Einkaufs-Formular

Welche KPIs sind im Einkauf besonders relevant? (Bild: Freedom Studi/Shutterstock)

| von Dörte Neitzel
Aktualisiert am: 19. Nov. 2019

Will sich der Einkauf als strategischer und erfolgreicher Dienstleister im Unternehmen positionieren, muss er das auch dokumentieren. Zumal die Finanzabteilung und zunehmend auch Investoren valide Daten über den Wertbeitrag der Beschaffung einfordern.

Ein wichtiges Instrument: Kennzahlen. Die Fachliteratur beschreibt über 160 Kennzahlen für den Einkauf. Aber weniger ist mehr, denn ein zu hoher Detailgrad überfordert die Organisation und trübt den Blick für das Wesentliche. Vieles ist so aufregend wie Fliegenbeine zählen.

Der BME Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik ermittelt seit zehn Jahren Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf. In dem Kompendium werden die wichtigsten Kennzahlen und die aktuellen Durchschnittswerte ausführlich beschrieben.

Die zehn wichtigsten sind nachfolgend erklärt. Unternehmen können damit die Performance ihres Sourcing bewerten, Optimierungsziele vorgeben und den Erfolg ihrer Bemühungen messen.

1. Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen

Ziel: Spiegelt die Effizienz der Prozesse im Einkauf wider.

Die Unternehmen haben ihre Werte seit Beginn der Erhebung um 15 Prozent verbessert. Seit fünf Jahren liegt der Durchschnitt unverändert bei 1,5 bis 1,6 Prozent.

2. Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Ziel: Beziffert ebenfalls die Effektivität der Abläufe.

Ein Einkäufer verantwortet im Schnitt  8,7 Millionen Euro pro Jahr. Der Wert hat sich in den vergangenen zehn Jahren leicht verringert. Gründe: Personal für Projekteinkauf, Controlling, Governance usw. wurde aufgestockt, Einkaufspreise sind zurückgegangen.

3. Kosten je Bestellvorgang und Anzahl Bestellungen je Einkäufer

Ziel: Quantifiziert schnelle und schlanke Prozesse.

Die Kosten je Bestellvorgang liegen aktuell unter 90 Euro – rund 30 Prozent weniger als vor zehn Jahren. 2015 hat ein Einkäufer im Durchschnitt 92 Bestellungen mehr generiert als im Jahr davor.

4. Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Ziel: Bemisst den Umsetzungsgrad eines professionellen Einkaufs im Unternehmen.

Die Kennzahl liegt seit zehn Jahren zwischen 85 und 90 Prozent. Bedeutet, dass 10 bis 15 Prozent des Beschaffungsvolumens von Fachabteilungen vergeben werden und dabei der Einkauf mit seiner Kompetenz außen vor bleibt.

5. Externe Weiterbildungskosten im Einkauf

Qualifizierung ist das A + O.

Aber nur 1.011 Euro pro Mitarbeiter geben die Unternehmen dafür pro Jahr aus. Und das unverändert seit fünf Jahren. Damit hinkt der Einkauf anderen Abteilungen, etwa Marketing und Vertrieb weit hinterher.

6. Liefertermintreue und Reklamationsquote

Ziel: Diese Kennzahlen geben einen Hinweis auf die Fähigkeit des Einkaufs, die Lieferanten-Performance zu fördern.

Die Liefertermintreue stieg binnen zehn Jahren von 79 Prozent auf aktuell 82 Prozent. Die Reklamationsquote verbesserte sich von 2,74 auf 2,38 Prozent. Das offenbart Handlungsbedarf. Nur 29 Prozent aller Lieferanten werden überhaupt bewertet. Und 20 Prozent der Unternehmen messen diese Werte gar nicht.

7. Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen und Anteil Bestellpositionen mit E-Invoicing

Ziel: Zeigt den – effizienzsteigernden – Automatisierungsgrad.

Die Bestellquote liegt bei 37,7 Prozent. Auffällig ist die Schwankungsbreite: Spitzenreiter rufen bis zu 80 Prozent ihres Beschaffungsvolumens über automatisierte Verfahren wie Rahmenverträge ab. Bei zehn Prozent ist die Quote einstellig. Gleiches gilt für die Abrechnung.

8. Kostenveränderung

Ziel: Zeigt die Tendenz bei den EKs.

In 2015 lagen die Einsparungen gegenüber dem Vorjahr bei durchschnittlich zwei Prozent. Einige Branchen profitierten aber auch von günstigen Preisen bei Rohstoffen. Mehr als ein grober Trend lässt sich daraus nicht ableiten.

Genauere Anhaltspunkte finden sich in branchenbezogenen Benchmarks oder direkten Vergleichen mit Wettbewerbern.

9. Durchschnittliches Zahlungsziel in Tagen/Einkaufsvolumen über Skonto

Ziel: Wie es gelingt, die Cash-Quote zu verbessern.

Das durchschnittliche Zahlungsziel beträgt aktuell 26 Tage. Bei Unternehmen, die häufig Skonto abziehen, liegt das durchschnittliche Zahlungsziel oft unter 14 Tagen. Das Einkaufsvolumen, welches über Skonto abgewickelt wird, beträgt 42 Prozent. Allerdings ist die Bandbreite zwischen10 und 90 Prozent extrem hoch. Kleinere und mittelständische Unternehmen ziehen deutlich höhere Volumina über das Skonto als Konzerne.

10. Kostenvermeidung, verhandelter Einkaufspreis vs. Angebotspreis

Ziel: Beziffert Verhandlungserfolge.

Die Differenz zwischen dem Vergabepreis und dem durchschnittlichen Angebotspreis liegt aktuell bei zirka neun Prozent. Im Vergleich zum besten Preis aller verwertbaren Angebote erreicht der Einkauf im Durchschnitt eine Kostenvermeidung von fünf Prozent.

Fazit

Die Kennzahlen aus den BME-Benchmarks zeigen, dass der Einkauf professioneller geworden ist. Viele Beschaffungsabteilungen konnten Transparenz über ihre Kostenstrukturen und Prozesse gewinnen „Trotzdem bleibt in vielen Unternehmen die Umsetzung der Einkaufsstrategie auf der Strecke, denn die Kennzahlen zu Lieferantenperformance, Automatisierung und Early Involvement stagnieren seit 2007“, heißt es.

Auch in der Mitarbeiterstruktur überwiege nach wie vor der Anteil des operativen Einkaufs – gegenüber dem strategischen Part.

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