten auf der Ebene einzelner Prozessschritte, zu welchen Einsparungen digitale Prozesse wirklich führen. Mit den Ergebnissen haben die Entscheidungsträger in den KMU eine Datengrundlage zur Optimierung ihrer Prozesse und zur Senkung ihrer Beschaffungskosten, so Müller.

Allerdings sehen sich 70% der für die Studie befragten Unternehmen noch nicht gut auf die Digitalisierung vorbereitet. „Entscheider in Unternehmen sind sich der Tatsache bewusst, dass sie durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erhebliche Einsparpotenziale realisieren können. Doch es fehlt an den richtigen Werkzeugen“, fasst Stephanie Egerer von Mercateo zusammen. Dabei sei gerade die Anpassung der administrativen Prozesse an die fortschreitende Vernetzung innerhalb der „Industrie 4.0“ von besonderer Bedeutung, um reibungslose Abläufe zwischen Unternehmen zu ermöglichen und isolierte „Digitalisierungsinseln“ zu vermeiden. Auch hier haben die KMU den größten Nachholbedarf.